Taloushallinnon ja budjetoinnin kehittäminen : case: Kohdeorganisaatio museo

Abstract

Tutkin työssäni Suomen arkkitehtuurimuseon taloushallinnon ja budjetoinnin kehittämisen vaikutusta museon toimintaan. Lähtökohtana taloushallinnon muutostarpeille ja erityisesti budjetoinnin kehittämiselle olivat niiden kytkeminen osaksi organisaation strategista suunnittelua. Myös valtionosuuksien leikkaaminen vuosina 2012 -2015 on pakottanut museon priorisoimaan tehtäviään ja tässä työssä budjetoiminen on auttanut meitä näkemään kohteita joista voimme säästää, toimintamme siitä kuitenkaan kärsimättä. Työssäni selvitin kuinka hyvin organisaation tarpeisiin rakennetut ohjelmat palvelevat museota ja kuinka hyvin huolellisesti suunniteltu ja laadittu budjetti ohjaa museon taloutta. Käsittelen opinnäytetyössäni myös museon strategian laadintaa. Strategiatyön tuloksena museon organisaatio uusittiin ja otettiin käyttöön vuoden 2012 alusta.

Työni keskeisenä teemana on ollut budjetoinnin kehittäminen ja sitä kautta toiminnan ohjattavuuden ja ennustettavuuden edistäminen sekä lopulta rahoituksellisen tilanteen kehitys myönteisempään suuntaan. Arkkitehtuurimuseo on yleishyödyllinen organisaatio, jonka pääasiallinen rahoitus tulee Opetus- ja kulttuuriministeriöltä. Rahoitus toimintaan anotaan joka vuosi. Hakemuksen pohjana toimii museon budjetti.

Opinnäytetyöni olen tehnyt laadullisena tutkimuksena, joka on lähtenyt liikkeelle johtoajatuksena kehittää Suomen arkkitehtuurimuseon taloushallintoa ja erityisesti sen budjetointia. Tavoitteeni oli käytännön ongelmien ratkaisujen kautta saada aikaan toivottuja, tavoiteltuja muutoksia. Vertasin työssäni talouden hallinnan toimintatapoja ja – prosesseja ennen kehittämishankettani ja kehittämishankkeen jälkeen. Kehittämistutkimuksessa olen ollut mukana museon talouspäällikön ominaisuudessa. Tällä työlläni olen pyrkinyt parantamaan museon raportointia budjettivastuullisille sekä luomaan toimivan pohjan budjetointia varten. Työni teoriaosuus on pohjautunut alan kirjallisuuteen, jota on ollut kiitettävästi saatavilla.

Museon uudet taloushallinnon järjestelmät ovat olleet nyt käytössä vuodesta 2008. Vuoden 2010 lopussa investoimme vielä ostolaskujen kierrätysohjelmaan. Kehittämistavoitteeni mukaisesti kierrätysohjelman lisäpiirteenä olevaa arkistoa on hyödynnetty, mm. skannaamalla sinne kaikki museolle tulleet myönteiset rahoituspäätökset. Kehittämistyöni aikana olen tehnyt museon budjettivastuullisille ohjeet budjetin laatimista varten ja pitänyt henkilökunnalle talouskoulutusta.

Kehittämistyöni tuloksena olemme saaneet nykyisen budjetoinnin avulla museon rahoituksen riittämään. Oleellisinta on museon kannalta tärkeimpien tehtävien ja kustannuskohteiden arviointi ja priorisointi. Taloushallinnon ohjelmien osalta museolla on nyt käytössä tarkoituksenmukaiset ja museon taloutta palvelevat ohjelmat. Ohjelmiin on ollut mahdollista rakentaa erilaisia raportointipohjia eri käyttötarkoituksiin. Sisäisen laskennan kehittäminen on parantanut museon talouden seurantaa ja arviointia. Kun vielä kaikki budjettivastuulliset sisäistävät budjetin tärkeyden ja varsinkin sen noudattamisen, olemme menossa kohti oikeaa suuntaa. Palkintona tästä uurastuksesta saamme huomata niukkojenkin rahojen riittävän yhä paremmin, kun ne oikein käytetään.

Developing of financial management and budgeting : case: The Museum of Finnish architecture

The subject of this work is to observe the effect of developing Museum of Finnish Architecture’s financial management and budgeting system. Starting point for the need to change the financial management and especially to develop the budgeting system was the decision to both of them a part of the strategic planning of the organization. Also the cuts in state subsidies during the years 2012 – 2015 have compelled the museum to prioritize its tasks. In this work the budgeting has helped us to identify saving targets without compromising the standards of our activities. In my work I explored how well the programmers built for the needs of the organization serve the museum and how well does a carefully crafted budget influence and guide the finances of the museum. My dissertation also deals with planning the museum’s strategy. As a result of strategic work the structure of the museum was renewed and was taken into use at the beginning of the year 2012.

Central theme in my dissertation has been to develop budgeting and through that to promote the predictability of the activities and to guide the financial development of the activities into more positive direction. Museum of Finnish Architecture is an organization of public utility which is mainly funded by the Ministry of Education and Culture. Funding needs to be applied for annually and the application is based on the museum’s annual budget.

This dissertation is a qualitative study which focuses on the idea how to develop the financial management and especially the budgeting of the museum. The objective of this dissertation is to achieve desired changes through finding solution to practical problems. I compared the methods and processes of financial management before and after my development project. My involvement in the development process has been in the role of the Controller. As a Controller my intention has been to improve the reporting tools used by the budget holders and to develop a functioning model for the budgeting. The theoretic part of this dissertation is based on the professional literatures which are widely available.

The new systems for the financial management of the museum have been in use since 2008. At the end of year 2010 an investment in recycling system for purchase orders was also made. In accordance with my development objectives the archiving system, which is an additional feature of the recycling system, has been utilized for storing all the scanned positive grant application decisions received by the museum. As a part of my development work I have created guidelines for drafting a budget aimed for the budget holders and have delivered financial training for the museum staff.

As a result of my development work the budgeting for the museum has been developed enough to make funding sufficient to secure the functioning of the museum. The main focus of the museum is now to review and prioritize its most important functions and operating costs. The museum now has in use appropriate software to manage its finances. It has been possible to adapt the software to create various reporting formats. The developing of the internal calculation has improved the follow-up and evaluation of the economy of the museum. Next step in the right direction would be to encourage the budget holders to fully understand the importance and the need to control the budget. As a result of this even sparse funds can be scratched further.