Tapahtuman järjestäminen ja vieraan kulttuurin vaikutus järjestelyissä - Case Suomi - Sendai seminaari

Abstract

Opinnäytetyössäni tarkastelen tapahtuman järjestämistä yleisesti sekä sellaisesta näkökulmasta, että mukana on vieraan kulttuurin edustajia. Opinnäytetyöni on toiminnallinen opin-näytetyö, jossa minulla on toimeksiantajana ja kumppanina Tikkurilan Laurea, ja Helena Erjanti. Mukana projektissa oli myös monia muita tahoja, kuten Helsingin kauppakorkeakoulu, Vantaan ja Espoon kaupungit sekä japanilainen Tohoku Fukushi University sekä muita Laurean toimipisteitä. Helena Erjanti ja Laurea ammattikorkeakoulu ovat mukana Active- hankkeessa, jonka tarkoituksena on kehittää ja parantaa vanhusten hoitoalaa. Järjestämäni tapahtuma, Suomi - Sendai seminaari, järjestettiin jo neljännen kerran, ja toisen kerran Suomessa. Tänä vuonna Japanista tapahtumaan osallistui seitsemän henkilöä. Tavoitteena oli järjestää onnistunut seminaariviikko osana opinnäytetyötä jonka erityisenä näkökulmana on vieraan kulttuurin vaikutus tapahtuman järjestämiseen.

Opinnäytetyöprosessini aikana huomasin, kuinka paljon kulttuuri voi vaikuttaa erinäisiin asioihin. Erityisesti havaitsin, että toisen kulttuurin tunteminen on tärkeää vuorovaikutuksessa, sillä se selittää monia käytösmalleja ja tapoja. Toisen kulttuurin huomioon ottaminen on tär-keää, jotta tekee hyvän vaikutuksen ja näin ollen edesauttaa liikekumppanuutta. Japanin kulttuurissa on paljon samaa kuin omassamme, mutta paljon on myös erilaista. Olikin mielenkiintoista oppia niin paljon uutta Japanin kulttuurista aivan käytännön tasolla.

Opinnäytetyöni sivutuotos on työkalu tulevien Suomi – Sendai seminaarien järjestämiseen. Tämä työkalu on äärimmäisen tarpeellinen, sillä itse aloitin seminaarin käytännönasioiden suunnittelu täysin vailla tietoa aiemmista tapahtumista, yhteistyökumppaneista tai budjetista. Työkalu sisältää siis budjetin, yhteystiedot vierailuviikkoon liittyvistä yhteistyökumppa-neista sekä lyhyen kuvauksen Japanin kulttuurista. Työkalussa on myös lyhyt sanakirja sanoista, joita japaniksi on hyvä osata. Lisäksi suunnittelin DVD:t, jotka japanilaisille lähetämme joulunaikaa toivottamaan, DVD:t sisältävät kuvia vierailuviikon ajalta. DVD:stä on apua myös tulevien seminaarien järjestämisessä, sillä niistä voidaan nähdä, muun muassa mitä on jo tehty ja missä ruokailtu, jotta tulevissa seminaareissa japanilaisille voidaan taas tarjota uusia ja ainutlaatuisia kokemuksia.

Palaute onnistumisestani järjestelyjen ja suunnittelun suhteen on ollut vain positiivista. Toimeksiantajani mielestä kehittämäni työkalu on erittäin tärkeä väline seuraavien seminaarien järjestämisessä. Varsinaisesti työkalun tehokkuutta voidaan mitata vasta vuonna 2010, kun seuraava seminaari järjestetään, mutta olen arvioinut sen käytettävyyttä saadun palautteen ja omien kokemuksien pohjalta.

Arranging an event and other cultures effect on arrangements - Case Finland – Sendai seminar

In this thesis I take a look at arranging an event from the perspective of cultural differences. The thesis is functional thesis and the employer is Laurea University of Applied sciences, Tikkurila unit and Helena Erjanti. Also involved in this project is Helsinki School of Economics, city of Vantaa, city of Espoo and also from Japan, city of Sendai and Tohoku Fukushi University. In this project I arranged a seminar and a visit week for the Japanese guests. The seminar is called Finland- Sendai seminar and it was arranged this year for the fourth time. Every other year it is in Japan. The idea of this seminar and the whole co-operation is to share information and opinions about elderly care and new innovations in this area.

It was interesting to see, how much similarity there is between Finnish and Japanese culture. When you know some other culture well, you can understand many habits and behaviour models a lot better. That can make interaction in business and overall a lot easier. The cultural differences had a massive effect during this project.

My job in this project was to work as a project manager, under the supervisor of Helena Erjanti. Practically my job was to make reservations to restaurants, arrange transport to different places and plan the menu of the week. Also my job was to plan business gifts to Japanese guests and instruct employees I had as my help during the week. Finally the product I created was a tool which helps future Finland- Sendai seminar project managers in their jobs. The tool includes many things but the most important areas are the budget, list of people who are involved in this seminar and their contact information, menu of the seminar week 2008 and memory DVD. The memory DVD includes photos during the visit week and it will be sent to Japanese visitors in December.

The general opinion about this tool is that it will help the next person, who is arranging this kind of seminar week. It saves time and trouble and gives the project manager a chance to concentrate on more important things. Of course finally this tool can be evaluated in year 2010, when the next similar seminar is arranged. I can only assume the value of this tool by the feedback I have been given and through my own experiences.