Käyttäjälähtöinen tilannehuone : Käyttäjätarpeita vastaavan tilannehuoneen kehittäminen palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntäen

Abstract

Lähtökohtana opinnäytetyölle oli havainto, että toimeksiantajan projektit eivät etene toivotulla tavalla. Tavoitteena oli selvittää, minkälaisia haasteita toimeksiantajan työntekijöillä on projektitoimintaan liittyen ja minkälainen tilannehuoneen toimintamalli parhaiten tukee yksikön projektinhallintaa. Luodun mallin mukainen tilannehuone myös toteutettiin käytännössä. Opinnäytetyö on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä syventävän työharjoittelun aikana. Opinnäytetyön toimeksiantaja on salainen, joten työssä ei tuoda ilmi organisaatiota, jossa opinnäytetyö on toteutettu.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa avataan palvelumuotoilun keskeisiä käsitteitä ja tarkastellaan tilannehuone-toimintamallin taustaa, käyttämistä sekä potentiaalisia hyötyjä ja haasteita.

Työssä hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä tiedon keräämisessä ja kerätyn tiedon analysoinnissa. Tutkimusmenetelmiksi valittiin benchmarking, haastattelut, kyselytutkimus, työpaja sekä käyttäjätestaus. Tutkimustuloksia analysoitiin samankaltaisuuskaaviolla. Analyysin perusteella selvisi, että työntekijät tarvitsevat tukea erityisesti projektien tilanteen seurantaan sekä työyhteisön sisäiseen viestintään. Haasteet liittyivät erityisesti projektin kannalta tärkeän tiedon hajanaisuuteen, projekteissa tarvittavan tuen löytämiseen sekä yhteiskehittämisen järjestämiseen. Havaittujen ongelmien pohjalta määriteltiin suunnitteluohjurit, jotka puolestaan toimivat lähtökohtana tilannehuoneen käytännön toteutukselle. Tämän jälkeen käyttäjätestauksella tutkittiin toteutetun mallin toimivuutta ja kerättiin käyttäjiltä ideoita jatkokehitystä ajatellen. Näin saatiin entisestään tarkennettua käyttäjien tarpeita tilannehuoneen käyttöön liittyen.

Kehitetty toiminnallinen malli koostuu kolmesta pääkomponentista: visuaaliset elementit, tarvikkeet ja toimintaohjeet. Visuaaliset elementit luotiin tukemaan tiedon tehokasta jakamista, tarvikkeet valittiin tukemaan tilannehuoneessa tapahtuvaa työskentelyä ja toimintaohjeet luotiin käyttötarkoituksen, tavoitteiden ja toimintamallien ymmärtämiseksi. Tutkimuksen tulosten perusteella voidaan todeta, että kehitetty toiminnallinen malli vastaa käyttäjien tarpeisiin halutulla tavalla. Toimeksiantaja voi hyödyntää tämän opinnäytetyön tuloksia mallin jatkokehityksessä.