Menojen käsittelyn automatisointi Valtiokonttorissa
Väyrynen, Lotta (2020)
Väyrynen, Lotta
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020060316792
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020060316792
Tiivistelmä
Tämä tutkimuksellinen opinnäytetyö käsittelee valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaa ja siihen kuuluvaa ostolaskujen käsittelyn automaatiota edistävää Handi-palvelujärjestelmää. Työ tarkastelee tarkemmin tätä palvelujärjestelmää ja sitä tukevan toimintamallin käyttöönottoa Valtiokonttorin Handi-projektissa. Handi-projekti muodostuu useammasta alaprojektista, joista rajaus tätä opinnäytetyötä varten tehtiin menojen käsittelyn automatisointiin. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten projekti on Valtiokonttorissa edennyt ja mitä tämänhetkisen automaatiotason eteen on jo tehty. Tutkimuksen avulla pyrittiin myös löytämään keinoja automaatiotason nostamiseksi.
Toteutusohjelmaa varten on kilpailutettu Handi-palvelujärjestelmä, joka on Valtiokonttorissa otettu käyttöön jo marraskuussa 2018. Opinnäytetyö esittelee Handi-palvelun automaation toiminnallisuudet eli budjetti- ja maksueräperusteiset sopimuskohdistukset sekä tilaamisen toiminnallisuudet. Tutkimuksessa perehdyttiin siihen, miten Valtiokonttori on hyödyntänyt näitä toiminnallisuuksia.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsittelee taloushallinnon digitalisointia ja sen tavoitteita. Teoria pyrittiin liittämään vetoketjumaisesti Handi-projektiin, sillä projekti myötäilee pitkälti taloushallinnon digitalisoinnin periaatteita ja tavoitteita.
Työ toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimusmenetelmää varten opinnäytetyössä käytettiin vapaamuotoisia avoimia haastatteluja varsinaisten strukturoitujen haastattelukysymysten sijaan. Haastatteluihin osallistui useampi Valtiokonttorin asiantuntija, jotka ovat kaikki olleet osana Handin käyttöönottoa ja projektin etenemistä. Haastatteluiden avulla tutkimus oli mahdollista toteuttaa keskittyen siihen, kuinka Handi-palvelua hyödynnetään juuri Valtiokonttorissa.
Tutkimuksen avulla pyrittiin yhdessä asiantuntijoiden kanssa löytämään keinoja, joilla Valtiokonttorin automaatiotasoa saataisiin nostettua. Automaation kannalta ongelmallisille laskuille mietittiin keinoja, joiden avulla nekin saataisiin siirrettyä automaation piiriin. Selvityksen aikana pohdittiin budjettitoiminnon hyödyntämistä ongelmallisille laskuille, joiden tiliöintiä voitaisiin tarkentaa jälkikäteen muistiotositteella. Selvitystyön aikana ei kuitenkaan löydetty laskuja, joilla tätä kyseistä mallia voitaisiin tällä hetkellä kannattavasti hyödyntää. Vastaavanlaista selvitystä tulee kuitenkin jatkaa Valtiokonttorissa myös tulevaisuudessa automaatiotason nostamiseksi.
Toteutusohjelmaa varten on kilpailutettu Handi-palvelujärjestelmä, joka on Valtiokonttorissa otettu käyttöön jo marraskuussa 2018. Opinnäytetyö esittelee Handi-palvelun automaation toiminnallisuudet eli budjetti- ja maksueräperusteiset sopimuskohdistukset sekä tilaamisen toiminnallisuudet. Tutkimuksessa perehdyttiin siihen, miten Valtiokonttori on hyödyntänyt näitä toiminnallisuuksia.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsittelee taloushallinnon digitalisointia ja sen tavoitteita. Teoria pyrittiin liittämään vetoketjumaisesti Handi-projektiin, sillä projekti myötäilee pitkälti taloushallinnon digitalisoinnin periaatteita ja tavoitteita.
Työ toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimusmenetelmää varten opinnäytetyössä käytettiin vapaamuotoisia avoimia haastatteluja varsinaisten strukturoitujen haastattelukysymysten sijaan. Haastatteluihin osallistui useampi Valtiokonttorin asiantuntija, jotka ovat kaikki olleet osana Handin käyttöönottoa ja projektin etenemistä. Haastatteluiden avulla tutkimus oli mahdollista toteuttaa keskittyen siihen, kuinka Handi-palvelua hyödynnetään juuri Valtiokonttorissa.
Tutkimuksen avulla pyrittiin yhdessä asiantuntijoiden kanssa löytämään keinoja, joilla Valtiokonttorin automaatiotasoa saataisiin nostettua. Automaation kannalta ongelmallisille laskuille mietittiin keinoja, joiden avulla nekin saataisiin siirrettyä automaation piiriin. Selvityksen aikana pohdittiin budjettitoiminnon hyödyntämistä ongelmallisille laskuille, joiden tiliöintiä voitaisiin tarkentaa jälkikäteen muistiotositteella. Selvitystyön aikana ei kuitenkaan löydetty laskuja, joilla tätä kyseistä mallia voitaisiin tällä hetkellä kannattavasti hyödyntää. Vastaavanlaista selvitystä tulee kuitenkin jatkaa Valtiokonttorissa myös tulevaisuudessa automaatiotason nostamiseksi.