Toimintamalli sopimusten sisällön kommunikoimiseksi

Abstract

Muutoksia tapahtuu liiketoiminnassa koko ajan ja parhaiten kulloinkin vallitsevaan tilanteeseen sopeutuvat menestyvät. Hankinta on liiketoiminnan osa-alue, jolla on merkittävä vaikutus liiketoimintaan ja tuloksentekoon. Tehtävillä sopimuksilla, sekä niiden tarkoituksenmukaisella ja tehokkaalla hyödyntämisellä pystytään vaikuttamaan hankintaprosessin kaikissa vaiheissa suoraan yrityksen tulokseen. Tavoitteena oli kehittää suuren kokoluokan teollisuusyritykseen toimintamalli sopimusten sisällön kommunikoimiseksi, jonka mukaisesti toimimalla pystytään varmistamaan sopimusten riittävä ja tarkoituksenmukainen käyttöönotto. Tutkimuksessa keskityttiin epäsuoriin hankintoihin ja eri tyyppisten sopimusten viestimiseen. Koska kohdeyrityksen organisaatio oli laaja, tutkimuksessa oli tärkeää huomioida ne seikat ja toimenpiteet, jolla saadaan vietyä toimintamallin muutos käytäntöön ja juurrutettua uusi käytäntö pysyväksi toimintatavaksi. Epäsuoriin hankintoihin keskittymisestä huolimatta tavoitteena oli muodostaa sellainen malli, jota olisi mahdollista hyödyntää hankinnan ja sopimuksen tyypistä riippumatta. Tutkimus oli tyypiltään kvalitatiivinen ja tutkimusaineiston kerättiin teemahaastatteluiden avulla. Tutkimuksessa määriteltiin uusi toimintamalli sopimustietojen sisällön kommunikoimiseksi eri sidosryhmille. Haastatteluiden pohjalta kerättiin myös minimitiedot sopimusten sisällöstä, jotka tulisi viestiä tehokkaasti, sekä olla helposti sopimusten käyttäjien saatavilla. Käytännössä tuloksena rakennettu toimintamalli on tarkistuslista toimista, jonka mukaan toimimalla varmistetaan tiedonkulku sekä edellytykset sopimusten käyttämiselle kaikissa tärkeimmissä sidosryhmissä. Toimintamalliin sisältyy myös sopimustyypin ja kohderyhmän mukaan jaotellut viestintämallit.