Tiedonhallinta Hämeen poliisilaitoksessa : Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestämisen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on paikallispoliisin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestämisen kehittäminen tiedonhallinnan näkökulmasta. Opinnäytetyössä kuvataan paikallispoliisin asiakirjahallinnon prosessien nykytilaa, tunnistetaan niiden haasteita ja riskejä sekä esitetään kehittämisehdotuksia. Työssä keskitytään erityisesti asiakirjahallinnon prosessien tehostamiseen, tiedon elinkaareen ja hyvään tiedon hallintaan. Opinnäytetyö on toiminnallinen ja se on toteutettu yhteistyössä Hämeen poliisilaitoksen kanssa. Opinnäytetyötä varten on haettu Poliisihallitukselta tutkimuslupa (POL- 2020-36858).

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käydään läpi asiakirjahallinnon lainsäädännön kokonaisuutta, poliisin asiakirjahallinnon ohjausta ja erityispiirteitä sekä tietoturvallisuutta ja –suojaa. Tutkimusosiossa esitellään Hämeen poliisilaitoksen tiedonhallinnan nykytilaa. Opinnäytetyön keskeinen tutkimusaineisto on kerätty teemahaastatteluilla, joissa käytiin läpi tutkimukseen osallistuneiden poliisilaitosten asiakirjahallinnon organisointia, haasteita ja kehittämisehdotuksia. Haastatteluissa kerättyjä tietoja täydentää työelämässä suoritettu osallistuva havainnointi sekä osallistuminen yhteisiin kehittämisryhmiin.

Haastatteluaineistoista tunnistettiin yhteisiä teemoja, toiveita ja haasteita. Näitä olivat muun muassa valtakunnallisen ohjauksen ja ohjeistuksen sekä yhtenäisten käytäntöjen puute, vähäinen yhteistyö poliisilaitosten välillä, asiakirjahallinnon henkilöstön laajat toimenkuvat ja asiakirjahallinnon arvostuksen puute organisaatioiden sisällä. Tutkimusaineiston pohjalta voidaan todeta, että paikalliset kehittämistoimet yksittäisen poliisilaitoksen osalta eivät ole kestävä ratkaisu, vaan poliisin tiedonhallintaa tulee kehittää valtakunnallisesta näkökulmasta kokonaisuutena, ohjatusti sekä yhteistyössä.