Hotellien ja ravintoloiden varauskirjeenvaihdon maksu- ja peruutusehdot

Abstract

Tämän työn tarkoituksena on selvittää hotellien ja ravintoloiden myyntikirjeenvaihdossa käytettyjä tilauksen maksu- ja peruutusehtoja. Teoriaosassa käsitellään säädöksiä, määräyksiä ja suosituksia, riskinhallintaa ja asiakassuhdetta.

Yrityksen on tunnettava ja hallittava sopimuksiin ja vastuisiin liittyvä lainsäädäntö ja viranomaisten määräykset siksi, että se voi turvata kannattavan ja laadukkaan liiketoiminnan. Asiakkaalle pitää kertoa selkeästi velvollisuudet varauksen suhteen. Yleisissä hotelli- ja ravintola-alan suosituksissa on malleja maksua ja peruutusta koskevista ehdoista.

Hotellin tai ravintolan tarjouskirjeessä tulee olla yrittäjän rekisterinumero ja arvonlisävero tulee olla selkeästi hinnan yhteydessä. Asiakkaan pitää saada tietää maksuaika ja viivästyskorko, mikäli lasku maksetaan tilaisuuden jälkeen.

Maksu- ja peruutusehtojen yhdenmukaisuus, selkeys ja johdonmukaisuus ovat tämän opinnäytetyön tarkastelun kohteina. Vertailen eri yritysten käytäntöjä suhteessa annettuihin suosituksiin ja säädöksiin.

Tutkimuksen tulokset olivat yllättävät: maksu- ja peruutusehdot olivat eri yritysten kirjeissä hyvin erilaisia, niissä oli myös puutteita. Hotellien ja ravintoloiden myyntihenkilöiden tulisi kiinnittää näihin asioihin enemmän huomiota.

The aim of this paper was to study the payment and cancellation terms of bookings and reservations in the sales correspondence of hotels and restaurants. In the theoretical part of this paper, I discussed some rules, regulations and recommendations. I also paid attention to risk management and customer relations.

A company must be familiar with the law and the rules and regulations concerning contracts and responsibilities in order to maintain a profitable business. The customer must be informed explicity about the responsibilities regarding the reservation. There are some general recommendations concerning the terms of payment and cancellation in the hotel and restaurant industry.

In the written offer of a hotel or a restaurant, the company’s registration number as well as the value added tax (VAT) must be clearly stated together with the price. The customer must be aware of the terms of payment and the interest for delayed payment, if the invoice is to be paid after the function or occasion.

The conformity, consistency and clarity of the terms of payment and cancella-tion were of particular interest in this paper. I compared the policies of different companies in relation to the general recommendations and regulations.

The results of the study were surprising. There were notable differences in the terms of payment and cancellation between the companies. Some of the pay-ment and cancellation terms expressed in the written offers were inadequate. The sales personnel of the hotels and restaurants should pay more attention to these matters.