Henkilöstön sitouttaminen uuteen toimintatapaan johtamisen haasteena : Case Tuntinetti, työajanseurantaväline

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on henkilöstön sitouttaminen uuteen toimintatapaan ja kohdeyrityksenä on Finnair-konserniin kuuluva Finnair Shared Services. Kohdeyrityksessä otettiin keväällä 2011 käyttöön Tuntinetti-järjestelmä työajanseurantaa varten sisäisen laskutuksen tueksi. Hyvä ajatus ei ole kuitenkaan edennyt onnistuneesti toimintaan. Kohdeyrityksessä on todettu, ettei järjestelmän käyttöönotto ole onnistunut tavoitteiden mukaisesti.

Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii ihmisiltä muutosta toimintatapoihin, joten heidät olisi saatava motivoitumaan muutosjohtamisen keinoin. Teoriaosuudessa tutkimme yksilön tapaa reagoida muutokseen, muutoksen eri vaiheita ja sitä, miten muutosjohtamisella voidaan vaikuttaa muutoksen onnistuneeseen toteuttamiseen. Teorian kautta tuli esille etenkin työyhteisön luottamusilmapiirin ja vuorovaikutuksellisen muutosviestinnän vaikutus muutoksen läpiviemiseen.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää syitä järjestelmän käyttöönoton osittaiseen epäonnistumiseen ja samalla löytää keinoja käytön lisäämiseen ja tehostamiseen. Tutkimusmenetelmänä käytimme kvantitatiivista kyselytutkimusta. Se toteutettiin e-lomakkeella, jonka linkki lähetettiin kaikille kohdeyrityksessä työskenteleville sähköpostilla joulukuussa 2011.

Kyselytutkimuksen tuloksien perusteella voidaan todeta, että jos uuden toimintatavan käyttötarkoitusta ei saada markkinoitua käyttäjille, käyttöönotto epäonnistuu ja muutos jää toteutumatta. Tuntinetti-projektin kannalta sisäisen laskutuksen tärkeyden sisäistäminen organisaatiossa on olennaista ja se jää selkeästi puuttumaan. Tutkimuksesta ilmeni myös, että henkilöstö kokee tapahtuneen huomattavasti muutoksia työympäristössään jo ennen Tuntinetti-projektia. Havaintomme mukaan projektin aikana organisaatiossa käynnissä olleet muutoshankkeet vaikuttivat negatiivisesti projektin onnistumiseen. Voidaankin todeta, että uuden toimintatavan käyttöönotossa toteutuksen ajankohtaan tulee kiinnittää erityistä huomiota.

Koska aika on paljon rahaa, ovat sen seuranta ja hallinta osa kustannusten hallintaa. Havaitsimme, että tehokkaasti käytettynä Tuntinetistä voidaan saada kohdeyritykseen hyvä apuväline sekä sisäisen laskutuksen hinnoitteluun että tarvittaessa myös laajemmin työajankäytön kustannusten arviointiin.

Motivation of personnel for new working method as challenge to leadership

The subject of this thesis is the motivation of personnel for a new working method. The case organization is Finnair Shared Services which if part of Finnair Group. In Finnair Shared Services, new software called Tuntinetti was implemented for the purpose of follow-up of working hours to support internal invoicing in Finnair Group. However the good idea has not succeeded as expected and the project partly failed.

The implementation of new software requires that people change their working methods. Personnel can be motivated by using methods of management of change. The theory section discusses how individuals react to change, what the phases of change are and how management of change can lead to successful implementation. The theory brought out particularly the importance of confidential atmosphere and interactive communication in work community throughout the change process.

The purposes of the thesis were to find out the factors that influenced the failure in implementation of Tuntinetti software and to find solutions how to increase and accelerate the usage of it. The empiric research was executed as quantitative inquiry to the entire personnel of Finnair Shared Services in December 2011.

The research results indicate that if the purpose of new working method is not completely assimilated in the work community the change fails to come true. From Tuntinetti’s point of view it is important to understand the purpose of internal invoicing. This is clearly missing. The research results verify that personnel feel that several changes had been done in their work community already before the Tuntinetti project. We also noticed that the changes in the organization at the same time of Tuntinetti project had negative influence on the implementation. It can be said that it is extremely important to choose the right time for change.

Because time is money the follow-up and control of it are part of cost control. We observed that when used efficiently Tuntinetti can be a good tool to support internal invoicing. Additionally it could be used more widely to lead processes.