Videoneuvottelut osana kestävää teknologiaa

Abstract

Tämän produktityyppisen opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella videoneuvotteluita ekotehokkaasta näkökulmasta. Tutkimuskysymys keskittyi pohtimaan sitä mikä tekee videoneuvotteluista ekotehokkaan vaihtoehdon. Tämän kysymyksen pohjalta suunniteltiin ja toteutettiin hyötylaskuri, joka vertailee keskenään videoneuvotteluiden ja perinteisten neuvotteluiden kuluja sekä CO2-päästöjä.

Aihe lähti liikkeelle Huomisen kokoushotelli-hankkeesta jossa työn toimeksiantaja, Cisco Systems Oy, oli yhteistyöyrityksenä. Kyseinen hanke perustettiin tutkimaan millaisia ovat fyysiset, virtuaaliset ja sosiaaliset tila- ja palvelukonseptit tulevaisuuden kokousratkaisuissa.

Hyötylaskuri on tarkoitettu Cisco Systems Oy:n ja yrityksen asiakkaiden käyttöön. Rakentelun apuna käytettiin aikaisemmin rakennettua laskuria, avoimia haastatteluita ja omaa henkilökohtaista koulutustaustaa. Opinnäytetyön ja sen tuotoksena syntyneen hyötylaskurin tarkoituksena oli luoda työväline, jolla lisätään käyttäjien tietoisuutta videoneuvotteluiden ja perinteisten neuvotteluiden kulu- ja päästöeroista.

Työn teoreettisessa osuudessa perustellaan kestävän kehityksen merkitys liiketoiminnalle, tutustutaan ekotehokkuuden käsitteeseen muutaman teorian avulla ja pohditaan videoneuvotteluita uutena innovatiivisena ratkaisuna kestävän kehityksen haasteisiin. Toiminnallisessa osuudessa kerrotaan hyötylaskurin suunnittelusta ja toteutuksesta sekä esitellään laskurin sisältö ja kuvaillaan sen käyttöä.

Lopputuloksesta kerättiin tietoa syöttämällä kahden Cisco Systems Oy:n työntekijän neljän päivän kokoustiedot hyötylaskuriin. Palautetta saatiin myös haastattelemalla Cisco Systems Oy:n kehityspäällikköä. Saadun palautteen sekä tutkimustulosten perusteella selvisi, että hyötylaskuri tuo uutta näkökulmaa kokoustamiseen niin työtekijöiden kuin työnjohdonkin puolesta ja on ratkaisuna erittäin ekotehokas.

The goal of this practice-based thesis was to view videoconferencing from an eco-efficient point of view. The investigative question focused on what made videoconferencing an eco-efficient option. Via this question, a calculator was planned and created, to compare the expenses and CO2 emissions between videoconferencing and traditional conferencing.

The topic was set decided on because of the "Huomisen kokoushotelli" project, together with Cisco Systems Oy, which also were the mandatory of the study. This project was initiated to study the physical, virtual and social concepts of space and service in future meeting solutions.

The calculator is meant for Cisco Systems Oy customer use. A previously built calculator, open interviews and the author’s own experiences were used to aid the building process. The purpose of the thesis and the resulted calculator was to create a tool, with which to increase user awareness of the expense and emission differences between videoconferencing and traditional conferencing.

In the theoretical section of the project the significance of sustainable development for business is explained. Also the concept of eco-efficiency is looked into via a few theories. Furthermore, videoconferences are considered a new innovative solution for the challenges of sustainable development. In the functional part, the planning and execution of the calculator are introduced, as well as the content and usage of it.

The benefits of the end product were evaluated by entering two of Cisco Systems employees’ four-day conference information into the calculator. A feedback from the outcome was also collected by interviewing the development director of Cisco Systems Oy. Based on the received feedback and research results the calculator brings new perspective into holding meetings from both the employee’s and the employer’s point of view. It is also a very eco-efficient solution.