Ostolaskujen automaattikohdistuksen poikkeukset
Uosukainen, Noora (2020)
Uosukainen, Noora
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020092320658
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020092320658
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda kehitysehdotus liittyen ostolaskujen automaattikohdistukseen. Työn toimeksiantajana toimi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet. Kehittämistyö sai alkunsa Palkeiden tarpeesta vähentää manuaalista käsittelyä vaativien ostotilaus- ja sopimuslaskujen poikkeuksia Handi-palvelujärjestelmässä. Poikkeussyiden selvittämisellä ja kohdistusongelmien ratkomisella on suuri vaikutus laskuautomaation edistämisessä.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsittelee älykästä taloushallintoa, johon liittyvät vahvasti automaation hyödyntäminen ja työn uudelleen organisointi. Teorian pohjalta kuvaillaan toimeksiantajan omia kokemuksia taloushallinnon eri automaatiovälineiden käytössä. Työssä käydään läpi myös tilauksellisten ja sopimuksellisten laskujen määritelmät sekä niiden kohdistusprosessit.
Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä, jonka laadullisena tutkimusmenetelmänä käytettiin havainnointia. Havainnoinnissa hyödynnettiin kohdistuspoikkeaman syy-raporttia, jonka avulla taloushallinnon järjestelmästä pystyi keräämään aineistoa yleisimmistä laskukohdistuksen ongelmakohdista. Työ rajattiin viiden eri asiakasviraston huhti-toukokuun aikana saapuneisiin laskuihin ja kolmeen eri kohdistuspoikkeamaan.
Havainnoinnin tulokset osoittavat, että suuri osa laskupoikkeuksista syntyy sopimuksien huolimattomasta käsittelystä ja toleranssierojen manuaalisesta korjaamisesta. Prosessien tehokkuuden edistämiseksi tulisi laskujen käsittelyä tarkastella aina automaatio edellä.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsittelee älykästä taloushallintoa, johon liittyvät vahvasti automaation hyödyntäminen ja työn uudelleen organisointi. Teorian pohjalta kuvaillaan toimeksiantajan omia kokemuksia taloushallinnon eri automaatiovälineiden käytössä. Työssä käydään läpi myös tilauksellisten ja sopimuksellisten laskujen määritelmät sekä niiden kohdistusprosessit.
Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä, jonka laadullisena tutkimusmenetelmänä käytettiin havainnointia. Havainnoinnissa hyödynnettiin kohdistuspoikkeaman syy-raporttia, jonka avulla taloushallinnon järjestelmästä pystyi keräämään aineistoa yleisimmistä laskukohdistuksen ongelmakohdista. Työ rajattiin viiden eri asiakasviraston huhti-toukokuun aikana saapuneisiin laskuihin ja kolmeen eri kohdistuspoikkeamaan.
Havainnoinnin tulokset osoittavat, että suuri osa laskupoikkeuksista syntyy sopimuksien huolimattomasta käsittelystä ja toleranssierojen manuaalisesta korjaamisesta. Prosessien tehokkuuden edistämiseksi tulisi laskujen käsittelyä tarkastella aina automaatio edellä.