Guidelines for Planning and Implementing Innovation Camps

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on luoda Open Innovation Camp -nimisen innovointitapahtuman suunnittelun ja järjestämisen tueksi käytännön ohjekirja, playbook. Open Innovation Camp konsepti on uusi menetelmä monitahoisten ongelmien ratkaisemiseen yhteiskehittämistä hyödyntävien innovaatioiden avulla. Se on avoin innovaatiotapahtuma erilaisille sidosryhmille, ja sen tarkoituksena on yhdessä luoda ideoita, määritellä käsitteitä ja vahvistaa ratkaisuja. Kehittämistehtävänä oli kehittää interaktiivinen online-ohjekirja, jota voidaan käyttää Open Innovation Camp -innovaatioleirien suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin osana suuria projekteja. Projektin runkona käytettiin palvelumuotoilusta tuttua tuplatimanttimenetelmää, jossa havaitseminen, määrittely, kehittäminen ja toteutusvaihe vievät projektia eteenpäin. Playbookin suunnittelua varten tietoa kerättiin Open Innovation Camp -konseptin kehittäjiltä sekä ensimmäisessä Open Innovation Camp -tapahtumassa olleilta fasilitaattoreilta. Tiedonkeruussa käytettiin puolistrukturoitua teemahaastat-telua.

Tässä opinnäytetyössä kuvataan prosessi, jonka tuotoksena syntyi selkeä ja yksityiskohtainen 63-sivuinen ohjekirja nimeltään Open Innovation Camp (OIC) Playbook - How to solve wicked prob-lems with open co-innovation - Organiser’s hands-on guide, johon kuuluu lisäksi 30 erillistä liitetiedostoa ja joka on tarkoitettu käytettäväksi Open Innovation Camp -tapahtuman järjestämisen tukena. Playbookin muodoksi kehittyi täytettävä pdf-muotoinen ohjekirja, jossa on linkkejä tiedoston sisällä, sekä ulkopuolella verkossa oleviin sisältöihin. Liitetiedostot ovat avattavissa verkkotiedostoina tai ladattavissa zip-kansiona omalle koneelle ja muokattavissa omiin tarpeisiin sopiviksi. Playbook helpottaa ja nopeuttaa OIC-tapahtuman järjestämistä, sillä siitä saa kaiken oleellisen tiedon tapahtuman luonteesta, metodologiasta sekä tarkoituksesta, ja lisäksi se tarjoaa valmiit tiedostopohjat monenlaisille asiakirjoille, ohjeille, lomakkeille, muistilistoille ja yhteiskehittämisen työkaluille.

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Laurea ammattikorkeakoulun (Laurea) CIRC4Life -hanke, joka on osa Euroopan komission Horizon 2020 ohjelmaa. CIRC4Life pyrkii edistämään kiertotaloutta sekä yritysten voimavarana että sitouttamaan kuluttajia aktiiviseksi osaksi kiertotaloutta. Opinnäytetyön myötä syntynyttä playbookia on tarkoitus hyödyntää uusien vastaavien innovointitapahtumien järjestämisessä sekä Laurean toimesta, että palveluna, jolla Laurea voi tarjota ohjausta ja konsultoinita Open Innovation Camp -tapahtuman ammattilaisena ja liittää playbookin osaksi tarjottavaa palvelua.

Open Innovation Camp -tapahtuma ja siihen liittyvä kehittämisprosessi on laaja kokonaisuus, jonka järjestäminen vaatii paljon suunnittelua ja työtä. Open Innovation Camp (OIC) Playbook vähentää suunnitteluun ja toteutukseen käytettävää työtä merkittävästi, joten se on tarpeellinen ja odotettu apuväline. Jatkokehittelyssä verkkosivuna ja mobiilisovelluksena toteutettava playbook saattaisi tehdä järjestämisestä vielä tehokkaampaa ja helpompaa. Opinnäytetyön aikana päädyttiin kuitenkin luomaan pdf-muotoinen playbook liitteineen, sillä tässä projektissa tärkeintä oli playbookin sisällön luominen ja kokoaminen sekä järjestäminen helposti käytettävään muotoon.

The purpose of this thesis was to create a practical instruction manual, a playbook, to help plan and organise innovation events called the Open Innovation Camp. The Open Innovation Camp concept is a novel method for solving complex problems through co-creating innovations. It is an open innovation event for different stakeholders and aims to work together to create ideas, define concepts and validate solutions. The development task was to develop an interactive online handbook that can be used to design, implement and evaluate Open Innovation Camps as part of major projects. The backbone of the project was the double diamond method known from service design, in which the defining, definition, development and implementation phase take the project forward. For the design of the Playbook, information was collected from the developers of the Open Innovation Camp concept and the facilitators involved in the first Open Innovation Camp event. A semi-structured thematic interview was used in the data collection.

This thesis describes the process that resulted in a clear and detailed 63-page manual called Open Innovation Camp (OIC) Playbook - How to solve wicked problems with open co-innovation - Organiser's hands-on guide, which also includes 30 separate attachments and is intended to be used to support the organisation of the Open Innovation Camp. The Playbook format became a fillable pdf manual with links inside the file and to online content. Attachments can be opened as network files or downloaded as a zip folder on user’s own computer and customised to suit needs. The playbook makes organising an OIC event easier and faster by providing all the essential information about the nature, methodology and purpose of the event, as well as providing ready-made file templates for a wide range of documents, instructions, forms, checklists and co-creation tools.

The thesis was commissioned by the Laurea University of Applied Sciences’ (Laurea) CIRC4Life project, which is part of the European Commission's Horizon 2020 program. CIRC4Life aims to promote the circular economy both as a resource for companies and to engage consumers as an active part of the circular economy. The purpose of the playbook created by the thesis is to be used in organising new similar innovation events both by Laurea itself and as a service by which Laurea can provide guidance as a professional in organising Open Innovation Camp events and integrate the playbook into the offered service.

The Open Innovation Camp and the related development process is a large entity that requires a lot of planning and work to organise. The Open Innovation Camp (OIC) Playbook significantly reduces the work involved in design and implementation, making it a necessary tool. In future development a playbook implemented as a website and mobile application could make organising even more efficient and easier. During this thesis, however, it was decided to create a playbook with attachments in pdf format, as the most important thing in this project was to create and compile the content of the playbook and organise it into an easy-to-use format.