Ylivaraston tunnistaminen, poistaminen ja ehkäiseminen Case: Yritys X

Abstract

Tämä opinnäytetyö on toimeksianto Yritys X:ltä. Kyseessä oli varaston kehittämisprojekti, jonka tarkoituksena oli tunnistaa, poistaa ja ehkäistä ylivaraston sekä vanhan varaston muodostuminen. Tarkoituksena oli selvittää syitä ylivaraston kertymiselle, varaston seisahtumiselle sekä pohtia minkälaiset tuotteet saattavat aiheuttaa ylivarastoa ja vanhaa varastoa. Opinnäytetyö on tehty projektityönä osana työharjoittelua.

Yritys X on teknisen tukkukaupan maahantuonti- ja myyntiliike lämmityksen, vedenkäsittelyn ja LVI-tuotteiden osalta. Yrityksen tärkeimpiä tuoteryhmiä ovat lämpöpumput, aurinkolämmi-tysjärjestelmät, lämmityskattilat, öljy- ja kaasupolttimet, vedenkäsittelylaitteet, sekoitusventtiilit ja alue- ja kaukolämpöputket.

Työ rakentuu kahdesta eri osiosta; teoreettisesta viitekehyksestä ja empiirisestä osasta. Teoriana on käytetty katsauksia erilaisiin varastoihin sekä varastointiin ylipäänsä. Lisäksi varastoinnin kustannukset ja tunnusluvut ovat osana teoreettista osiota. Opinnäytetyöni aloitin keräämällä kaikki teoreettiset tiedot varastoinnista, ylivarastosta ja vanhasta varastosta sekä varaston tunnusluvuista ja kustannuksista.

Empiirinen osa koostuu lähinnä haastattelun kautta saaduista vastauksista liittyen ylivarastoon ja vanhaan varastoon. Haastattelu suoritettiin eri osastojen päälliköille, jotta saataisiin selkeämpi käsityksen siitä, millainen kuva jokaisella on yrityksen varastosta ja sen toimista. Yrityksen sisältä saatiin myös paljon tietoa, jota analysoitiin kehittämisprojektin eri vaiheissa ja johtopäätöksissä. Teorian ja haastattelussa saamien vastauksien pohjalta tehtiin toimintasuunnitelman, joka sisältää omia ideoita varaston kehittämiseksi. Toimintasuunnitelmassa on koottu keinoja, joilla ylivarastoa ja vanhaa varastoa poistetaan ja selvitetään, millaisia tuloksia näistä syntyy ja ennen kaikkea kenellä on vastuu.

Yrityksen on tarkoitus lähitulevaisuudessa ottaa käyttöön uusi tietojärjestelmä ja sen myötä tehdä varaston ohjauksesta järjestelmällisempi, toimivampi ja ennen kaikkea lisäarvoa tuottava varasto. Kehittämisprojektissa kokoamiani ideoita ja toimintasuunnitelmaa käytetään apuna, kun päätetään, millaisiin toimenpiteisiin varaston kehittämiseksi ryhdytään.

Kehittämisprojektissa saadut tulokset ovat osoittaneet, että varaston kehittämisessä yhteistyö, päivitetty tieto, järjestelmällisyys, aktiivinen seuranta sekä vastuiden oikea jakautuminen ovat avainasemassa. Toimintasuunnitelman myötä jaetaan selkeät tehtävät, joita tehdään ensin ongelmien tunnistamisvaiheessa, sitten poistamisvaiheessa ja lopuksi ennaltaehkäisyvaiheessa. Suunnitelmasta näkyy selkeästi jokaisen toimenpiteen vastuuhenkilöt. Toimenpiteiden avulla saadaan hahmotettua kokonaiskuva tulevista prosesseista ja pystytään myös seuraamaan jo tehtyjä toimia ja niistä saamia hyötyjä.

Excess inventory’s identification, elimination and prevention. Case: Yritys X

This thesis has the mandate from Yritys X. It is a warehouse development project, which is designed to identify, eliminate and prevent excess inventory as well as the formation of new excess inventory. The aim is to investigate the causes of excess inventory accumulation and warehouse stagnation and to investigate what kind of products can cause excess inventory and the old stock. This thesis is a project work as part of the job training.

Yritys X is a technical wholesale importer and a seller of commercial heating, water treatment and HVAC products. The most important product groups include heat pumps, solar heating systems, boilers, oil and gas burners, water treatment equipment, mixing valves and the regional and district heating pipes.

My thesis consists of two parts; theoretical and empirical. The theoretical part is taken from various reports of warehousing and storage in general. In addition storage costs and indicators are part of the theoretical section. I started my thesis by collecting all the theoretical knowledge of key figures and costs of the storage as well as excess and old inventory.

The empirical part consists mainly of interviews. I interviewed heads of different departments in order to get a clear idea of what each person thought about the company inventory and how it should function. In addition, I received a lot of inside information to help me to analyze the different stages in my project and to come to right conclusions. Based on the theory and the interviews I produced an Action Plan, which includes my ideas to develop inventory system. The Action Plan contains of the means by which excess inventory and old stock is removed, and it explains the results of these measures and above all, describes where responsibilities lie.

In the near future the company will introduce a new information system, which will make the inventory control system more efficient. The ideas presented in my Action Plan will be used as tools when deciding how to improve and develop inventory cycle.

The results of the development project have shown that in the development of the warehouse co-operation, up-to-date data, systematic approach, active monitoring and correct distribution of responsibilities are the key elements