Sidosryhmäviestinnän haasteet isossa organisaatiossa

Abstract

TIIVISTELMÄ

Koivisto, Hanna. Sidosryhmäviestinnän haasteet isossa organisaatiossa. Turku, syksy 2009, 60s.

Diakonia-ammattikorkeakoulu, Turun toimipaikka, Viestinnän koulutusohjelma, me-dianomi (AMK).

Opinnäytetyöni käsittelee isojen organisaatioiden viestintää. Tarkoituksena oli selvittää, mitä haasteita isolla organisaatiolla on suhteessa eri sidosryhmiin, miksi organisaation ja sidosryhmien väliset suhteet ovat korvaamattoman tärkeitä sekä mikä ylipäätään on sidosryhmien merkitys isojen organisaatioiden viestinnässä.

Opinnäytetyöhöni on valittu kolme erilaista suurta esimerkkiorganisaatiota (Salon kaupunki, Kesko Lounais-Suomen aluekeskus sekä Salon Osuuspankki), joiden viestintään olen tutustunut henkilökohtaisesti jo työharjoittelujeni aikana. Tämän lisäksi tietoja on hankittu tekemällä kunkin organisaation viestinnästä vastaavalle henkilölle teemahaastattelu. Koska isojen organisaatioiden sidosryhmäviestinnän ongelmakohtia ei ole ennen juurikaan tutkittu, aineistona on käytetty laajasti alan kirjallisuutta, jota on sovellettu tutkimusasetelman mukaan. Peilasin haastateltavieni vastauksia myös Helsingin yliopiston viestinnän laitoksen professori Leif Åbergin kehittelemään fasettiteoriaan, koska koin sen täydentävän saamiani vastauksia. Tutkimus on empiirinen, eikä siihen sisälly erillistä tuoteosaa.

Haastateltavien vastauksista kävi selkeästi ilmi, että sidosryhmät koetaan organisaatioille äärimmäisen tärkeiksi, sillä ilman niitä yhteisön toiminta olisi lähes mahdotonta. Toimiakseen täydellä teholla organisaation täytyy luoda hyvät suhteet ja kontaktit eri sidosryhmiin. Opinnäytetyöni osoittaa myös, että niin organisaation kuin viestinnän kohteen tulee saada suhteesta jotain, jotta kummallakin osapuolella on motivaatio ylläpitää suhdetta. Suhteen ylläpidosta vastuu on silti organisaatiolla.

Isolla organisaatiolla tuntui tutkimuksessa esille tulleiden vastausten valossa olevan paljon haasteita viestinnässään. Suurimmat haasteet haastateltavien mukaan ilmenevät sidosryhmälistojen laatimisessa, tiedonkulussa, käytössä olevien resurssien pienuudessa sekä yhtenäisen kuvan antamisessa ulospäin.

Tutkielmasta selviää myös, että vielä on olemassa työyhteisöjä, joissa ei tiedosteta viestinnän merkitystä. Silloin keskitytään liikaa muuhun, esimerkiksi liiketoimintaan tai myyntityöhön, jolloin viestintä jää liian vähälle huomiolle. Ilman suunnitelmallista ja hyvin hoidettua viestintää organisaatiolta jää iso osa resursseista hyödyntämättä. Siihen ei luulisi millään yhteisöllä olevan varaa.

Avainsanat: empiirinen tutkimus, organisaatioviestintä, sidosryhmät, sidosryhmävies-tintä, suhdetoiminta, tiedottajat.

ABSTRACT

Koivisto, Hanna. Challenges of stakeholder communication in a large organization. Turku, fall 2009, 60 pages.

Diaconia University of Applied Sciences, Turku unit, Degree Programme in communication and Media.

The thesis discusses communication in large organizations. The purpose of the study is to find out what kind of challenges a large organization has concerning different kinds of stakeholders and why the relationships between them are so essential and important. Also the meaning of stakeholders to the communication in large organizations is discussed here.

I have personally become familiar with the communication ways of the three example organizations that are selected to this work (the City of Salo, Kesko Southwestern Finland and Salon Osuuspankki) during practical training. Additional information has been collected by conducting theme interviews with people in charge of communication in each organization mentioned above. Due to the lack of research done with the problems within stakeholder communication, the material used in this work is a wide range of literature in the communications field that has been adjusted to the research frame. The responses from the interviewed people are being reflected to the facet theory of communications developed by Leif Åberg from the Department of Communication in Helsinki University because they seem to complete the answers. The study is empirical and does not include a separate productive part of the final thesis.

According to the answers of the interviewees it is very clear that the stakeholders are regarded as extremely important to the organizations because without them a society could hardly function. In order to function extremely efficiently the organization needs to create good relations and contacts with different stakeholders. The thesis work also shows that the organization as well as the target of the communication must get something out of the relationship so that both sides have the motivation to maintain it. The organization still remains responsible for keeping up the relationship.

A large organization seems to have many challenges in their communication based on the research results. According the interviewees the biggest challenges appear to be writing the stakeholder list, information flow, limited resources and giving out a united image.

The thesis work also concludes that even still work communities, where the significance of communication is not recognized, exists. In those cases the concentration is focused on something else, for example business operations or sales work and communication receives less attention. Without systematically planned and well maintained communication the organization will have a huge part of its resources unexploited and that is something no society is expected to afford.

Keywords: Empirical research, organizational communications, stakeholders, stake¬holder communication, public relations, information officers.