Prosessien kehittämisen avulla onneen : Työkalu pienelle palveluyritykselle

Abstract

Varsinkin pienten yritysten suorittamat liiketoimintaan liittyvät prosessit ovat usein dokumentoimattomia tapahtumaketjuja. Prosessien merkitys liiketoiminnan onnistumisen kannalta ymmärretään, mutta aika ja resurssit eivät riitä prosessien dokumentointiin, arviointiin ja mahdolliseen kehittämiseen. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli vastata tarpeeseen löytää työkalu, jolla prosessien dokumentointi, arviointi ja kehittäminen on mahdollista. Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää ja tutkimuksessa oli tapaustutkimuksen piirteitä. Tutkimuksen aikana sovellettiin olemassa olevia prosessien kehittämisen työkaluja, kuten sisäistä benchmarkingia.

Opinnäytetyön toimeksiantaja Kalevala Spirit Oy Ltd tarjosi mahdollisuuden tarkastella yrityksen Suomalaisissa Joulukylissä suorittamia prosesseja ja valita käytössä olevista prosesseista tutkimuksen kannalta sopivin. Tutkimuksessa päädyttiin käyttämään esimerkkinä glögin toimittajista loppuasiakkaisiin johtavaa toimintojen ketjua, jota kutsutaan tässä työssä nimellä glögiprosessi.

Ongelmaksi muodostui valmiiden prosessienkehittämismallien ja työkalujen riittämättömyys vastata esitettyyn tarpeeseen olematta kuitenkaan liian raskaita pienen yrityksen käytettäväksi. Tutkimuksen tuloksena päädyttiin kokonaan uuteen prosessien dokumentoinnin, arvioimisen ja kehittämisen työkaluun aikaisempien löydettyjen mallien pohjalta. Uusi työkalu on yhdistelmä aikaisemmista malleista, mutta rakenteeltaan kevyempi, kuin olemassa olevat mallit. Uusi työkalu mahdollistaa yrityksen prosessien ja aliprosessien tunnistamisen, dokumentoinnin, arvioinnin ja kehittämisen selkeiden kaavioiden ja taulukoiden avulla.

Uuden työkalun käyttöönotto yrityksen prosessien dokumentoinnin, arvioinnin ja kehittämisen malliksi paljastaa käytännössä työkalun soveltuvuuden yrityksen tarpeisiin. Käytännön testauksen perusteella työkalun jatkokehittäminen voi olla tarpeellista. Jatkossa työkaluun on mahdollista kehittää valmiita kaavio- ja taulukkomalleja helpottamaan työkalun käyttöä.

Business processes carried out by companies are often undocumented chains of events. This is typical especially for small businesses. The importance of success of these processes is understood, but time and resources of small businesses are often not sufficient for documenting, evaluating and developing these processes. The objective of this thesis was to respond to the need to find a tool for documenting, evaluating and developing of processes.

This thesis was conducted with qualitative research method and it includes features of a case study. Existing process development tools, such as internal benchmarking, were used as a reference point for the thesis.

The research demonstrated inadequacy of existing process development models and tools and showed a need for a new process development tool suitable for small businesses. The new process development tool is based on old models and tools, but is still easy to use and comprehensive enough to answer the need for a tool which can be used to document, evaluate and develop business processes in small businesses.

Deployment of this new tool for business process documentation, evaluation and development in the case enterprise can reveal a need for further development of the tool created in this thesis. In the future, it is possible to develop ready-made chart- and table models to facilitate the use of the presented tool.