Ostolaskujen sähköistäminen ja verkkolaskujen vastaanotto - Case Pohjois-Haagan Kiinteistöt Oy

Abstract

Useiden taloushallinnon ja tietotekniikan asiantuntijoiden mukaan paperilaskulla ei ole mitään tulevaisuutta. Verkkolaskujen hidas yleistyminen on kuitenkin yllättänyt monet asiantuntijat, sillä valmiudet sekä vastaanottaa että lähettää verkkolaskuja löytyy jo suurimmasta osasta yrityksiä. Ensimmäiset verkkolaskut vastaanotettiin 10 vuotta sitten, mutta edelleen vain noin 20 % yritysten välisistä laskuista on verkkolaskuja.

Ostolaskujen sähköistämisellä tavoitellaan usein ensisijaisesti kustannussäästöjä. Muita painavia syitä siirtyä askel kohti digitaalista taloushallintoa ovat sen ympäristöystävällisyys sekä mahdollisuus keskittyä yrityksen ydinprosesseihin. Ostolaskujen sähköistämisen myötä taloushallinnon rooli muuttuu yhä tarkkailevammaksi, sillä manuaalinen ostolaskujen käsittely jää historiaan. Tulevaisuudessa taloushallinnon päätehtävänä on automaattisten toimenpiteiden valvonta ja tietojen oikeellisuuden tarkistaminen.

Opinnäytetyö on rajattu ostolaskujen sähköistämiseen ja verkkolaskujen vastaanottoon. Työn teoriaosuus käsittelee verkkolaskua, ostolaskuprosessia sekä sähköistä arkistointia. Case-osuus kuvaa Pohjois-Haagan Kiinteistöt Oy:n siirtymisen sähköiseen laskunkiertoon ja verkkolaskujen vastaanottoon. Lopputuloksena on sellainen opinnäytetyö, josta on hyötyä muille Helsingin Kaupungin kiinteistöyhtiöille niiden siirtyessä sähköiseen laskunkiertoon ja verkkolaskujen vastaanottoon.

Opinnäytetyötä varten suoritettiin kvalitatiivinen tutkimus. Henkilöhaastatteluin toteutetussa tutkimuksessa kartoitettiin sähköisen laskunkierron sekä verkkolaskujen vastaanoton käyttäjäkokemuksia case-yrityksessä sekä vertailuyhtiössä, Pihlajiston Kiinteistöt Oy:ssä. Tutkimuksessa selvitettiin, mitä muutoksia ostolaskujen sähköistäminen ja verkkolaskujen vastaanotto on tuonut työprosesseihin ja minkälaisia ongelmakohtia on havaittu.

Tutkimuksen perusteella tärkeimmäksi asiaksi koettiin laskun kuvan näkyminen automaattisesti ostolaskuprosessin joka vaiheessa. Suurin muutos paperilaskuista sähköisiin laskuihin onkin konkreettisen laskun katoaminen. Toinen keskustelua herättänyt aihe oli paperilaskujen käsittely sähköiseen muotoon. Paperilaskut ja verkkolaskut tulevat olemaan vielä pitkään rinnakkaisia prosesseja, sillä takarajaa paperilaskujen käytölle ei ole asetettu. Paperilaskujen käsittelyn yksinkertaistaminen on avainasemassa, kun tavoitellaan kustannussäästöjä.

Electronic purchase invoices – Case Pohjois-Haagan Kiinteistöt Ltd

Paper invoices have no future according to many financial administration and information technology experts. Electronic invoices have been adopted slower than expected, despite the fact that most companies and consumers are already capable of receiving electronic invoices. The first electronic invoices were received ten years ago, but still in the year 2008 only 20 % of the invoices sent from business to business were electronic.

There are many reasons why companies consider replacing paper invoices with electronic invoices. The most common reason is cost savings, but also environmental issues are very often a reason for the decision. The receiving company saves more than the sender, mostly because the manual workload is eliminated. The role of the financial administration will become more controlling than processing in the future.

The purpose of this thesis was to describe the process of paper invoice electronification and receiving electronic invoices in the case company Pohjois-Haagan Kiinteistöt Ltd. The theoretical section of the thesis describes the electronic invoice, the purchase invoice process and electronic archiving. The purpose was to write a report that will help other real estate companies of the city of Helsinki, when they change to electronic purchase invoices.

User experience in the purchase invoice process was surveyed for this thesis. The research was conducted by using the qualitative method. User experience was surveyed in Pohjois-Haagan Kiinteistöt Ltd and in a comparison company Pihlajiston Kiinteistöt Ltd. The research defines what changes electronic invoices have brought to the purchase invoice process and what problems have occurred.

Based on the results the most important factor is to be able to see the image of the invoice at the same time with invoice information. Both controller and acceptor need to see the image before they can accept the purchase. Another important issue was the manual work that needs to be done with these invoices that are still received on paper. Processing paper invoices and electronic invoices is going to be a parallel process for a long time. How to process paper invoices is the key question when companies strive for cost savings.