Muutoksen johtaminen - organisaatiorakennemuutos ja palaverikäytänteiden kehittäminen Kajaanin Mamsellissa

Abstract

Kehittämistyön tavoitteena oli kehittää Kajaanin Mamsellille uusi organisaatiorakenne ja sen mukaiset palaverikäytänteet. Opinnäytetyössäni kuvattiin Kajaanin Mamsellin strategiaa kehittämistyön taustatekijänä, organisaatiorakennemuutosta ja palaverikäytänteiden kehittämistä. Kehittämistyön tutkimuksellisena, pääasiallisena lähestymistapana käytettiin toimintatutkimusta. Muina laadullisina eli kvalitatiivisina menetelminä käytettiin dokumenttianalyysiä kehittämistyöryhmän palaverimuistioista, osallistuvaa havainnointia ja teemahaastatteluja. Palaverikäytänteiden kehittäminen tapahtui suunnitelmieni pohjalta yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa.

Kajaanin Mamsellin organisaatiomuutoksessa muutettiin organisaatiorakennetta, tarkasteltiin valta- ja vastuusuhteita ja yhtenäistettiin henkilöstön tehtävänimikkeitä. Organisaatiorakennemuutos oli lähtökohtana palaverikäytänteiden kehittämiselle. Palaverikäytänteiden kehittämisen yhteydessä suunniteltiin Kajaanin Mamsellille vuositason palaverikalenteri, palavereiden sisällöt ja aikataulut. Kajaanin Mamsellissa otettiin käyttöön vuoden 2012 alussa yhteiselle x -asemalle sähköisesti tallennettava palaveriasialista/muistiopohja. Teemahaastatteluaineiston avulla saatiin tietoa Kajaanin Mamsellin vuoden 2012 organisaatiorakenteen toimivuuden onnistumisesta ja uudistettujen palaverikäytänteiden toimivuudesta. Tutkimustulosten mukaan organisaatiorakenneuudistus koettiin hyvänä ratkaisuna. Organisaatio mahdollistaa asiakassegmenttiajattelun pohjalta muodostettujen alueiden yhtenäisen ja ydintoiminnan, ateria- ja puhtaanapitopalvelujen, kehittymisen ja ketjuohjauksen. Uudistettujen palaverikäytänteiden avulla voidaan kehittää Kajaanin Mamsellin ydintoimintaa, siirtää strategia eri organisaation hierarkiatasoille ja tehostaa palaverikäytänteitä. Uuden organisaatiorakenteen ja palaverikäytänteiden toimivuutta tarkasteltiin kolmen kuukauden jälkeen muutoksen toteuttamisesta, joten muutoksen kokonaisvaikutuksia on hyvä tarkastella uudelleen yhden toimintavuoden kuluttua. Myös muutosprosessin onnistumista on hyvä arvioida. Palaverikäytänteet tulee ottaa osaksi Kajaanin Mamsellin viestintäsuunnitelmaa. Kajaanin Mamsellin vuosikellon ja palaverikalenterin pohjalta voidaan suunnitella alueiden vuositason toimintakello. Yhteisten palaverikäytänteiden pelisäännöistä sopiminen koko Kajaanin Mamsellin organisaation tasolla parantaa palavereiden toimivuutta ja tehokkuutta. Palavereiden arvioinnin avulla palavereita voidaan kehittää vielä toimivimmiksi.

The aim of the thesis was to develop a new organizational structure for Kajaanin Mamselli and necessary meeting protocols. The thesis described the development strategy of Kajaanin Mamselli as a background factor, organizational restructuring and development of gathering meeting protocols. The main research method used was action research. Other qualitative methods used were documentary analysis of the development group’s meeting memos, participant observation and focused interviews. Development of meeting protocols took place according to the plans in co-operation with other actors.

In the organizational restructuring of Kajaanin Mamselli, the organizational structure was changed, the power and accountability relations were examined and job titles of staff were standardized. Organizational restructuring was the starting point of the development of the meeting protocols. In the development of the meeting protocols an annual meeting calendar, schedules and contents of meetings for Kajaanin Mamselli were created. At the beginning of 2012 a common x-station electronic record agenda/ memo base was introduced in Kajaanin Mamselli.

The theme interview materials provided information of the organizational structure in 2012 and functionality of the revised meeting protocols at Kajaanin Mamselli. The results showed that the organizational restructuring was a good and workable solution. The organization enables development and chain management of catering and cleaning services based on customer segments. Restructured meeting protocols can be used to develop the core business, apply Kajaanin Mamselli’s strategy on different levels of the organization's hierarchy, and to enhance the meeting protocols.

The new organizational structure and operation of the new meeting protocols were examined three months after the implementation of the change, the overall effects of the change need to be reviewed after one year of operation. It is also important to estimate the success of the transformation process. New meeting protocols should be included as a part of Kajaanin Mamselli’s communication plan. New regional annual activities calendar can be planned based on Kajaani Mamselli’s annual plan and meeting calendar. The common practice in meeting protocols at Kajaanin Mamselli improves the functionality and efficiency of the meetings. By estimating the meetings even more functional meetings can be developed.