Sähköisen matka- ja kululaskujärjestelmän tuomat hyödyt Yritys X:lle
Honkanen, Marianne (2021)
Honkanen, Marianne
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052711715
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052711715
Tiivistelmä
Opinnäytetyön julkisesta versiosta on poistettu luottamuksellinen aineisto.
Yritys X keskittyy rakennustuotteisiin ja -materiaaleihin, liimoihin sekä teollisuuskemikaaleihin. Suomessa yhtiö työllistää 50 henkilöä. Luottamuksellinen aineisto on poistettu.
Tämän opinnäytetyön päätavoitteena on selvittää, millaisia hyötyjä sähköisestä matka- ja kululaskuprosessista on. Hyötyjä tarkastellaan erityisesti työajan sekä kustannusten näkö-kulmista. Hyötyjen mittaamiseksi työssä on käytetty vertailukohteena manuaalista Excel-prosessia, joka oli käytössä toimeksiantoyrityksessä ennen kuin sähköinen M2 matka- ja kululaskujärjestelmä otettiin käyttöön. Lisäksi työssä tutkitaan käyttäjäkokemusta ja käytettävyyttä. Tutkimusta on rajattu siten, että tarkastelun kohteena on pelkästään matka- ja kululaskuprosessi, eikä tutkimus ulotu muihin toimeksiantajayrityksen taloushallinnon prosesseihin.
Työ toteutettiin 18.1-14.5.2021 ajanjakson aikana. Työn teoreettisessa viitekehyksessä perehdytään sähköisen taloushallinnon hyötyihin sekä matka- ja kululaskuprosesseihin. Lisäksi teoriaosuudessa luodaan katsaus M2 järjestelmään sekä tarkastellaan käyttäjäkokemusta ja käytettävyyttä. Työ on toteutettu laadullisena tapaustutkimuksena. Harkinnanvaraiseen näytteeseen valittiin mukaan yhteensä 20 kohdeyrityksen työntekijää. Aineistonkeruumenetelmänä on käytetty aineistotriangulaatiota, jolloin aineisto koostuu erilaisista aineistoista. Aineistona käytetään lomakehaastatteluita sekä toimeksiantajan lähettämiä sähköposteja (valmis aineisto). Analyysimenetelmänä on hyödynnetty analyysimenetelmä triangulaatiota. Aineisto on analysoitu sekä laadullisilla että määrällisillä menetelmillä.
Tutkimustulokset osoittivat, että sähköinen matka- ja kululaskujärjestelmä M2 on tuottanut hyötyjä toimeksiantajayritykselle. Kyseisen järjestelmän myötä yrityksessä on säästynyt yhteensä 577 työtuntia vuodessa ja lisäksi järjestelmä on synnyttänyt merkittäviä kustannussäästöjä yritykselle. Lisäksi M2 järjestelmän myötä tutkimuksen kohteena olevien henkilöiden käyttäjäkokemus on muuttunut myönteisemmäksi. Tulokset myös kertoivat, että M2 järjestelmän käyttäjäkokemusta voidaan edelleen kehittää paremmaksi, koska tutkimuksen kautta nousi esille useita kehitysideoita liittyen M2 järjestelmän käyttäjäkokemukseen ja käytettävyyteen.
Yritys X keskittyy rakennustuotteisiin ja -materiaaleihin, liimoihin sekä teollisuuskemikaaleihin. Suomessa yhtiö työllistää 50 henkilöä. Luottamuksellinen aineisto on poistettu.
Tämän opinnäytetyön päätavoitteena on selvittää, millaisia hyötyjä sähköisestä matka- ja kululaskuprosessista on. Hyötyjä tarkastellaan erityisesti työajan sekä kustannusten näkö-kulmista. Hyötyjen mittaamiseksi työssä on käytetty vertailukohteena manuaalista Excel-prosessia, joka oli käytössä toimeksiantoyrityksessä ennen kuin sähköinen M2 matka- ja kululaskujärjestelmä otettiin käyttöön. Lisäksi työssä tutkitaan käyttäjäkokemusta ja käytettävyyttä. Tutkimusta on rajattu siten, että tarkastelun kohteena on pelkästään matka- ja kululaskuprosessi, eikä tutkimus ulotu muihin toimeksiantajayrityksen taloushallinnon prosesseihin.
Työ toteutettiin 18.1-14.5.2021 ajanjakson aikana. Työn teoreettisessa viitekehyksessä perehdytään sähköisen taloushallinnon hyötyihin sekä matka- ja kululaskuprosesseihin. Lisäksi teoriaosuudessa luodaan katsaus M2 järjestelmään sekä tarkastellaan käyttäjäkokemusta ja käytettävyyttä. Työ on toteutettu laadullisena tapaustutkimuksena. Harkinnanvaraiseen näytteeseen valittiin mukaan yhteensä 20 kohdeyrityksen työntekijää. Aineistonkeruumenetelmänä on käytetty aineistotriangulaatiota, jolloin aineisto koostuu erilaisista aineistoista. Aineistona käytetään lomakehaastatteluita sekä toimeksiantajan lähettämiä sähköposteja (valmis aineisto). Analyysimenetelmänä on hyödynnetty analyysimenetelmä triangulaatiota. Aineisto on analysoitu sekä laadullisilla että määrällisillä menetelmillä.
Tutkimustulokset osoittivat, että sähköinen matka- ja kululaskujärjestelmä M2 on tuottanut hyötyjä toimeksiantajayritykselle. Kyseisen järjestelmän myötä yrityksessä on säästynyt yhteensä 577 työtuntia vuodessa ja lisäksi järjestelmä on synnyttänyt merkittäviä kustannussäästöjä yritykselle. Lisäksi M2 järjestelmän myötä tutkimuksen kohteena olevien henkilöiden käyttäjäkokemus on muuttunut myönteisemmäksi. Tulokset myös kertoivat, että M2 järjestelmän käyttäjäkokemusta voidaan edelleen kehittää paremmaksi, koska tutkimuksen kautta nousi esille useita kehitysideoita liittyen M2 järjestelmän käyttäjäkokemukseen ja käytettävyyteen.