Arkistosuunnitelman ja arkistoinnin kehittäminen kiinteistöosakeyhtiölle

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on arkistointi ja sen kehittäminen. Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia eräälle kiinteistöosakeyhtiölle arkistosuunnitelma sekä löytää mahdollisia kehittämisehdotuksia arkistointiin liittyen.

Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tapaustutkimuksena. Tietoperusta koostui arkistoinnin ja asiakirjahallinnon yleisestä teoriasta, niihin liittyvistä käsitteistä, sekä keskeisimmästä aihetta koskevasta lainsäädännöstä (arkistolaki, osakeyhtiölaki ja kirjanpitolaki). Opinnäytetyön toiminnallisessa osassa kartoitettiin toimeksiantajan arkistoinnin nykytilannetta ja kehittämistarpeita haastatteluiden avulla. Haastatteluaineistosta kerätyt tulokset muodostivat perustan kehittämisideoille.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi excel-muotoinen arkistosuunnitelma. Siihen koottiin tiedot asiakirjojen lakiin perustuvista säilytysajoista ja mahdollisista säilytysmuodoista, näitä säätelevistä lainkohdista, sekä Liikearkistoyhdistys ry:n suositukset säilytysajoista.

Toimeksiantajan on mahdollista hyödyntää tätä opinnäytetyötä esimerkiksi arkistotoiminnan perehdyttämiseen sekä kehittäessään edelleen asiakirjahallintaa ja arkistointia. Lisäksi opinnäytetyö voi toimia pohjana harkittaessa sähköisen asiakirjahallintajärjestelmän hankkimista ja käyttöönottoa.

The topic of this thesis is the development of archiving. The purpose of the thesis was to create an archive management plan for a real estate company and find possible development ideas for its archiving-related tasks.

This thesis was implemented as a qualitative case-study. The theoretical foundation consists of general theory of archiving and record management, central terms and definitions and relevant legislation (Archives Act, Finnish Companies Act, Accounting Act). In the empirical part of the thesis client´s current archiving processes and the need for their development were studied through interviews. Results gathered from the interviews were used as a basis for the development ideas.

The result of the thesis was an archiving plan executed as an excel-spreadsheet. The archiving plan consists of archiving times of documents as mandated by legislation, possible restrictions on the archiving mediums with the relevant legislation and archival recommendations of the Finnish Business Archive Association.

The client can utilize this thesis for example as an introductory material to archiving processes and for further development of their archiving and records management. The thesis can also be utilized in the selection and introduction of a computer-based records management system.