Käyttäjäkeskeinen järjestelmähankinta kliinisessä laboratoriossa : case Fimlab Patologia

Abstract

IT-ratkaisujen yleistyminen sosiaali – ja terveydenhuollossa toi mukanaan potilastieto – ja toiminnanohjausjärjestelmät, jotka mullistivat potilastietojen käsittelyn sekä paikallisesti että valtakunnallisesti. Vaikka sähköiset järjestelmät ovat merkittävässä osassa sosiaali – ja terveysalan ammattilaisten päivittäistä työtä, niiden käytettävyydessä on tunnetusti paljon puutteita. Heikko käytettävyys ja siihen liittyvät ongelmat aiheuttavat turhautumista ja laskevat kustannustehokkuutta sekä loppukäyttäjän tehokkuutta ja motivaatiota. Loppukäyttäjän osallistaminen on havaittu tärkeäksi onnistuneelle järjestelmähankinnalle, mutta sosiaali – ja terveysalalla tämä on vielä verrattain harvinaista eikä selkeitä käytäntöjä aina ole.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa tietoa käyttäjäkeskeisten järjestelmähankintojen tukemiseen ja kehittämiseen kliinisellä laboratorioalalla. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tunnistaa käytettävyyteen vaikuttavia ominaisuuksia Fimlab Laboratoriot oy:n patologian yksikön uudesta tietojärjestelmästä ja arvioida niiden merkitystä loppukäyttäjälle. Järjestelmäominaisuuksia tunnistettiin hyväksymistestauksen, havainnoinnin sekä henkilöstöhaastattelun keinoin. Samalla kartoitettiin tukitoimia, joiden koettiin parantavan henkilöstön käyttöönottokokemuksia ja arvioitiin näiden merkitystä. Tutkimus toteutettiin web-kyselynä, joka jaettiin sähköpostitse kohdeyksikön moniammatilliselle henkilöstölle.

Kohdeyksikön 85 työntekijästä kyselyyn vastasi 35 laboratoriohoitajaa, lääkäriä ja muuta henkilöstön jäsentä. Tutkimuksessa havaittiin henkilöstön kokevan järjestelmän kielen tehokkaaseen käyttöön, virheiden ehkäisyyn ja jäljitettävyyteen ja tietoturvaan vaikuttavat ominaisuudet kaikkein tärkeimmiksi järjestelmän käytön kannalta. Ammatti – ja ikäryhmien välisiä eroja havaittiin mm. järjestelmän tehokkuuteen ja virheiden ehkäisyyn liittyvissä ominaisuuksissa. Käyttöönottokokemusta paransivat huolellisesti ennen käyttöönottoa loppuympäristössä testattu järjestelmä sekä mahdollisuus riittävään perehdytykseen ja käyttötukeen.

Loppukäyttäjät painottavat työhön soveltuvuutta ja varsinkin laboratoriohoitajat ovat motivoituneita osallistumaan järjestelmän suunnitteluun ja testaukseen. Opinnäytetyön kehittämistehtävänä tilaajalle tuotettiin muistio, joka sisältää henkilöstökyselyn keskeiset tulokset. Lisäksi muistioon sisällytettiin ohjeita, jotka auttavat suuntaamaan järjestelmähankinnan resursseja loppukäyttäjien osallistamiseen ja käyttäjäkeskeiseen käyttöönottoon.

Healthcare information systems (HIS) have revolutionized the way healthcare professionals manage patient data, but despite their importance they often lack in usability, which causes end-user frustration and reduces both cost effectiveness and motivation. End-user participation is a key factor in designing purposeful HIS’s, but solid practices for this are still missing in healthcare sector.

The aim was to produce information to support and further develop user-centred system acquisitions on clinical laboratory field. The purpose was to identify usability affecting properties and methods to reduce implementation-related stress and evaluate their importance to the multi professional laboratory staff at Fimlab laboratories ltd. Pathology department.

System properties were identified from the laboratory’s current LIS (laboratory information system) and evaluated with web survey. The data were then analysed to describe the importance of system properties and stress reducing methods.

The study showed that the most valued system features are associated with effective use of language, error prevention and traceability. Software tested thoroughly in an intended environment, sufficient orientation and helpdesk led to better experiences on system implementation.

It seems that end-users emphasize purposeful systems and are willing to participate in system design and testing. A memo containing study results and means to develop user-centred system acquisitions was produced and handed over to Fimlab Laboratories ltd.