Vanhojen tietojen arkistointi sote-organisaatioiden tietojärjestelmistä

Abstract

Suomessa on tavoitteena koota sosiaali- ja terveydenhuollossa kirjatut asiakas- ja potilastiedot kansallisesti yhteneväiseen muotoon Kelan Kanta-palveluiden piiriin. Sote-organisaatioissa kirjattuihin tietoihin kohdentuu useita kansallisia vaatimuksia, eikä kaikkea tietoa voida arkistoida Kanta-palveluihin samojen periaatteiden perusteella. Opinnäytetyössä selvitettiin kansalliset vaatimukset ja lisättiin ymmärrystä siitä, miten vanhojen tietokantojen tietosisältö voidaan saattaa arkistoitavaan muotoon.

Tutkimus tehtiin tapaustutkimuksena, jonka kohteena oli TietoEVRYn toimittama Effica-potilastietojärjestelmän tietokanta. Tutkimuksen aineistona käytettiin sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisten tuottamia julkisia aineistoja, TietoEVRYn yksityisiä materiaaleja sekä tutkimuksen aikana tuotettua materiaalia tietokannan rakenteesta ja asiantuntijanäkemyksestä. Tutkimuksen aikana selvitettiin potilastietojärjestelmään kirjattujen tietojen sisältöä, eheyttä sekä mahdollisia arkistointiin liittyviä haasteita. Tutkimustulosten perusteella muodostettiin suunnitelma tietojen koostamiseksi ja eheyttämiseksi arkistointia varten, sekä pyrittiin löytämään vastaukset mahdollisiin haasteisiin arkistoinnin aikana.

Tutkimus osoitti, että tietojen arkistointi voidaan tehdä vain asiakasorganisaation määrittelemien ehtojen perusteella, minkä vuoksi arkistointiprojekti tulee tehdä tiiviissä yhteistyössä tietosisällön omistavan sote-organisaation kanssa. Arkistointiprojekti pitää sisällään tietohuoltokokonaisuuden, jonka aikana tietokantaan tallennettuja tietoja muokataan vastaamaan kansallisia vaatimuksia. Projektiin liittyy myös asiakirjaselvitys, jonka perusteella kirjatut tiedot erotellaan potilastiedoiksi ja sosiaalihuollon asiakirjoiksi. Asiakirjaselvityksen pohjalta tehdään myös määritykset asiakirjojen arkistoimiseksi sosiaali- tai terveydenhuollon rekistereihin. Tutkimus osoitti, että arkistointiin liittyvien haasteiden taustalla olevat tekijät eivät ole riippuvaisia potilastietojärjestelmästä, joten tutkimuksen tulokset ovat siirrettävissä eri ympäristöihin.

All the social and health care data is planned to archive in Kela’s Kanta Services. Social and health care providers have recorded various data contents in the same information system. This study clarifies national requirements and improves knowledge of how these different types of data should be handled for archiving.

This case study focuses on the Effica Healthcare Information System provided by TietoEVRY. The material was gathered from documents produced by the Finnish authorities and TietoEVRY, the material was also received from a test database and a theme interview. During the study, the content and integrity of the database were clarified and the challenges of the archiving process were analyzed. The results were used to create a plan for the archiving project.

The results revealed the need to define the conditions for archiving process in close collaboration with the data owner. The archiving project contains document clarification and data maintenance report from the customer database. The data maintenance report is used to convert the data into the national format. Document clarification is used to identify the patient or client data and define those for social or health care registers. Effica does not affect the results of this study so the results are transferable.