Etäkäyttöoikeuksien hakuprosessin uudistuminen : organisaation etäkäyttöoikeuksien nykyisen ja esitetyn hakuprosessin kuvaus
Larke, Aku (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020060417087
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020060417087
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä käydään läpi organisaation etäkäyttöratkaisut sekä niiden käyttöoikeuksien tämänhetkinen ja esitetty tuleva luvanhakuprosessi. Opinnäytetyössä käydään lävitse nykyisen prosessin ongelmat sekä se, miten ne olisi mahdollista ratkaista uudella sähköisellä prosessilla.
Tällä hetkellä organisaatiossa on käytössä paperinen hakulomake. Paperinen hakulomake vaatii paljon käsittelyä, ennen sen päätymistä IT-yrityksen käsiteltäväksi.
Prosessi alkaa hakulomakkeen täyttämisestä, jonka täyttää käyttäjä itse. Tämän jälkeen käyttäjä lähettää lomaakkeen toimialuejohtajalle, jonka tehtävänä on hyväksyä lomake ennen sen lähettämistä IT-yritykselle. Lomakkeen saavuttua IT-yritykselle oikein täytettynä, käyttäjälle luvitetaan etäkäyttöoikeudet. Käyttäjälle lähetetään sähköpostitse kuittaus hyväksymisestä ja ohjeet etäkäytön käyttämiseen.
Sähköinen versio hakulomakkeesta olisi palvelukanavassa, johon käyttäjä kirjautuu tunnuksillaan ja pääsee täyttämään lomakkeen. Käyttäjän täytettyä lomakkeen, siirtyy se toimialuejohtajan hyväksyttäväksi palvelukanavassa. Toimialuejohtajan hyväksymä lomake siirtyy IT-yrityksen käsiteltäväksi, jonka jälkeen käyttäjälle luvitetaan oikeudet ja lähetetään sähköpostitse kuittaus hyväksymisestä ja ohjeet etäkäytön käyttämiseen.
Sähköinen versio prosessista tekisi siitä helpomman, nopeamman ja ekologisemman. This thesis goes through the remote acces services of an organisation and the current petition process and a proposal how to petition them in the future. This thesis goes through the problems of the current process and a proposal how to solve them with a digital solution.
The organization is currently using an application form, which is on paper. The application form demands a lot of processing before it reaches the IT-company that permits the usage of remote access.
In the beginning of the process, the user completes the application form on the paper which they forward to the head of operational division. Permission is needed from the head of operational division, before sending the application form to the IT-company. After the application form arrives to the IT-company filled as required the user will be granted remote access. Applicant will be informed with an e-mail which also includes a guide how to start using remote acces services.
The digital version of the application form will be on the service channel where the user will log in and fill the application form. Then the application form will go to the head of operational division waiting to be accepted. After the head of operational division has accepted it, it will transfer to the waiting list of the IT-company to be processed. After it has been processed the user will be granted remote access and they will be informed with an e-mail which also includes a guide how to start using remote access services.
This digital version of the process would make it easier, faster and ecological.
Tällä hetkellä organisaatiossa on käytössä paperinen hakulomake. Paperinen hakulomake vaatii paljon käsittelyä, ennen sen päätymistä IT-yrityksen käsiteltäväksi.
Prosessi alkaa hakulomakkeen täyttämisestä, jonka täyttää käyttäjä itse. Tämän jälkeen käyttäjä lähettää lomaakkeen toimialuejohtajalle, jonka tehtävänä on hyväksyä lomake ennen sen lähettämistä IT-yritykselle. Lomakkeen saavuttua IT-yritykselle oikein täytettynä, käyttäjälle luvitetaan etäkäyttöoikeudet. Käyttäjälle lähetetään sähköpostitse kuittaus hyväksymisestä ja ohjeet etäkäytön käyttämiseen.
Sähköinen versio hakulomakkeesta olisi palvelukanavassa, johon käyttäjä kirjautuu tunnuksillaan ja pääsee täyttämään lomakkeen. Käyttäjän täytettyä lomakkeen, siirtyy se toimialuejohtajan hyväksyttäväksi palvelukanavassa. Toimialuejohtajan hyväksymä lomake siirtyy IT-yrityksen käsiteltäväksi, jonka jälkeen käyttäjälle luvitetaan oikeudet ja lähetetään sähköpostitse kuittaus hyväksymisestä ja ohjeet etäkäytön käyttämiseen.
Sähköinen versio prosessista tekisi siitä helpomman, nopeamman ja ekologisemman.
The organization is currently using an application form, which is on paper. The application form demands a lot of processing before it reaches the IT-company that permits the usage of remote access.
In the beginning of the process, the user completes the application form on the paper which they forward to the head of operational division. Permission is needed from the head of operational division, before sending the application form to the IT-company. After the application form arrives to the IT-company filled as required the user will be granted remote access. Applicant will be informed with an e-mail which also includes a guide how to start using remote acces services.
The digital version of the application form will be on the service channel where the user will log in and fill the application form. Then the application form will go to the head of operational division waiting to be accepted. After the head of operational division has accepted it, it will transfer to the waiting list of the IT-company to be processed. After it has been processed the user will be granted remote access and they will be informed with an e-mail which also includes a guide how to start using remote access services.
This digital version of the process would make it easier, faster and ecological.