Kokouspalveluprosessin kehittäminen eduskunnassa

Abstract

Tämä ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetyö on Suomen eduskunnalle tehty uudistamisperusteinen kehittämistyö. Työn tavoitteena oli kehittää ja uudistaa eduskunnan kokouspalveluprosessia auditoriotilaisuuksien järjestämisen osalta. Uudistetun palveluprosessin tavoitteeksi asetettiin tuloksekkaampi ja toimivampi toiminta, jonka avulla pystytään karsimaan turhat, lisäarvoa tuottamattomat vaiheet, poistamaan päällekkäinen työ ja selkeyttämään prosessia yleisesti. Julkisen sektorin työn tuottavuuden mittaamisen ongelmallisuuden vuoksi tässä opinnäytetyössä ei keskitytty tuottavuuteen eikä tehokkuuteen laskennallisesti. Tuottavuudesta ja tehokkuudesta puhuttaessa tarkoitettiin ilman erillistä mainintaa yleistä prosessin järkeistämistä ja tätä kautta saavutettavaa ajallista sekä käytettävyydellistä hyötyä eli tuloksellisuutta.

Opinnäytetyössä käytettiin useita laadullisia menetelmiä. Havaintojen ja esiolet-tamuksen tueksi aineistoa kerättiin myös tulevaisuudentutkimuksen postikortti-menetelmällä ja teemahaastatteluilla. Lisäksi käytettiin benchmarkkausta parhaaseen käytäntöön vertaamalla. Työn tekijällä oli työtä tehdessään lähes kahdeksan vuoden työkokemus eduskunnan kokouspalveluista niin toteutuksen kuin suunnittelunkin puolelta, ja hän hyödynsi kehittämistyössä omaa tietämystään kokouspalveluprosessista.

Palveluprosessia uudistettiin luomalla ehdotus uudesta kokous- ja kongressipalvelukeskuksesta, joka kokoaisi eduskunnassa kokouksen järjestämisessä tarvittavan osaamisen yhteen paikkaan. Kokous- ja kongressipalvelukeskus olisi informaatio-, palvelu- ja kontaktipiste, joka antaisi ammattitaitoista apua erilaisten tapahtumien suunnittelussa ja toteuttamisessa. Kokous- ja kongressipalvelukeskuksen tiimi hoitaisi käytännön järjestelyt tilaisuuden vaatimusten mukaisesti. Tiimiä voisi verrata ikään kuin yhdistetyksi kongressikeskukseksi ja kongressipalvelutoimistoksi.

Työssä annetaan suositukset palveluprosessiin siirtymisen edellytyksistä. Uusi kokouspalveluprosessi esitellään hallintotoimiston johdolle, joka tekee päätöksen prosessin käyttöönotosta.

This Master’s thesis is made for the parliament of Finland. It is a renewal-based thesis, which main purpose was to improve and reform meeting service process at the parliament, among auditorium events. Reformed meeting process’s aim was to be productive and functional. With help of the new meeting process it is possible to prune unnecessary phases, cut out overlapping work and clarify the process in general. It is difficult to measure work’s productivity among public sector. When mention productivity and efficiency in this thesis, it means rationalizing the process in general, not productivity and efficiency computationally.

There were plenty of qualitative methods used in this thesis. In addition to observation and pre-assumption, the material was collected with future research method, postcard, and theme interviews. Benchmarking was used as well. The writer of this thesis has had almost eight years working experience at the parliament of Finland. She has worked at meeting services as well as a planner and as a supplier, so she used her own knowledge while writing the thesis.

Service process was improved by creating a proposal of a new meeting and congress service centrum. This centrum would combine all the knowledge needed in meeting process to the same place. Meeting and congress service centrum would be an informational service and contact centrum, which would give professional help for organizing different kind of events. This centrum would do all the substance work needed in event organizing. You could see this centrum as combined congress centrum and professional congress organizer.

Proposals for conversion to a new process will be given in this thesis. New meeting process will be introduced to the management of administrative office and they will make the decision whether to take this new process in use or not.