Työyhteisöviestintä ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa

Abstract

Ohjelmistorobotiikka (RPA, Robotic Process Automation) on rutiinityötehtävien automatisointiin käytettävää teknologiaa. Sitä voidaan hyödyntää erilaisissa säännönmukaisissa työtehtävissä, jolloin työntekijöiden aikaa vapautuu enemmän inhimillistä pääomaa vaativiin tehtäviin. Ohjelmistorobotiikan avulla yrityksissä säästetään kustannuksissa, läpimenoajat nopeutuvat ja virheen mahdollisuus pienenee. Ohjelmistorobotiikan käyttöönotolla on vaikutuksensa työtyytyväisyyden paranemiseen, kun robotti hoitaa toistuvat rutiinitehtävät. Käyttöönotto vaatii työntekijöiltä uuden oppimista ja koko organisaatiolta onnistunutta viestintää. Uuden teknologian, kuten ohjelmistorobotiikan, käyttöönoton apuna voidaan hyödyntää yhteisöllistä oppimista.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli saada tietoa toimeksiantajaorganisaation henkilöstön asenteista ohjelmistorobotiikkaa kohtaan sen käyttöönoton alkuvaiheessa. Tavoitteena oli selvittää myös, millaisia toiveita heillä oli ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon liittyvästä sisäisestä viestinnästä. Marraskuussa 2020 tehdyn kyselytutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa henkilöstön asenteita ohjelmistorobotiikkaa kohtaan sekä heidän toiveitaan sisäisestä viestinnästä. Kyselytutkimus tehtiin Mentimeter-työkalun avulla ohjelmistorobotiikan kick off -tilaisuuden päätteeksi.

Tutkimustuloksista ilmeni, että henkilöstö kokee ohjelmistorobotiikan käyttöönoton monin tavoin hyödyllisenä. Vastaajat suhtautuivat käyttöönottoon innokkaasti ja odottivat sen tuovan positiivisia muutoksia työtehtäviin. Uuden teknologian käyttöönottaminen tuo mukanaan myös jonkin verran epävarmuutta, joten sisäisellä viestinnällä voidaan vaikuttaa muutoksen kokemiseen. Sisäiseltä viestinnältä toivottiin avoimuutta, selkeyttä ja vastavuoroisuutta. Ajantasaista tietoa toivottiin viestittävän eri viestintävälinein ja eri kanavien kautta.

Opinnäytetyön tuloksena saatiin toimeksiantajaorganisaatiolle ehdotuksia sisäisen viestinnän sisällöstä, keinoista ja välineistä ohjelmistorobotiikkahankkeen jatkoa ajatellen. Kyselyssä esiin nousseet pääteemat olivat samansisältöisiä kuin työyhteisöviestinnän teoriassa on esitetty. Työyhteisöviestinnän välittömiä ja välillisiä keinoja voidaan hyödyntää jatkossa ohjelmistorobotiikan käyttöönoton lisäksi myös muissa tulevissa muutoksissa.

Robotic Process Automation, RPA, is technology used to automate routine work tasks. It can be utilised in a variety of regular work tasks, freeing up employees’ time for tasks that require more human capital. RPA saves company’s costs, speeds up lead times and reduces the possibility of error. The introduction of Robotic Process Automation has an impact on improving job satisfaction while the robot handles repetitive routine tasks. It also requires learning new things and successful communication throughout the organisation. Community learning can be used to help workplaces introduce new technologies, such as RPA.

The aim of this thesis was to obtain information about the attitudes of the staff of the client organisation towards Robotic Process Automation in the initial phase of its implementation. The aim was also to find out what kind of expectations they had about the internal communication related to the introduction of RPA. The purpose of the survey fulfilled in November 2020 was to research personnel attitudes towards RPA and their aspirations for internal communication. The survey was conducted using the Mentimeter tool at the end of the RPA kickoff event.

The research results showed that the staff found the introduction of Robotic Process Automation useful in many ways. Respondents were enthusiastic about the introduction and expected it to bring positive changes to work tasks. The introduction of new technology also brings with it some uncertainty, so internal communication can contribute to experiencing change. Transparency, clarity and reciprocity were expected from internal communication. It was hoped that up-to-date information would be communicated through different means of communication and through different channels.

As a result of the thesis, the client organisation received suggestions on the content, means and tools of internal communication for the continuation of the RPA project. The main themes raised in the survey had the same content as presented in the theory of work community communication. The direct and indirect means of internal communication can be utilised in the future not only in the introduction of software robotics but also in other future changes.