Agentin ja päämiesyrityksen välisen suhteen kriittiset menestystekijät, case BOCO – Nordic Board Agents and Consultants Ltd.

Abstract

Tämän opinnäytetyön aihe ja teoreettinen tausta perustuvat markkinoiden nykyiseen globaaliin kehitykseen ja siitä seuranneeseen kiristyneeseen kilpailutilanteeseen, joka on luonut monelle teolliselle yritykselle tarpeen markkina-alueensa laajentamiseen. Monet pitävät laajentamista äärimmäisen tärkeänä yrityksen pitkäaikaisen menestymisen kannalta. Uudelle alueelle siirtyminen voi tosin olla äärimmäisen haastavaa. Prosessin helpottamiseksi yrityksen valmistaman tuotteen vienti ja jakelu voi tapahtua uudessa kohteessa useissa erilaisissa muodoissa. Yksi näistä vaihtoehdoista on agentuuriyrityksen käyttö yhteistyökumppanina.

Agentin avulla yritys voi vaivattomasti ja kustannustehokkaasti etabloitua uudelle markkina-alueelle, jolloin se toimii yhteistyösuhteessa päämiehenä, jonka lukuun agentti suorittaa myyntiä ja markkinointia. Agentin käytön vahvuudeksi voidaan katsoa sen vaivattomuus – agentin tehtäviin kuuluu hoitaa myyntineuvottelut ja asiakassuhteiden hoito uudella markkina-alueella, jolloin päämiesyritys voi käyttää omat resurssinsa ydinosaamisensa kehittämiseen. Onnistuneessa agentti-päämiessuhteessa molemmat osapuolet muodostavat keskenään eräänlaisen symbioosin, josta molemmat hyötyvät.

Opinnäytetyön hankeyrityksenä toimii BOCO - Nordic Board Agents and Consultants Ltd, joka on vuonna 1999 perustettu, kahdeksan henkeä työllistävä agentuuriyritys. Yrityksen toimitilat sijaitsevat Helsingin Lauttasaaressa ja sen toimiala on paperi- ja kartonkiteollisuus. BOCO:n päämiessidosryhmä koostuu 12:sta, pääosin ulkomaalaisesta, paperia ja kartonkia valmistavasta teollisuusyrityksestä. Yritys pyrkii olemaan päämiehilleen pitkäaikainen ratkaisu pohjoismaisten ja Venäjän markkinoiden kokonaisvaltaiseen hallintaan.

Opinnäytetyö tutkii agentuuriyritysten toimintaa nykytrendien mukaisessa markkinaympäristössä. Työssä perehdytään agentuuritoiminnan tyypillisiin etuihin, haasteisiin ja tärkeimpiin velvollisuuksiin sekä agentin itsensä että agentin palvelua käyttävän päämiesyrityksen näkökulmasta. Lisäksi syvennytään tutkimaan tarkemmin paperi- ja kartonkialalla toimivaa suomalaista agenttiyritystä ja kehittämään sen nykyisiä toimintamalleja. Työn teoriaosuus pohjautuu lähteisiin, jotka käsittelevät kattavasti yritysten nykyistä tarvetta kansainvälistyä, agenttiyrityksen toimintaa sekä siihen liittyviä lakeja, sopimuksia ja velvoitteita. Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää tutkimuksen avulla agentti-päämiessuhteen kriittiset menestystekijät.

Varsinainen tutkimustyö on tehty kyselylomakkeeseen perustuvana kvantitatiivisena kyselynä, jonka otoksena on ollut hankeyrityksen päämiesjoukko. Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että kriittiset menestystekijät agentuuriyrityksen ja tämän päämiesten välillä ovat luotettavuus, tiedon välitys ja asiantuntemus. Tämän lisäksi tutkimuksen mukaan päämiehet arvostavat pitkää kokemusta toimialalta ja markkina-alueelta, tuotetietoutta sekä selkeää tilausten dokumentointia ja seurantaa. Kokonaisuudessaan agentin käyttäminen koetaan hyvänä vaihtoehtona etabloiduttaessa uudelle markkina-alueelle.

The topic and theoretical background of this thesis is based on current global market developments and intensified competition. This increased competition has created a need for many industrial companies to expand their market area. Many consider extending their current market area a vital part of the company's long-term success however, this is also a rather complicated process. To ease entry a company can export and distribute its products in many different ways in the new market areas. One of these options is to use a sales agent as a partner in the new business.

Using an agent allows the manufacturing company to easily establish business in new areas cost effectively and with relatively small effort. In this case the company acts as a principal in the relationship, on whose behalf the agent performs sales and marketing. The strength of using an agent can be considered to be the simplicity – an agent’s responsibilities include managing sales negotiations and customer relationships in the new market area enabling the principal company to use its own resources and development work on its core competence. In a successful agent-principal relation the two parties form a kind of symbiosis, which benefits both.

The case study agent company of this thesis project is BOCO - Nordic Board Agents and Consultants Ltd which was founded in 1999 and currently employs eight people. The company's headquarters are located in Lauttasaari, Helsinki, and its field of business is the paper and paperboard industry. BOCO's principal group consists of the 12, mostly foreign, industrial companies producing paper and paperboard. The company aims to offer its principals a long-term solution for handling the Scandinavian and Russia market area.

This thesis examines the activities of an agent in accordance with current trends in the market environment. The theory and research focus on typical advantages, challenges, and main responsibilities from both the agents and the principal’s point of view. In addition it focuses in more detail on the current functions of the Finnish agent and aims to develop its existing business models. The theory is based on sources that address current market trends, an agent company's operations, including its obligations, as well as related laws and agreements. The purpose of this thesis is to research the critical success factors in the relationship between a principal and agent.

The actual research work has been done as a quantitative survey based on a questionnaire. The questionnaire was sent to all of the case company’s principal companies. The results suggest that the critical success factors in this type of relationship are reliability, transferring information and expertise. In addition the study shows that principals appreciate long experience in the industry and the market area, product knowledge and a clear documentation and follow-up of orders. In general, the use of an agent is considered an effective way to establish sales in new areas.