Projektisuunnitelmapohjan kehittäminen : case: Yritys X
Merisaari, Tia (2020)
Merisaari, Tia
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020061618896
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020061618896
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää uusi pohja digitaaliselle projektisuunnitelmalle, jota käytetään jatkossa toimeksiantajayrityksen jokaisen projektin tukena. Opinnäytetyö käsittelee siis Yritys X:n tapahtumatuotantoprojektien hallintaa. Tehdyn työn tarkoituksena oli yhtenäistää yrityksen sisäisiä toimintatapoja, ja siten helpottaa projektityöskentelyä ja projektinhallintaa.
Työ toteutettiin tutustumalla ensin tapahtumatuotannosta ja projektityöskentelystä kertoviin lähdemateriaaleihin. Tämän jälkeen esitellään toimeksiantaja ja lähtötilanne. Lisäksi toteutettiin ryhmähaastattelu, jossa oli mukana kaikki yrityksessä projekteja toteuttavat työntekijät. Ryhmähaastattelussa nousi esiin mielipiteitä nykyisen pohjan toimivuudesta, joista muodostettiin ehdotus 12 kehityskohdan luettelosta. Tämä lista mielessä pitäen työstettiin uusi ehdotusprojektisuunnitelmapohjaksi. Toisen ryhmähaastattelun avulla pohja viimeisteltiin, jonka jälkeen lopputuotos koulutettiin henkilöstölle.
Työn tulokseksi saatiin projektisuunnitelmapohja, joka toimii kaikenlaisissa tapahtumatuotantoprojekteissa, ja kattaa entistä laajemmin tuotantojen eri osa-alueet. Esitelty kehityskohdeluettelo tuli käsiteltyä jokaisen projekteja yrityksessä toteuttavan henkilön hyväksymällä tavalla, ja näin saatiin henkilökuntaa sitoutettua projektisuunnitelmapohjan käyttöön. Tämä taas edistää merkittävästi toimintatapojen yhtenäistymistä, joka oli yksi työn tavoitteista.
Tuloksena syntynyttä projektisuunnitelmapohjaa käytetään jatkossa yrityksen jokaisen tapahtumatuotantoprojektin tukena. Kun pohjaa hyödynnetään laajasti kaikissa projekteissa, yrityksessä tapahtuvaa työtä pystytään kehittämään ja tehostamaan. Pohja on tehty toimimaan kaikenlaisissa tapahtumatuotannoista, mutta se on kuitenkin laadittu ottaen huomioon juuri toimeksiantajayrityksen asiakkaat, tavoitteet ja toimintatavat. Tästä syystä muiden tapahtumatuotanto-organisaatioiden tulee käydä pohja huolella läpi ennen käyttöönottoa varmistuakseen siitä, että kaikki oleellinen on otettu huomioon. The aim of the thesis was to design a new basis and a template for a digital project plan, which will be used in the future to support every project in the client company. The thesis deals with the project management of Company X’s event productions. The purpose of the study was to unify the company’s internal operating methods, and to facilitate project work and project management. The thesis was carried out by first getting acquainted with the source materials about event production and project work. This was followed by a presentation of the client and the current situation. In addition, a group interview was conducted with all employees implementing projects in the company. The group interview raised opinions on the functioning of the current base, which formed a proposal from a list of 12 development points. With this list in mind, a new proposal project plan was developed as a basis. A second group interview was used to finalize the foundation, after which the final output was trained for staff.
The result of the process is a project plan template that works in all types of event production projects and covers the various aspects of production more extensively. The presented development target was processed in a way that it was approved by each person implementing the projects in the company, and thus the staff is committed to using the project plan template. This, in turn, makes a significant contribution to the harmonization of policies, which was one of the aims of the thesis.
The resulting project plan template will be used in the future to support every event production project in the company. When the project plan base is widely utilized in all projects, the work carried out in the company can be developed and made more efficient. The base has been made to facilitate all types of event productions, but it has been prepared taking into account the clients, goals and operating methods of the client company. For this reason, other event production organizations should carefully review the base prior to deployment to ensure that all important matters have been considered.
Työ toteutettiin tutustumalla ensin tapahtumatuotannosta ja projektityöskentelystä kertoviin lähdemateriaaleihin. Tämän jälkeen esitellään toimeksiantaja ja lähtötilanne. Lisäksi toteutettiin ryhmähaastattelu, jossa oli mukana kaikki yrityksessä projekteja toteuttavat työntekijät. Ryhmähaastattelussa nousi esiin mielipiteitä nykyisen pohjan toimivuudesta, joista muodostettiin ehdotus 12 kehityskohdan luettelosta. Tämä lista mielessä pitäen työstettiin uusi ehdotusprojektisuunnitelmapohjaksi. Toisen ryhmähaastattelun avulla pohja viimeisteltiin, jonka jälkeen lopputuotos koulutettiin henkilöstölle.
Työn tulokseksi saatiin projektisuunnitelmapohja, joka toimii kaikenlaisissa tapahtumatuotantoprojekteissa, ja kattaa entistä laajemmin tuotantojen eri osa-alueet. Esitelty kehityskohdeluettelo tuli käsiteltyä jokaisen projekteja yrityksessä toteuttavan henkilön hyväksymällä tavalla, ja näin saatiin henkilökuntaa sitoutettua projektisuunnitelmapohjan käyttöön. Tämä taas edistää merkittävästi toimintatapojen yhtenäistymistä, joka oli yksi työn tavoitteista.
Tuloksena syntynyttä projektisuunnitelmapohjaa käytetään jatkossa yrityksen jokaisen tapahtumatuotantoprojektin tukena. Kun pohjaa hyödynnetään laajasti kaikissa projekteissa, yrityksessä tapahtuvaa työtä pystytään kehittämään ja tehostamaan. Pohja on tehty toimimaan kaikenlaisissa tapahtumatuotannoista, mutta se on kuitenkin laadittu ottaen huomioon juuri toimeksiantajayrityksen asiakkaat, tavoitteet ja toimintatavat. Tästä syystä muiden tapahtumatuotanto-organisaatioiden tulee käydä pohja huolella läpi ennen käyttöönottoa varmistuakseen siitä, että kaikki oleellinen on otettu huomioon.
The result of the process is a project plan template that works in all types of event production projects and covers the various aspects of production more extensively. The presented development target was processed in a way that it was approved by each person implementing the projects in the company, and thus the staff is committed to using the project plan template. This, in turn, makes a significant contribution to the harmonization of policies, which was one of the aims of the thesis.
The resulting project plan template will be used in the future to support every event production project in the company. When the project plan base is widely utilized in all projects, the work carried out in the company can be developed and made more efficient. The base has been made to facilitate all types of event productions, but it has been prepared taking into account the clients, goals and operating methods of the client company. For this reason, other event production organizations should carefully review the base prior to deployment to ensure that all important matters have been considered.