Yrityksen taloushallinnon kuukausiprosessi

Abstract

Tämän työn toimeksiantajana toimi Intolog Oulu Oy, joka kuuluu valtakunnalliseen Intolog –ketjuun. Yrityksen päätoimialana on toimitilakalusteiden tukkukauppa ja toiminta-alueena on Pohjois-Suomi. Intolog Oulu Oy on keskittynyt yritysten sisälogistiikan tuotteisiin ja myy kotimaisia teollisuus-, varasto- ja myymäläkalusteita sekä sisälogistiikkaan kuuluvia tuotteita ja ratkaisuja.

Opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata toimeksiantajayrityksen taloushallinnon kuukausiprosessi ulkoisen laskentatoimen osalta ja kehittää kuukausiprosessia kohti sähköistä taloushallintoa sekä tuottaa oppaat osto- ja myyntireskontran hoitoon, joita yritys voisi myöhemmin hyödyntää henkilöstön perehdyttämisessä. Lisäksi yrityksellä oli ajankohtaista verkkolaskutukseen siirtyminen ja työn tavoitteena oli myös selvittää verkkolaskutukseen liittyviä asioita sekä karsia pois ylimääräisiä kirjanpidon kuukausiprosessin työvaiheita.

Tietoperustassa keskityttiin ulkoisen laskentatoimen perusteisiin sekä sähköiseen taloushallintoon. Sisäinen laskentatoimi, käyttöomaisuuskirjanpito sekä yrityksen tilinpäätösprosessi rajattiin pois. Teoriapohjana tässä työssä on käytetty taloushallintoa ja verkkolaskutusta käsittelevää kirjallisuutta, artikkeleita, Internet-sivustoja sekä kirjanpitolakia ja kirjanpitoasetusta. Lisäksi haastattelimme yrittäjää ja tutustuimme yrityksen käytössä olevaan Netbaron toiminnanohjausjärjestelmään.

Opinnäytetyön tuloksena Intolog Oulu Oy sai kuvauksen yrityksen kuukausiprosessista, joka toimii myös oppaana kirjanpidon tehtävien hoidosta vastaavalle henkilölle sekä oppaat osto- ja myyntireskontran hoitoon, joita yritys pystyy hyödyntämään perehdyttäessään uusia työntekijöitä yrityksen osto- ja myyntireskontran hoitamiseen. Lisäksi yritys sai tietoa verkkolaskutukseen ja sähköistämiseen liittyvistä asioista, jotta se voi kehittää sähköisen toimintansa tämän työn avulla lähes 100 %:lle tasolle.

Kehitysehdotuksena on yrityksen mahdollisuus sähköistää valtaosa ulkoiseen laskentaan liittyvistä tehtävistä sekä hoitaa laskutus täysin sähköisessä muodossa. Palkkahallinnossa on mahdollista siirtyä Netbaron palkkaohjelmaan sekä matka- ja kululaskut on mahdollista hoitaa siirtymällä käyttämään sähköistä Matka Baron- ohjelmaa. Sähköistämisen myötä yrityksen toiminta tehostuu kun turhat työvaiheet jäävät pois. Tarvittaessa tätä opinnäytetyötä olisi mahdollista jatkaa tekemällä opinnäytetyö tilinpäätöksestä, joka myös voitaisiin saattaa prosessinomaiseen muotoon tehostaen sitä mahdollisimman paljon.

This thesis was assigned by Intolog Oulu Oy, which is part of the national Intolog chain. The company’s main line of business is business interiors wholesale in northern Finland. Intolog Oulu Oy is focused on companies’ indoor logistics products. The company provides domestic industry, warehouse and store interiors and other solutions and services related to indoor logistics.

The objective of this study was to describe the monthly process of financial accounting in Intolog Oulu Oy and develop the process toward an electronic financial administration. Another objective was to provide a manual, which could later be used by the company when familiarizing personnel with the management of accounts receivable and accounts payable ledgers. In addition, Intolog Oulu Oy was currently changed over to electronic invoicing and therefore the objective was to do research on electronic invoicing and discard unnecessary processes related to the monthly accounting process.

The theoretical background of this thesis was consisted of basics financial accounting and electronic financial administration. Management accounting, accounting for fixed assets and the company’s financial statement process were left out of the study. The theoretical framework is based on literature, articles and online material on financial administration and electronic invoicing as well as accounting legislation and the accountancy decree. We also interviewed the entrepreneur and were familiarized with the Netbaron management system.

As a result from this study, Intolog Oulu Oy was provided with a description of the company’s monthly process, which also worked as a manual for the person in charge of tasks related to accounting. The company also obtained guides on accounts receivable and accounts payable ledger management, which can be used for induction training of the personnel. In addition, Intolog Oulu Oy acquired information on electronic invoicing and electronization which enables the company to develop and increase its electronic operations up to nearly 100%.

As a development proposal, the company can electronify the majority of tasks related to financial accounting and change over to electronic invoicing. Payroll administration can be managed electronically by using the Netbaron payroll programme. Similarly, travel expense invoicing can be handled using the Matka Baron programme. The electronization of the company will improve its efficiency as unnecessary work stages will be reduced. This thesis could be continued by conducting a study on the company's financial statement processes and their development.