Onnistunut muutosviestintä yrityksen toimintojen laajentuessa

Abstract

Jo muutaman vuoden ajan puhututtanut työelämän murros on osaltaan kansainvälisen kilpailun ja digitalisaation aikaansaannos. Tämä aiheuttaa jatkuvaa muutosta työyhteisöissä, kun yritykset muokkaavat strategioitaan vastaamaan näitä haasteita. Tästä syystä yhä enenevissä määrin yritykset ulkoistavat ja laajentavat toimintojaan, kun tavoitellaan muun muassa kustannussäästöjä. Tämä puolestaan saa aikaan sen, että muutosviestintään ja muutosjohtamiseen on panostettava entistä enemmän, jotta luottamus työyhteisöjen sisällä säilyy.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, kuinka toimintojen ulkoistamisen tuomien muutosten läpivienti tehdään parhaiten yrityksissä muutosviestinnän näkökulmasta katsottuna.

Lähestymistapana tässä kehittämistyössä käytettiin tapaustutkimusta. Tapaustutkimuksen menetelmään yhdistettiin myös muita laadullisia menetelmiä, kuten benchmarkingia sekä toimeksiantajan henkilöstölle kohdennettua strukturoitua kyselyä.

Kehittämistyön tuloksena voidaan todeta, ettei muutosviestinnän ja muutosjohtajuuden tärkeyttä tule vähätellä. Huolellisesti tehty viestintäsuunnitelma tukee muutoksen läpiviemisessä, kasvattaa luottamuspohjaa sekä minimoi muutosvastarinnan syntyä. Tutkimuksen tuloksissa nousi esiin osallistava johtaminen, avoin työyhteisön vuorovaikutus sekä palautteen antaminen. Kehittämisehdotuksina tuli työyhteisön sisäiseen viestintään ja vuorovaikutukseen panostaminen sekä tulevaisuuden ennakointi, jolloin tuleviin muutoksiinkin pystyttäisiin paremmin valmistautumaan.

Johtopäätöksenä todettiin, että työyhteisössä vallitseva vahva luottamuspohja edesauttaa henkilöstöä sitoutumaan työnantajaan sekä työtehtäviin muutoksista huolimatta.

The change in working life, which has been discussed for a few years now, is a consequence of international competition and digitalization. This causes constant change in work communities as companies adapt their strategies to meet these challenges. For this reason, companies are increasingly offshoring and expanding their operations in pursuit of cost savings for instance. Thus, more effort is needed in change management communication and in order to maintain trust within work communities.

The purpose of this thesis was to find out how the implementation of the changes brought about by the offshoring of functions is best done from the point of view of change management communication in companies.

A case study was used as an approach in this development work. Other qualitative methods were also combined with the case study method, such as benchmarking and a structured survey for at the client’s personnel.

Based on the results of the development work, it can be argued that the importance of change management communication and change leadership should not be underestimated. A carefully crafted communication plan supports change, increases trust and minimizes the emergence of resistance to change. The results of the research highlighted participatory leadership, open interaction in the work community and feedback giving. Development proposals include investing in communication and interaction within the work community, as well as anticipating the future, which would enable better preparation for future changes.

In conclusion, it was stated that a strong trust prevailing in the work community helps the employees to commit to the employer and to the work tasks despite the changes.