Huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto ja muutosjohtaminen asiakasrajapinnassa
Koivula, Susanna (2021)
Koivula, Susanna
2021
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021053112774
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021053112774
Tiivistelmä
Suomessa ollaan siirtymässä paperisten osakekirjojen maailmasta sähköiseen rekisteriin. Vuoden 2019 alusta otettiin käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä. Järjestelmään kootaan vähitellen tiedot taloyhtiöistä, osakehuoneistoista, niiden omistajista ja panttauksista sekä rajoitusmerkinnöistä. Lain huoneistotietojärjestelmästä 1328/2018 mukaan huoneistotietojärjestelmän tarkoituksena on toteuttaa paperisista osakekirjoista luopuminen ja luoda vaihdantaa, omistusta ja vakuuskäytäntöä palveleva, luotettava kirjaamisjärjestelmä. Maanmittauslaitos ylläpitää sekä kehittää tätä rekisteriä.
Uudet 1.1.2019 ja tämän jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt tulevat automaattisesti huoneistotietojärjestelmään. Vanhat asunto-osakeyhtiöt, eli ennen 1.1.2019 perustetut, joutuvat siirtämään osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään viimeistään vuoden 2023 lopussa. Osakehuoneiston omistajan täytyy hakea omistusoikeuden rekisteröintiä kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta, samalla myös paperinen osakekirja mitätöidään Maanmittauslaitoksella. Mikäli osakehuoneisto myydään osakeluettelon siirron jälkeen ensimmäistä kertaa, on omistus tässä vaiheessa rekisteröitävä kahdessa kuukaudessa kauppakirjan allekirjoituksesta tai omistusoikeuden siirtymisestä. Hakemusmäärät tulevat nousemaan lähivuosina, kun osakeluettelon siirron määräaika, vuoden 2023 loppu, lähenee. Sähköistä hakemusrajapintaa ei vielä ole, mutta sellainen on tulossa.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli käsitellä pankkien lähettämiä omistuksen- ja panttauksen rekisteröintihakemuksia Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään sekä toteuttaa nykytilanteen parannusta todettuihin ongelmakohtiin konkreettisilla toimilla. Lisäksi tavoitteena oli luoda kehitysehdotuksia tulevan sähköisen hakemusrajapinnan käyttöönotolle, asiakkuustyölle sekä kehittämiselle. Opinnäytetyössä teoriana käytetään muutosjohtamista, tuotekehitystä sekä palvelumuotoilua poikkitieteellisesti hyödyntäen. Työ toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistehtävänä. Tutkimusstrategiana oli konstruktiivinen tutkimus.
Opinnäytetyön tuotoksena esitellään konkreettiset parannusehdotukset muun muassa hakemuslomakkeisiin. Lisäksi pankkiryhmistä luotiin asiakasprofiilit helpottamaan tulevaa asiakkuustyötä tulevan sähköisen rajapinnan käyttöönotossa. Asiakkuustyötä sekä palveluiden kehittämistä varten ehdotettiin yhteiskehittämistä asiakkaiden kanssa sekä asiantuntijaryhmän perustamista. Yhdessä kehittäminen johtaa parempaan käyttöönottokokemukseen ja asiakastyytyväisyyteen. Yhtenä huomiona nostettiin esille se, että Maanmittauslaitoksen kannattaa ottaa huomioon pankkiryhmien erilaiset toimintatavat ja asiakasprofiilit osana asiakkuustyötä. Muutosjohtamisen avulla asiakkaiden sitouttaminen sähköisen rajapinnan käyttöönotossa tuo yhteisen päämäärän, jota kohti edetä. Maanmittauslaitos voi halutessaan hyödyntää asiakkuustyölle tehtyjä kehitysehdotuksia kuten myös pohtia palvelupyyntöjärjestelmän tietosisällön laajemman hyödyntämisen mahdollisuuksia tulevaisuudessa.
Uudet 1.1.2019 ja tämän jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt tulevat automaattisesti huoneistotietojärjestelmään. Vanhat asunto-osakeyhtiöt, eli ennen 1.1.2019 perustetut, joutuvat siirtämään osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään viimeistään vuoden 2023 lopussa. Osakehuoneiston omistajan täytyy hakea omistusoikeuden rekisteröintiä kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta, samalla myös paperinen osakekirja mitätöidään Maanmittauslaitoksella. Mikäli osakehuoneisto myydään osakeluettelon siirron jälkeen ensimmäistä kertaa, on omistus tässä vaiheessa rekisteröitävä kahdessa kuukaudessa kauppakirjan allekirjoituksesta tai omistusoikeuden siirtymisestä. Hakemusmäärät tulevat nousemaan lähivuosina, kun osakeluettelon siirron määräaika, vuoden 2023 loppu, lähenee. Sähköistä hakemusrajapintaa ei vielä ole, mutta sellainen on tulossa.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli käsitellä pankkien lähettämiä omistuksen- ja panttauksen rekisteröintihakemuksia Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään sekä toteuttaa nykytilanteen parannusta todettuihin ongelmakohtiin konkreettisilla toimilla. Lisäksi tavoitteena oli luoda kehitysehdotuksia tulevan sähköisen hakemusrajapinnan käyttöönotolle, asiakkuustyölle sekä kehittämiselle. Opinnäytetyössä teoriana käytetään muutosjohtamista, tuotekehitystä sekä palvelumuotoilua poikkitieteellisesti hyödyntäen. Työ toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistehtävänä. Tutkimusstrategiana oli konstruktiivinen tutkimus.
Opinnäytetyön tuotoksena esitellään konkreettiset parannusehdotukset muun muassa hakemuslomakkeisiin. Lisäksi pankkiryhmistä luotiin asiakasprofiilit helpottamaan tulevaa asiakkuustyötä tulevan sähköisen rajapinnan käyttöönotossa. Asiakkuustyötä sekä palveluiden kehittämistä varten ehdotettiin yhteiskehittämistä asiakkaiden kanssa sekä asiantuntijaryhmän perustamista. Yhdessä kehittäminen johtaa parempaan käyttöönottokokemukseen ja asiakastyytyväisyyteen. Yhtenä huomiona nostettiin esille se, että Maanmittauslaitoksen kannattaa ottaa huomioon pankkiryhmien erilaiset toimintatavat ja asiakasprofiilit osana asiakkuustyötä. Muutosjohtamisen avulla asiakkaiden sitouttaminen sähköisen rajapinnan käyttöönotossa tuo yhteisen päämäärän, jota kohti edetä. Maanmittauslaitos voi halutessaan hyödyntää asiakkuustyölle tehtyjä kehitysehdotuksia kuten myös pohtia palvelupyyntöjärjestelmän tietosisällön laajemman hyödyntämisen mahdollisuuksia tulevaisuudessa.