Yritys X:n ostolaskuprosessin sähköistäminen

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään Yritys X:n projektia ostolaskujen vastaanoton sekä hy-väksymiskierron sähköistämisestä. Tavoitteena on kuvata projekti kokonaisuudessaan sekä esittää projektin hyödyt toimeksiantajayritykselle. Opinnäytetyö toteutetaan toiminnallisena opinnäytetyönä ja sen produktina tuotetaan prosessikaaviot projektin lähtötilanteesta ja yri-tyksen uudesta sähköisestä ostolaskuprosessista sekä ohjeet ostolaskujen tarkastajille.

Teoriaosuudessa käsitellään ensin ostolaskuprosessia yleisesti ja esitellään perinteinen se-kä sähköinen ostolaskuprosessi sekä näiden eroavaisuudet. Seuraavaksi käsitellään osto-laskujen erilaisia vastaanottotapoja sekä ostotilaukseen perustuvien ostolaskujen käsittelyä. Omien pääotsikoidensa alla käydään läpi ostolaskujen hyväksymiskiertoa sekä automaatiota ja robotiikkaa taloushallinnossa.

Opinnäytetyön empiirinen osuus alkaa Yritys X:n projektin lähtötilanteen selvittämisellä ja se sisältää yhden produktin osan, projektin lähtötilannetta kuvaavan prosessikaavion. Seuraa-vaksi avataan projektin tavoitteita tarkemmin, jonka jälkeen projektin eri vaiheet käydään kronologisessa järjestyksessä läpi. Produkteja esitellään erillisen alaotsikon alla, josta löytyy yrityksen uuden sähköisen ostolaskuprosessin prosessikaavio. Ohjeet ostolaskujen tarkasta-jille löytyvät opinnäytetyön liitteistä.

Johtopäätöksinä voidaan todeta, että sekä opinnäytetyön että yrityksen projektille asettamat tavoitteet täyttyivät. Prosessissa on kuitenkin edelleen yrityksestä riippumattomia ongelmia. Kehitysehdotuksena yrityksen kannattaa nyt keskittyä tehostamaan ja yhtenäistämään Balti-an sivuliikkeittensä taloushallinnon prosesseja, koska yrityksen omista prosesseista lähes kaikki on nyt sähköistetty samaan aikaan käynnistettyjen muiden projektien ansiosta ja kos-ka käytössä oleva toiminnanohjausjärjestelmä aiheuttaa esimerkiksi robotiikalle ja automati-soinnille tiettyjä rajoitteita.