Projektijohtamiseen tehokkuutta : case: kansainvälisten kisaprojektien projektityökalu

Abstract

Suomen Olympiakomitea on liikunnan ja urheilun kattojärjestö ja suomalaista huippu-urheiluverkostoa johtaa Olympiakomitean Huippu-urheiluyksikkö. Huippu-urheiluyksikön alla toimii neljä ohjelmakokonaisuutta: huippuvaiheen ohjelma, urheiluakatemiaohjelma, kisaohjelma sekä osaamisohjelma. Olympiakomitean kisaohjelmassa suunnitellaan ja toteutetaan suuri määrä kansainvälisiä kisaprojekteja, mutta käytössä ei ole projektihallintatyökalua, joka helpottaisi projektien läpiviemistä.

Kehittämistutkimuksen tarkoituksena oli löytää keinot, joilla kisaprojektien johtamista voitaisiin tehostaa ja helpottaa, kasvattaa projektien laatua, vaikuttavuutta ja seurattavuutta sekä tehostaa kisatiimin projektityöskentelyä. Tutkimuksessa selvitettiin kisaprojektien nykytilaa, ominaispiirteitä sekä onnistumisen edellytyksiä. Tämän lisäksi pyrkimyksenä oli tunnistaa mitä projektityökalulla halutaan saavuttaa sekä minkälaisia toiminallisuuksia se tarvitsee tukeakseen parhaalla tavalla kisaprojektien johtamista.

Tutkimusstrategiana oli toimintatutkimus, jonka ensisijaisena tarkoituksena on käytännön muutoksen aikaansaaminen. Toimintatutkimukselle tyypilliseen tapaan, työssä käytettiin osallistavia tutkimustapoja ja laadullisia menetelmiä. Työssä käytetyt menetelmät olivat dokumenttianalyysi, benchmarking, aivoriihityöskentely sekä havainnointi. Kehittämishankkeessa tutkimuskysymysten tueksi muodostui teoreettinen viitekehys, jossa tarkasteltiin projektien ja erityisesti kisaprojektien ominaisuuksia, projektijohtamista ja strategisen projektijohtamisen edellytyksiä.

Tutkimuksessa selvisi, että kisatiimi on kokenut haasteita projektityökalun puuttumisen takia. Suunnitelmallisuuden puuttuminen, tiedonjaon ontuminen tai hiljaisen tiedon siirtyminen olivat tuloksissa esille nousseita havaintoja. Toisaalta tutkimustuloksissa nousi esille, että kisaprojekteja toteutetaan ammattimaisesti, vaikka kisaprojektien onnistumista tarkastellaan vahvasti strategisesti prosessien ja menestyksen näkökulmasta. Projektityökalun hankinnan vaiheissa tulee ottaa monipuolisesti projektihallinnan asioita huomioon, kuten tarpeelliset työkalun toiminnallisuudet, tietotekniset ominaisuudet sekä organisaation omat lähtökohdat.

Onnistuakseen projektijohtamisessa ja -hallinnassa, tulee hallita kulut, tehokkuus sekä projektiin käytetty aika. Organisaatiolle sopiva projektityökalu parantaa onnistumisen lähtökohtia ja rakentaa pohjaa jatkuvalle kehittymiselle.

Tällä kehittämistyöllä toteutetaan suunnitteluosuus, jossa selvitetään lähtökohdat kisaprojektihallinnan kehittämiselle. Toteutus- ja arviointivaihe toteutetaan organisaation omana kehitystyönä.