Arkistointisuunnitelma Kainuun jätehuollon kuntayhtymälle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää, yhtenäistää ja selkeyttää asiakirjahallintoa ja arkistointia Kainuun jätehuollon kuntayhtymässä.

Teoreettinen viitekehys muodostui kahdesta kokonaisuudesta. Ensimmäinen osuus koostui asiakirja-hallinnosta ja arkistoinnista. Osuudessa käytiin läpi asiakirjahallinnon keskeiset käsitteet ja asiakirjaan vaikuttavat lainsäädännöt sekä määräykset, asiakirjojen säilytys, käsittely ja säilytystilat. Toinen osuus koostui kehitysprojektista kattaen projektin läpiviemisen alusta lopetukseen.

Opinnäytetyön empiirisenä tuloksena saatiin arkistonmuodostussuunnitelma Kainuun jätehuollon kuntayhtymälle. Työ koostui 12 arkistonmuodostussuunnitelman kohdasta, jotka käsiteltiin yksityiskohtaisesti huomioiden kyseisen kohdan erityispiirteet ja lakien sekä asetusten vaikutukset kyseessä oleviin kohtiin. Arkistonmuodostussuunnitelmassa huomioitiin asiakirjojen ryhmittely luokkiin ja sarjoihin luokkien sisällä, säilytysaika ja -paikka, vastuuhenkilö, suojeluluokka, julkisuusaste sekä arkistointitapa. Työn tulokseksi muodostui arkistonmuodostussuunnitelma, joka on Excel-taulukko ja täten helposti jaettavissa koko organisaation käyttöön. Opinnäytetyötä voivat hyödyntää soveltavin osin myös muut organisaatiot, joilla ei ole olemassa olevaa arkistonmuodostussuunnitelmaa. Työ toimii tällöin hyvänä pohjana ja lähdeaineistona arkistonmuodostussuunnitelmaa laadittaessa.

The purpose of this thesis was to develop the document management and filing of the municipal waste man-agement of Kainuu. The objective of the work was to secure unified document filing.

The theory of the thesis consists of two parts. The first parts deals with archiving. The first chapter focuses on document management and filing system. An electronic document for reviewing and handling archive materials was also created. The second chapter discusses project activities.

The empirical result is a records management plan for the waste management in the local government in Kainuu. The work consists of 12 items for the records management plan. These items are described in detail taking into account the specific characteristics of the items and the impact of laws and regulations concerned with the items. The records management plan has classes for documents and series within the classes. It defines also the storage time, the location, the responsible person, the protection class, the degree of publicity as well as the means of archiving. The plan is an Excel spreadsheet, and thus it can be easily distributed throughout the organization. This thesis is also useful for other organizations which do not have any existing records management plan yet. The work serves then as a good basis and source material for making a records management plan