Opintosihteeritiimin tehtävien uudelleen organisointi Etelä-Savon ammattiopistossa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli Etelä-Savon ammattiopiston nuorten koulutuksen opintosihteeritiimin töiden uudelleen organisointi. Opinnäytetyön tavoitteena oli saada selville: Minkälaisia kehittämiskohteita on opintosihteeritiimissä ja miten yhteistyö ja yhteiset toimintatavat saadaan toimimaan sujuvasti. Teoreetti-nen viitekehys käsitteli tiimiä, asiantuntijuutta, yhteistyötä ja muutoksen vaikutuksia tiimiin ja sen jäse-niin. Tutkimusmenetelmänä käytettiin sekä kvalitatiivista että kvantitatiivista menetelmää. Tutkimuksen to-teutin kyselylomakkeen muodossa. Tutkimuksen toteutin teoreettisen viitekehyksen pohjalta muotoillul-la kyselylomakkeella. Kysymykset käsittelivät opintosihteereiden työtehtäviä, ajan käyttöä, tiimin sisäistä yhteistyötä ja vastuunjakoa sekä muutoksen vaikutuksia tiimin jäseniin. Kysymykset olivat monivalinta-kysymyksiä ja aihetta täydentäviä lisäkysymyksiä oli vapaasti kommentoitavassa muodossa. Tulokset analysoin tekstinä ja excel-ohjelmaa apuna käyttäen erilaisilla tuloksia selventävillä graafisilla kuvilla ja taulukoilla. Tutkimuksen tuloksena selvisi, että kehitettävää on erityisesti koko oppilaitoksen arviointikäytänteiden yhdenmukaistamisessa opintosihteereiden työn kannalta. Huomiota tulisi kiinnit-tää työn kuormittavuuteen ruuhkahuippuina sekä tiimin sisäisen yhteistyön lisäämiseen ja toimivan va-rallaolojärjestelmä toteuttamiseen. Tutkimus osoitti tiimin koostumuksen olevan ryhmätilanne- ja muu-tostilanneroolien osalta vailla luovia ja idearikkaita roolihenkilöitä. Roolitilanteet kuitenkin muuttuvat usein organisaation muutoksien mukana ja tulevaisuus voi tuoda enemmän luovuutta myös tämän tiimin jäseniin.

The purpose of this thesis was to evaluate the reorganisation of secretarial duties within Student Services Team at South Savo Vocational College. The aim was to find out the areas of development as well as types of developmental processes needed in the team, and the ways in which co-operation and common practices are shared and carried out in the future. The theoretical framework of this study focuses on the team, process expertise, co-operation and the effects of organisational changes on the members of the team. As a research method was used both qualitative and quantitative approaches. The research itself was conducted through a questionnaire. The themes that were addressed to (in the questionnaire) included; the various tasks that the study secretaries perform, time management, co-operation and sharing respon-sibilities within the team. The questions were both multiple choice questions and open-ended questions, where respondents were able to make further comments. The responses I analysed using an Excel spreadsheet, clarifying graphs and diagrams as well as a text. The results of this study indicate that further development is needed, specifically concerning the harmo-nization of school assessment practices, in order to facilitate the study secretaries’ work. Additionally, what should also be taken into consideration is the increased co-operation within Student Services Team, the increasing work load during busy times, and setting a rota for substitutes in motion. Furthermore, the research showed that, in terms of teamwork skills and team members’ adaptability to change, the Student Services Team is clearly in need of individuals who are (more) creative and have fresh, new ideas. Due to organisational change, the roles and tasks of the team members are, however, subject to change, and thus the future will possibly bring more creativity into our team.