Käsikirja uudelle palkkasihteerille

Abstract

Tavoitteena tällä opinnäytetyöllä on laatia ohjeet tukemaan aloittelevaa palkkasihteeriä. Palkkasihteerin toimenkuvaan kuuluu useampi eri tehtävä, jolloin työajan puitteissa tehtävälle perehdyttämiselle ei välttämättä ole aina aikaa. Tällöin valmiista ohjeesta saadaan paras hyöty irti.

Opinnäytetyön toimeksiantajalla ei ollut varsinaisia ohjeita uuden työntekijän varalle, jolloin ajatus tämän oppaan tekemisestä alkoi. Aiemmin aloittaneet palkkasihteerit tekivät jokainen omat muistiinpanonsa siitä, kuinka vaikkapa eri ohjelmia tulisi käyttää. Yhtä, selkeää tai tarkoituksenmukaista käyttöohjetta ei ollut. Lähtökohtana siis oli, että oppaan tulee olla aloittelijaystävällinen, sekä helposti luettavissa että helposti ymmärrettävissä.

Palkkasihteerille luodut ohjeet käsittelevät esimerkiksi Titania-nimisen ohjelman käyttämistä sekä Kelan sairauspäivärahahakemuksien täyttämistä. Ohjeita alettiin laatimaan aluksi tutustumalla aiheeseen tai käytettyyn ohjelmaan, jonka ohella oli hyvä ottaa omia muistiinpanoja työn eri vaiheista. Toisessa vaiheessa työn pääsi tekemään itse, mutta varmistuksena oli kollega, jonka valvottavana tässä vaiheessa toimittiin. Seuraavassa vaiheessa sai toimia itsenäisesti, jota seuraavassa sekä viimeisessä vaiheessa työn ohella kirjoitettiin ohjeet. Ohjeet laadittiin aina yksi kohta kerrallaan sekä ottamalla kuvakaappaus huolellisesti. Tämä siitä syystä, että tietosuojaan liittyviä asioita ei tulisi vaarantaneeksi.

Käsikirjan teoriaosuudessa käsitellään palkkahallintoon liittyvää teoriaa sekä eri lakeja, tutkimuksellista kehittämistyötä sekä oppaan laatimisen teoriaa. Empiirisessä osassa käsitellään tutkimuksellista kehittämistyötä. Vaikka teoriaosuus pitää sisällään tietoa laeista ja määräyksistä, on ne muutettu hieman helpommin luettavaan muotoon, unohtamatta kui-tenkaan pysyä tiukasti lain määräämissä säädöksissä.