Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen ostolaskuprosessissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää ohjelmistorobotiikan nykyiset hyödyt ja miten niiden avulla voidaan tehostaa ostolaskuprosessia mahdollisimman paljon. Tarkoituksena oli myös selvittää ohjelmistorobotiikan tuomat haasteet ostolaskuprosessiin ja miten niitä voidaan ehkäistä. Keskeisessä osassa työtä olivat teknologian ja ohjelmistorobotiikan kehitys sekä taloushallinnon alan kehitys ja minkälaisia mahdollisuuksia ne ovat tuoneet ohjelmistorobotiikan kehittämiseen ostolaskuprosessissa. Tutkimusmenetelmänä oli laadullinen tutkimus, joka mahdollisti aiheen analysoinnin monesta eri näkökulmasta. Työn aineistona toimivat erilaiset ajankohtaiset kirja- ja internetlähteet sekä asiantuntijan haastattelu aiheesta. Erilaiset lähteet ja haastattelu toivat tutkimukseen toisiaan täydentäviä seikkoja niin teoriasta kuin käytännöstäkin. Ohjelmistorobotiikan avulla voidaan tehostaa yrityksen eri prosesseja tuottavammiksi ja tehokkaammiksi. Tutkimuksessa pyrittiin selvittämään, millaisia hyötyjä ohjelmistorobotiikka tuo ostolaskuprosessiin. Työn tuloksena havaittiin, että merkittävin hyöty ohjelmistorobotiikasta ostolaskuprosessiin on siitä koituva ajallinen sekä rahallinen säästö. Tärkeiksi hyödyiksi työn tuloksena nousivat myös työn jäljen parantunut laatu sekä robotin virheettömyys. Tutkimuksen myötä voidaan todeta, että ohjelmistorobotiikka voi tuoda huomattavia säästöjä yrityksen ostolaskuprosessiin. On kuitenkin tärkeää huomioida, että ohjelmistorobotiikka ei sovi jokaisen yrityksen tarpeisiin. Mikäli yrityksen ostolaskuvolyymit ovat pieniä eivätkä noudata toistuvaa kaavaa, voivat robotiikan käyttöönoton kustannukset olla suuremmat kuin siitä koituva hyöty. Robotiikasta on eniten hyötyä silloin, kun yrityksen ostolaskuvolyymit ovat suuria ja laskut sääntöpohjaisesti toistuvia. Robotiikan myötä säästynyt aika ja raha voidaan hyödyntää yrityksen tarpeiden mukaan muun muassa liiketoiminnan tukemiseen ja henkilöstön kehittämiseen. Suurimmaksi haasteeksi ohjelmistorobotiikan käytössä nousivat erilaiset tietoturvariskit sekä eri ohjelmistojen ja prosessien yhteensopimattomuus. Näiltä haasteilta voidaan kuitenkin välttyä prosessien ja ohjelmistojen yhtenäistämisellä, robotin jatkuvalla tarkkailulla sekä sääntöjen tarkalla laatimisella.