Hankinnasta maksuun prosessi, prosessiriskit ja riskienhallinta henkilöstön näkökulmasta

Abstract

Riskienhallinta on tärkeä keino ehkäistä prosessipoikkeamia ja luoda puitteet oikealle toiminnalle kohdistaa resursseja sinne, missä niitä eniten tarvitaan. Riskienhallintaprosessissa kartoitetaan riskit, tehdään suunnitelmat niiden torjumiseksi ja luodaan mitta-ristot niiden mittaamiselle. Liikelaitos Talpan visiona on olla ”alansa arvostetuin ja osaavin kumppani”. Tähän päämäärään tarvitaan jokaisen työntekijän panos olla mukana prosessissa. Kaikkien tulisi ymmärtää mikä on ydintehtävä prosessissa ja mitä riskejä tehtävän suorittamisessa voi olla. Motivoitunut ja ammattitaitoinen henkilöstö osaa ja haluaa myös itse olla mukana osana kokonaisvaltaista riskienhallintaa.

Tässä opinnäytetyössä keskitymme hankinnasta maksuun ostolaskuprosessinäkökulmaan, ja siinä oleviin riskeihin henkilöstön näkökulmasta. Prosessin toiminnan pitää olla palvelusopimusten mukaista ja prosessipoikkeamat tulee minimoida. Prosessin täytyy myös kehittyä vastaamaan ajan haasteita. Tietotekniikkaa täytyy pyrkiä hyödyntämään tehokkaasti ja vuoden 2012 alusta haasteena on uuden järjestelmän käyttöönotto. Vanha kirjanpitojärjestelmä Ade-Eko tullaan korvaamaan uudella SAP-järjestelmällä. Opinnäytetyössämme haluamme löytää vastauksen siihen onko ”hankinnasta – mak-suun” – prosessista tehty oma riskikartoitus ja riskienhallintasuunnitelma, ja miettiä ja pohtia suunnitelmaa henkilöstön näkökulmasta käsin.

Tutkimusmenetelmämme on laadullinen eli kvalitatiivinen. Pyrimme vastaamaan kysymyksiin, mitä, miksi ja miten. Menetelmänä noudatamme tapaustutkimuksen periraatetta. Kuvaamme tiettyä rajattua prosessia sekä tietyn kokonaisuuden tutkimista. Taloushallintopalvelun eli Talpan strategioiden näkökulmista: asiakasnäkökulma, henkilöstönäkökulma, talousnäkökulma ja prosessinäkökulma avulla riskit kartoitetaan. Haastattelimme prosessissa toimivia henkilöitä ja kirjoitimme haastattelun auki mahdollisista prosessipoikkeamista. Havainnoimme itsekin prosessia siinä mukana olevana. Opinnäytetyön tekeminen aloitettiin keväällä 2011.

Johtopäätöksenä voimme todeta, että riskit on kartoitettu, riskienhallintasuunnitelmat on tehty ja aikataulutettu. Riskienhallinta käsitteenä on hyvin laaja-alainen ja sen voi ymmärtää eri tavoin. Nykyajan sähköisessä taloushallinnossa sillä on valtava rooli.

Risk management is a very important way to prevent process deviation and to create a framework for the right way to target resources where they are needed the most. The process of risk management is making on the plans to create instrumentation for measuring them. The vision of this company is to be the most prestigious and the most competent partner. In this aim we need everybody`s contribution in the process. Everybody should understand, what is the core task and what kind of risks there might be in the process. Motivated and skilled personal know and will take part in holistic risk management.

In this thesis we focused on the risk of electronic purchase invoicing from the point of the staff. The process operation should be as it is stated in the service contract. The deviations should minimize. The process should be able to develop respond on the time. Information technology must be used effectively. At the beginning of 2012 the challenge is, how the new system is working in use. The old accounting system Ade-Eko is going to be replaced in the new system SAP. In this thesis we want to find an answer to the question has the risk management plan been made and consider how it is working from the point of view of the staff.

The research method is qualitative. We try to answer the questions: what, why and how. Our method is case-study. We describe a certain limited process and research on a certain unity. The Financial management service perspectives are: customer service perspective, human resources perspective, economy perspective and process perspec-tive. With these perspectives the risks are identified. We interviewed a few persons who are working in process and make notes of deviation process. We observed our-selves the process as involved in it. This thesis started in the spring 2011.

In conclusion we can note that the risks have been surveyed, risk management plans have been made and scheduled. The concept of risk management is very wide and it can understood in different ways. Nowadays in electronic accounting, risk manage-ment has a huge role.