Projektina perhetapahtuman suunnittelu ja toteutus Poroholman leirintäalueella

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli suunnitella ja toteuttaa onnistunut perhetapahtuma Poroholman leirintäalueelle 1.5.2012 eli vappupäivänä. Tapahtuma on suunniteltu ja toteutettu yhteistyönä opinnäytetyön tekijän ja Poroholman leirintäalueen henkilökunnan kanssa. Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä. Tämä tarkoittaa, että työssä yhdistyy teoreettinen osuus tapahtuman suunnittelusta ja projektityöskentelystä sekä kaikki käytännön työ ja sen raportointi. Työ toteutettiin, koska samankaltaista tapahtumaa ei ollut järjestetty Raumalla aiemmin. Ajankohdaksi valittiin vappupäivä, koska silloin perheillä on hyvin yhteistä aikaa. Työn tavoitteiksi määriteltiin onnistuneen perhetapahtuman suunnittelu ja toteutus. Leirintäalueelle toivottiin lisää perheitä vappupäivän asiakkaiksi, ja siksi tapahtumalle oli helppo määrittää kohderyhmä. Työssä painotettiin perheelle suunniteltua tapahtumaa ja ohjelma suunniteltiin perheystävälliseksi.

Työn alussa kerrottiin ensin tapahtuman suunnittelun ja järjestämisen teoriasta, jonka jälkeen tarkasteltiin järjestettävää tapahtumaa ja tapahtumapaikkaa. Teoriassa kerrottiin tapahtuman suunnittelun ja toteutuksen teoriaa strategisen ja operatiivisen kolmion avulla, johon yhdistettiin projektin suunnittelun ja toteutuksen teoria. Näistä teoriaosuuksista saatiin opinnäytetyölle selkeä runko. Kaikkea teoriaa peilattiin käytännön työhön. Työssä käytettiin myös kvalitatiivisia menetelmiä, eli havainnollistamista, haastattelua, kyselyä ja benchmarkingia. Näitä menetelmiä käytettiin tapahtuman kohderyhmän tarpeiden ja toiveiden selvittämiseen sekä käytännön toteuttamiseen.

Tapahtumasta saadun palautteen mukaan, työn tavoitteet saatiin täytettyä tapahtuman osalta. Tapahtuman osanottajamäärä ylitti odotukset, paikalla kävi arviolta yli tuhat osanottajaa, jonka vuoksi tapahtumassa olisi saanut olla enemmän työvoimaa. Työn suunnittelussa ja toteutuksessa tehtiin hyvää työtä, jonka tuloksena saatiin pidettyä onnistunut perhetapahtuma. Hyvää palautetta tuli tapahtuman ohjelmasta ja tapahtumapäivän valinnasta. Kehittämiskohteiksi paljastui tarkempi maininta tapahtuman keston ja ohjelman kellonajoista, sekä opastuskylttien parempi sijoittaminen. Työn ansiosta saatiin selville, että leirintäalueelle on kannattavaa järjestää vastaava tapahtuma myös uudelleen.