Budjetoinnin ja ennustamisen kehittäminen toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana on ohjelmistokehitysalalla toimiva yritys. Tutkimuksen tarkoituksena oli kehittää toimeksiantajayrityksen budjetointia ja ennustamista. Toimeksiantajalle annetaan kehittämisehdotuksia, mikä olisi paras tapa budjetoida ja ennustaa, jotta yritys pystyisi näkemään lähitulevaisuuden numeerisessa muodossa ja pystyisi lukujen avulla tekemään päätöksiä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli, että sekä johtoryhmä että hallitus saavat mahdollisimman totuudenmukaisen kuvan sen hetkisestä tilanteesta ja tulevaisuudesta, jotta päättävässä asemassa olevat henkilöt pystyvät reagoimaan ja tekemään toimenpiteitä nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Tutkimuksen lähestymistavaksi valittiin tapaustutkimus ja tutkimusmenetelmiksi teemahaastattelut ja havainnointi. Työn teoreettinen viitekehys perustuu kahteen suurempaan kokonaisuuteen, budjetointiin ja ennustamiseen. Opinnäytetyössä haastateltiin kolmea toimeksiantajayrityksen ulkopuolista henkilöä sekä neljää toimeksiantajayrityksen johtavassa asemassa olevaa henkilöä. Ulkopuolisten haastatteluiden tarkoituksena oli antaa omakohtaisia käytännön kokemuksia budjetoinnista ja ennustamisesta. Toimeksiantajayrityksen sisäisten haastatteluiden tavoitteena oli selvittää yksittäisten henkilöiden mielipiteitä ja näkemyksiä budjetoinnin ja ennustamisen kehittämiseksi.

Tulosten perusteella voidaan todeta, että ei ole olemassa yhtä oikeaa tapa budjetoida tai ennustaa. Toimeksiantajayrityksessä nähtiin, että perinteinen vuosibudjetointi ei ole paras mahdollinen budjetointimenetelmä, koska näkyvyys tulevaisuuteen on lyhyt ja muutokset tapahtuvat nopeasti. Toimeksiantajayrityksessä nähdään, että tavoitteet olisi hyvä asettaa lyhyemmille ajanjaksoille, kuten esimerkiksi seuraavalle kolmelle kuukaudelle. Toimeksiantajayrityksessä ennustamista on aiemmin tehty pienimuotoisesti, mutta tutkimustulosten perusteella ennustaminen nähdään tärkeänä ja sitä tulisi tehdä jatkossa systemaattisesti seuraavalle kolmelle kuukaudelle. Liikevaihto ja henkilöstökulut ovat olennaisimmat ennustettavat luvut, mutta myös koko tuloslaskelma nähdään tärkeänä. Johtoryhmän työskentelyn fokus halutaan saada enemmän tulevaisuuden suunnitteluun, sen sijaan, että katsotaan liikaa menneitä lukuja. Ennusteet antavat hyvän työvälineen virittää keskustelua tuleviin lähikuukausiin ja ennusteiden avulla pystytään tekemään suunnitelmia ja tavoitteita.

Toimeksiantajayritys sai konkreettisia ehdotuksia, miten kehittää budjetointia ja ennustamista. Opinnäytetyö antaa hyvän pohjan sisäisille jatkokeskusteluille ja muutokselle. Opinnäytetyö soveltuu hyödynnettäväksi myös muissa yrityksissä, jotka miettivät oman budjetointiprosessin kehittämistä tai harkitsevat ennustamisen ottamista käyttöön.