Reforming a Website : Case - Embassy of Iraq

Abstract

The purpose of this extensive thesis was to study the essence of web communication in embassies and gain a better understanding of how an embassy's web features have been displayed to the users and customers. Due to the rapid growth of popularity of website utilization, this thesis discusses websites in the general case from different perspectives and features, such as website usability, content, navigation, structure and visual appearance. These features together, when well and effectively planned, will create a useful, functional and user-friendly site.

The case company for this thesis was an embassy of Iraq operating in Rabat. The embassy is the state’s diplomatic representative department in another state or country. One of its main responsibilities is to represent, in this case, Iraq’s state authorities and oversee Iraq’s political, economic and cultural interests in Morocco.

The deficiency of the current embassy site is the main reason for why this thesis was conducted. Currently, their website is very limited and contains almost nothing. It hasn’t been updated in a very long time, hence, the information it contains is unreliable, which gives a wrong impression of the embassy. The embassy wishes to improve and renew its website and want the customers to benefit from visiting their pages. Furthermore, it should also be innovative, professional, modern and easy to use.

The theoretical part discusses generally about website communications, the importance of having a functional website and website features. As for the research part, in order to gain a better understanding on how an embassy website ought to be, benchmarking and interviews were conducted.

The purpose was to simply discover useful developing suggestions that would benefit the embassy in the future. The suggestions discussed how the content should be written, how should the structure and layout look like, what are the main and required links that should be in the navigation and what kind of colors, fonts and images should the site contain. These suggestions will help the embassy to determine how their future website as a whole ought to be.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia suurlähetystöjen verkkoviestinnän olemusta ja saada parempi käsitys siitä, miten suurlähetystöjen verkkosivujen ominaisuudet ovat käyttäjille ja asiakkaille käytettävissä. Koska verkkosivujen hyödyntäminen on kasvanut huomattavasti, opinnäytetyö käsittelee verkkosivujen käyttöä ja ylläpitoa eri näkökulmista, kuten sivuston käytettävyyttä, sisältöä, navigointia, rakennetta ja ulkonäköä. Hyvin suunniteltuna, nämä ominaisuudet yhdessä luovat hyödyllisen, toimivan ja käyttäjäystävällisen sivuston.

Opinnäytetyön case-organisaationa toimi Irakin suurlähetystö. Kyseinen suurlähetystö on Irakin tasavallan diplomaattinen edustaja Marokossa. Suurlähetystön tärkeimpiä tehtäviä on tässä tapauksessa edustaa Irakin valtion viranomaisia ja valvoa Irakin taloudellisia, poliittisia ja kulttuurisia etuja Marokossa.

Opinnäytetyötä tehtiin suurlähetystön verkkosivustossa olevien puutteiden takia. Lähetystön nykyinen sivu ja sen sisältö ovat hyvin rajallisia. Sitä ei ole päivitetty pitkään aikaan, joten sen sisältämät tiedot ovat epäluotettavia, mikä antaa väärän kuvan lähetystöstä. Tästä johtuen case-organisaatio haluaa parantaa ja uudistaa verkkosivujaan. Tavoitteena on, että asiakkaat hyötyisivät sivustosta. Lisäksi sivuston tulisi olla innovatiivinen, ammattimainen, moderni ja helppokäyttöinen.

Teoriaosuudessa käsitellään yleisesti verkkoviestintää, toimivan sivuston ylläpidon tärkeyttä ja sivuston ominaisuuksia. Jotta saataisiin parempi käsitys siitä, millainen suurlähetystön sivuston tulisi olla, kahta erilaista tutkimusmenetelmää käytettiin hyväksi, benchmarkkausta ja haastattelua.

Kuten edellä todettiin, tavoitteena oli tuottaa kehittämisehdotuksia tutkimuksen tuloksina, joista lähetystö voisi hyötyä. Ehdotukset käsittelivät sitä, miten sisältöä pitäisi kirjoittaa, millainen sivuston rakenne tulisi olla, mitkä ovat tärkeimmät ja tarvittavimmat linkit navigaatiossa ja millaisia värejä, fontteja ja kuvia sivusto tarvitsee. Nämä ehdotukset auttavat suurlähetystöä määrittelemään, millainen tulevan verkkosivuston tulisi olla kokonaisuudessaan.