Tapahtumamarkkinointi maineen uudistajana

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää tapahtuman järjestämiseen kuuluvat osa-alueet ja toimia opastavana apuna tapahtumaa järjestävälle organisaatiolle sekä tarkastella kuinka tapahtumat voivat vaikuttaa organisaation maineeseen. Työn toimeksiantajana oli Keravan kaupunki, jonka tarkoituksena oli järjestää 2012 joulumarkkinat ensimmäistä kertaa Keravalla. Tämä opinnäytetyö on yksi osa joulumarkkinoiden suunnitteluvaihetta.

Työn teoreettinen viitekehys muodostui tapahtumamarkkinoinnin keskeisistä käsitteistä; miten tapahtuma järjestetään, kuinka tapahtumat muuntavat organisaation mainetta ja miten tapahtumia markkinoidaan. Teoreettisen viitekehyksen lopussa avattiin Keravan kaupungin joulumarkkinat – tapahtuma. Työssä käytiin ensin läpi tapahtuman järjestämisen vaiheet, suunnittelusta jälkimarkkinointiin. Markkinoinnissa kerrottiin mitä tapahtuman markkinointiin kuuluu ja miten se vaikuttaa organisaation maineeseen tai imagoon. Viimeisessä osassa pe-rehdyttiin Keravan joulumarkkinoihin ja selvitettiin muut lähipiirin samaan aikaan järjestettävät tapahtumat.

Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimusmenetelmänä opinnäytetyössä käytettiin teemahaastattelua. Opinnäytetyötä varten haastateltiin pieni määrä ennalta valittuja yrittäjiä, jotka olivat kiinnostuneita osallistumaan tapahtumaan. Teemahaastattelun kysymykset noudattavat Keravan kaupungin edustajien kanssa läpi käytyä runkoa.

Haastatteluista nousi esiin erilaisia toiveita ja kokemuksia. Haastatteluista kävi ilmi, että yrittäjät ovat olleet paljon mukana samankaltaisilla tapahtumilla. Heidän mielestään tapahtumien suunnittelu on usein jätetty puoliväliin, joka myös näkyy tapahtuman ilmapiirissä. Suurimpana toiveena yrittäjillä oli nimenomaan osallistua hyvin järjestettyyn tapahtumaan, jossa myytävä tavara vastaa tapahtuman teemaa. Yrittäjät haluavat yrityksensä ja brändinsä näkyvän tapahtumassa positiivisella tavalla ja he haluavat tapahtuman ilmapiirin huokuvan hyvää joulumieltä.

Keravan kaupunki käytti haastatteluista nousseita ideoita hyväksi tapahtuman myöhemmässä suunnittelussa. He käyttivät hyödyksi myös opinnäytetyöni teoriaosuutta tapahtuman suunnittelussa. Teoriaosuudesta on myös hyötyä muille tapahtumaa suunnitteleville organisaatioille.

Event Marketing as a Reformer of Reputation

The aim of this Bachelor’s thesis was to examine the essential parts of organizing an event, to create a guide to help organizations arrange events and to look at how events can affect an organization´s reputation. This task was an assignment given by the city of Kerava, which will organize a Christmas fair in 2012 for the first time in the city. This thesis is a part of the planning phase of the Christmas fair.

The theoretical framework consists of the concepts of event marketing. How events are orga-nized, how events can transform the organization´s reputation and how events are marketed. Kerava´s Christmas fair will be looked through more closely at the end of the theoretical framework of this thesis. The work starts with the stages of organizing an event from planning and continues to the evaluation of an event. The marketing part in this thesis will delve into areas such as what is included in marketing of an event and how that affects the reputation or image of an organization. The final section of this study focuses on the Christmas event in Kerava and on other similar events organized during the same time as Kerava´s event in close the area.

This thesis was carried out as a qualitative study and the research method as theme interviews. Few pre-selected entrepreneurs, who were interested in participating in the event in Kerava, were interviewed for this thesis. The questions of this interview adhere to the base of the interview made with the help of Kerava’s city’s representatives.

The interviews showed that the entrepreneurs have taken part in many similar events before. They felt that in many cases the planning phase of events were not sufficient. Bad planning could be sensed in the atmosphere of an event. The entrepreneurs stressed that they want to take part in well organized event. The interviews revealed that entrepreneurs want their organization to receive positive exposure from the event and they want the event to have a good atmosphere.

The city of Kerava can utilize ideas that came up from the interviews in the later phase of planning the event. They can also benefit from the theoretical framework while planning Christmas fair or other events. The theoretical framework can also be useful for other organizations.