Edellytykset onnistuneelle tietojärjestelmähankinnan kilpailutukselle

Abstract

Opinnäytetyön lähtökohtana on tutkia tietojärjestelmähankinnan kilpailuttamisen onnistumisen edellytyksiä yksityisen sektorin eläketoimialan tietojärjestelmähankinnoissa. Laki julkisyhteisöiden hankintojen kilpailuttamisesta ei koske yksityistä sektoria, mutta jatkuva IT-kustannusten kasvu on tuonut hankintojen kilpailuttamisen myös yksityiselle sektorille. Opinnäytetyön tutkimuksen tavoitteena on selvittää mitkä tekijät edesauttavat tai haittaavat kilpailutuksen onnistumista. Opinnäytetyössä tutkitaan kilpailuttamisen kehittämiskohtia asiakkaan ja toimittajan kannalta. Kilpailuttamisen nykytilan kuvaaminen perustuu osin opinnäytetyön tekijän omiin kokemuksiin kilpailutuksesta eläketoimialalla niin toimittajan kuin asiakkaankin roolissa sekä tässä opinnäytetyössä tehtäviin asiantuntijahaastatteluihin, joissa asiantuntijoina on haastateltu eri rooleissa olevia asiakkaan ja toimittajien edustajia. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään kilpailuttamisen nykytilaa yleisesti, kilpailuttamisen tavoitteita ja kilpailuttamisen kokonaiskustannuksia. Opinnäytetyön teoreettinen osuus rakentuu yleiseen hankintatoimen organisoinnin ja onnistuneen kilpailutusprosessin välisen yhteyden löytämiseen sekä kilpailuttamisen ongelmakohtien käsittelyyn ja kehittämisehdotusten tuottamiseen. Opinnäytetyön empiirisessä osuudessa selvitetään eri asiantuntijatahojen näkemystä hankintatoimesta ja kilpailuttamisen onnistumisen edellytyksistä sekä kilpailuttamisen nykytilan ongelmakohdista.

Opinnäytetyön pohjalta todetaan, että kyvykkyys onnistuneeseen tietojärjestelmähankintojen kilpailuttamiseen eläketoimialalla edellyttää asiakkaalta uusia ostamisen valmiuksia. Perinteinen kilpailuttaminen yksittäisenä, ainutkertaisena toimintona sattumanvaraisesti joko onnistuu tai epäonnistuu Uusi tapa ostaa edellyttää yritykseltä hankintatoimen organisointiin ja hankintaprosessiin liittyviä strategisia päätöksiä, joiden perusteella panostetaan ammattimaiseen hankintatoimeen osoittamalla sille rahaa, aikaa ja asiantuntijaresursseja. Hankintatoimelle määritellään tehtävät ja vastuut ja hankintatoimen onnistumista mitataan säännöllisesti. Kilpailuttaminen ymmärretään osakasi hyvin organisoitua hankintatoimea, jossa hankinta vaiheistetaan hyvin ja kilpailuttamista edeltävä valmisteluvaihe tehdään riittävän huolellisesti. Kilpailuttamista käytetään yhtenä hankintatapana, jota kehitetään perinteistä eli reaktiivisesta hankinnasta kohti proaktiivista eli ennakoivaa hankintaa.

The starting point of the Bachelor´s thesis is to examine the prerequisites for a successful tendering for the acquisition of information system in private sector pension industry. The law of government procurement tendering does not apply to the private sector, but a continuous increase in the cost of IT procurement has brought tendering also to the private sector.

The aim of the thesis was to determine what factors help or hinder the success of tendering. This thesis examines the development of tendering from the customer's and supplier's point of view. Describing the current state of competitive bidding is based on the author's own experience of competitive bidding in the pension sector as a supplier and customer, as well as on the interviews with different experts in various roles (customer and supplier representatives). The theoretical framework of the thesis is built on public procurement and the organization of a successful competitive bidding process to find the problem areas as well as proposals for development. The empirical section of the thesis explains the different opinions of technical experts, the prerequisites for a successful competitive bidding and the current state of the main problems.

On the basis of the thesis it can be stated that a successful competitive bidding of information system procurement in the pension sector requires new purchase skills from a customer. The traditional competitive bidding as may randomly succeed or fail, whereas, A new way to buy requires a purchasing organization to organize the procurement process and to make strategic decisions, with a focus on professional procurement by allocating money, time and expert resources. Competitive bidding is understood as a well-organized procurement transaction, where the contract is evaluated with regularity and the preparations are made carefully.

Competitive bidding is used as one tool of IT-procurement and it will be developed all the time from traditional procurement toward proactive procurement.