Ostolaskuprosessi kehotteen tekijän näkökulmasta.
Haapalainen, Anne (2020)
Haapalainen, Anne
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020122229899
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020122229899
Tiivistelmä
Ostolaskujen käsittely on useimmiten eniten resursseja vievä prosessi taloushallinnossa. Se myös työllistää muuta organisaatiota muun muassa laskujen tarkastuksen ja hyväksynnän osalta. Prosessia tehostamalla ja automatisoimalla saavutetaan yleensä suurimmat hyödyt.
Tämän opinnäytteen tavoitteena oli selvittää tutkimuskyselyn avulla Yara Suomi Oy:n Siilinjärven toimipaikan ostolaskuprosessin ongelmakohtia kehotteen tekijän näkökulmasta. Tavoitteena oli saada ajankohtaista tietoa ostolaskuprosessin toimivuudesta kehotteen teosta laskun kirjaukseen saakka. Tutkimusaineisto koostuu tehdyn kyselyn vastauksista.
Työn teoriaosuus käsittelee prosessia sekä sähköisen taloushallinnon kehitystä ja ostolaskuprosessia. Lisäksi teoriaosuudessa käsitellään ostolaskujen kierrätystä sekä tutkimuksen toteutusta.
Opinnäytetyöhön liittyvä tutkimus toteutettiin yhdistämällä kvantitatiivista ja kvalitatiivista tutkimusta. Metodiksi valittiin puolistrukturoitu sähköinen verkkokysely. Kyselylomakkeella on sekä määrällisiä kysymyksiä valmiine vastausvaihtoehtoineen sekä laadullisia avoimia kysymyksiä. Kysely lähetettiin 89 Yara Suomi Oy:n Siilinjärven toimipaikalla työskentelevälle henkilölle ja kyselyyn vastasi 54 henkilöä. Kyselyyn oli mahdollista vastata anonyymisti ajalla 15.-21.11.2020. Tutkimusaineisto analysoitiin Webropol-ohjelman analyysi- ja raportointityökalujen avulla.
Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että vastaajat kaipaavat lisäinformaatiota ohjeiden ja koulutusmateriaalien sijainnista. Eniten lisäohjeistusta toivottiin kehotteen tekoon sekä Workflow’n käyttöön. Tutkimuksesta voidaan myös havaita, että yli puolet vastaajista oli siirtänyt laskun käsittelyä muiden kiireellisempien töiden takia ja laskun tarkistus/käsittely oli saattanut unohtua yli puolelta vastaajista. Vastaajien mielestä yhteistyö hankinta- ja talousorganisaatioiden kanssa on ollut sujuvaa. Suurimmalla osalla vastaajista ei ole kokemusta yhteistyöstä Prahassa sijaitsevan palvelukeskuksen suuntaa, koska pääosin vuorovaikutus palvelukeskuksen kanssa tapahtuu hankinta- tai talousorganisaatioiden toimesta.
Tutkimustulosten avulla saatiin käsitys ostolaskuprosessin ongelmakohdista kehotteen tekijän näkökulmasta. Tulosten avulla voidaan ryhtyä tarvittaviin jatkotoimenpiteisiin ongelmakohtien kehittämiseksi.
Tämän opinnäytteen tavoitteena oli selvittää tutkimuskyselyn avulla Yara Suomi Oy:n Siilinjärven toimipaikan ostolaskuprosessin ongelmakohtia kehotteen tekijän näkökulmasta. Tavoitteena oli saada ajankohtaista tietoa ostolaskuprosessin toimivuudesta kehotteen teosta laskun kirjaukseen saakka. Tutkimusaineisto koostuu tehdyn kyselyn vastauksista.
Työn teoriaosuus käsittelee prosessia sekä sähköisen taloushallinnon kehitystä ja ostolaskuprosessia. Lisäksi teoriaosuudessa käsitellään ostolaskujen kierrätystä sekä tutkimuksen toteutusta.
Opinnäytetyöhön liittyvä tutkimus toteutettiin yhdistämällä kvantitatiivista ja kvalitatiivista tutkimusta. Metodiksi valittiin puolistrukturoitu sähköinen verkkokysely. Kyselylomakkeella on sekä määrällisiä kysymyksiä valmiine vastausvaihtoehtoineen sekä laadullisia avoimia kysymyksiä. Kysely lähetettiin 89 Yara Suomi Oy:n Siilinjärven toimipaikalla työskentelevälle henkilölle ja kyselyyn vastasi 54 henkilöä. Kyselyyn oli mahdollista vastata anonyymisti ajalla 15.-21.11.2020. Tutkimusaineisto analysoitiin Webropol-ohjelman analyysi- ja raportointityökalujen avulla.
Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että vastaajat kaipaavat lisäinformaatiota ohjeiden ja koulutusmateriaalien sijainnista. Eniten lisäohjeistusta toivottiin kehotteen tekoon sekä Workflow’n käyttöön. Tutkimuksesta voidaan myös havaita, että yli puolet vastaajista oli siirtänyt laskun käsittelyä muiden kiireellisempien töiden takia ja laskun tarkistus/käsittely oli saattanut unohtua yli puolelta vastaajista. Vastaajien mielestä yhteistyö hankinta- ja talousorganisaatioiden kanssa on ollut sujuvaa. Suurimmalla osalla vastaajista ei ole kokemusta yhteistyöstä Prahassa sijaitsevan palvelukeskuksen suuntaa, koska pääosin vuorovaikutus palvelukeskuksen kanssa tapahtuu hankinta- tai talousorganisaatioiden toimesta.
Tutkimustulosten avulla saatiin käsitys ostolaskuprosessin ongelmakohdista kehotteen tekijän näkökulmasta. Tulosten avulla voidaan ryhtyä tarvittaviin jatkotoimenpiteisiin ongelmakohtien kehittämiseksi.