Ostolaskuprosessin digitalisoiminen
Nevalainen, Aapo (2020)
Nevalainen, Aapo
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020051812003
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020051812003
Tiivistelmä
Digitalisaatio on mahdollistanut automaation käytön prosesseissa. Taloushallinnon osalta ostolaskuprosessia pidetään työläimpänä prosessina.
Tässä opinnäytetyössä perehdytään ostolaskuprosessin digitalisoimisen
prosessiin suomalaisessa keskisuuressa yrityksessä. Tässä kohdeyrityksessä ostolaskujärjestelmän sähköistäminen suoritettiin vuoden 2020 alussa.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää kohdeyrityksen syitä sähköiseen ostolaskujärjestelmään siirtymisen taustalla. Selvityskohteena oli myös muutoksen vaikutukset ostolaskuprosessiin ja miltä osin prosessi tehostui tai helpottui. Lisäksi työssä selvitettiin, kuinka tyytyväisiä siirtymän
tuomaan muutokseen lopulta oltiin.
Opinnäytetyön tietoperustassa on perehdytty tarkemmin taloushallinnon järjestelmiin ja digitaaliseen taloushallintoon sekä digitaaliseen taloushallintoon siirtymisen vaiheisiin. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys tuki työn empiirisen osan teemahaastattelusta ilmenneitä tuloksia. Työssä haastateltiin kohdeyrityksen taloushallinnon henkilöstöä.
Tutkimuksen tuloksia tarkastellessa voidaan todeta, että ostolaskujärjestelmän sähköistäminen on ollut kohdeyrityksessä tervetullut muutos. Työtehtäviä on saatu tehostettua monelta osin. Alkuvaiheiden vaikeuksista huolimatta ostolaskuprosessi tulee kehittymään ja ajan myötä tapahtuva prosessien oppiminen parantavat toimintaa entisestään. Digitalization has made automation in processes a possibility. When speaking of financial management, the purchase to pay process is considered one of the most laborious processes in it. The case company of this thesis made the leap from an old manual purchase to pay process to a digitalized process in the beginning of year 2020.
The purpose of this thesis was to find out reasons behind this digitalization
leap and to sort out how the purchase to pay process has changed and how it has developed or simplified the process. The aim was to find out the general contentment in the newly changed purchase to pay process.
The theoretical background consists of three main subjects including financial management systems, digitalized financial management and the process of digitalizing financial management. The theoretical basis was formed to support the information found in the thematic interview. In the
interview the case company’s personnel working in the finance department was interviewed.
The results show that the digitalization of purchase to pay process has been a good decision. The process developed greatly when compared to the old state of things. Upgrading of the purchase to pay process faced some difficulties in the beginning. Learning a new process is a long project
and in the future the process in question will develop even further.
Tässä opinnäytetyössä perehdytään ostolaskuprosessin digitalisoimisen
prosessiin suomalaisessa keskisuuressa yrityksessä. Tässä kohdeyrityksessä ostolaskujärjestelmän sähköistäminen suoritettiin vuoden 2020 alussa.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää kohdeyrityksen syitä sähköiseen ostolaskujärjestelmään siirtymisen taustalla. Selvityskohteena oli myös muutoksen vaikutukset ostolaskuprosessiin ja miltä osin prosessi tehostui tai helpottui. Lisäksi työssä selvitettiin, kuinka tyytyväisiä siirtymän
tuomaan muutokseen lopulta oltiin.
Opinnäytetyön tietoperustassa on perehdytty tarkemmin taloushallinnon järjestelmiin ja digitaaliseen taloushallintoon sekä digitaaliseen taloushallintoon siirtymisen vaiheisiin. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys tuki työn empiirisen osan teemahaastattelusta ilmenneitä tuloksia. Työssä haastateltiin kohdeyrityksen taloushallinnon henkilöstöä.
Tutkimuksen tuloksia tarkastellessa voidaan todeta, että ostolaskujärjestelmän sähköistäminen on ollut kohdeyrityksessä tervetullut muutos. Työtehtäviä on saatu tehostettua monelta osin. Alkuvaiheiden vaikeuksista huolimatta ostolaskuprosessi tulee kehittymään ja ajan myötä tapahtuva prosessien oppiminen parantavat toimintaa entisestään.
The purpose of this thesis was to find out reasons behind this digitalization
leap and to sort out how the purchase to pay process has changed and how it has developed or simplified the process. The aim was to find out the general contentment in the newly changed purchase to pay process.
The theoretical background consists of three main subjects including financial management systems, digitalized financial management and the process of digitalizing financial management. The theoretical basis was formed to support the information found in the thematic interview. In the
interview the case company’s personnel working in the finance department was interviewed.
The results show that the digitalization of purchase to pay process has been a good decision. The process developed greatly when compared to the old state of things. Upgrading of the purchase to pay process faced some difficulties in the beginning. Learning a new process is a long project
and in the future the process in question will develop even further.