Lääkärikeskus Aavan tietohallinnon työohjeiden dokumentoinnin kehittäminen

Abstract

Tässä opinnäytetyössä kehitettiin Lääkärikeskus Aavan tietohallinnon työohjeiden dokumentointia. Kehittämistehtävänä oli ottaa käyttöön kollaboraatiotyökalu Confluence ja keskittää tietohallinnon sisäisten työohjeiden tallennus tähän järjestelmään. Työn tavoitteena oli selvittää dokumentoinnin nykytilan ongelmakohdat ja löytää uusi tehokkaampi toimintatapa työohjeiden löytymiseen. Opinnäytetyössä luotiin sivuhierarkia otsikkotasolla ja valmis työohjepohja muotoiluineen Confluenceen. Työ pyrki vastaamaan kysymyksiin: millainen on hyvä työohje ja miten saada työtekijät motivoitua tekemään työohjeita?

Työn teoriaosuudessa käsitellään tietojohtamista ja sen käsitteitä sekä dokumenttienhallintaa. Työ on tehty toimintatutkimuksen viitekehyksessä, ja sitä ohjaava lähestymistapa on käyttäjälähtöisyys. Kehittämistyö eteni tiiviissä vuorovaikutuksessa tietohallinnon työntekijöiden kanssa. Aineistoa kerättiin havainnoimalla dokumentoinnin nykytilaa ja työntekijöiden työohjeiden käyttöä.

Tuloksista selvisi, että tietohallinnon dokumentoinnissa työohjeiden osalta on paljon kehitettävää. Tietojen hankala löydettävyys ja työohjeiden puuttuminen olivat suurimmat haasteet. Työohjeiden keskittäminen yhteen järjestelmään ja muotoilun yhtenäistäminen ovat jo huomattavia parannuksia yrityksen tiedonhallinnassa. Tästä on hyvä jatkaa dokumenttienhallinnan kehittämistä koskien myös muuta dokumentaatiota ja kohti ISO 27001 -laatusertifikaatin vaatimuksien täyttöä. Jatkokehittämisehdotuksia työhön esitellään opinnäytetyön lopussa.

The purpose of this thesis was to develop documentation management in Lääkärikeskus Aava’s information management department. The goal was to take collaboration system Confluence in use and store all information managements’ instructions there. The aim of the thesis was to research the current state of documentation and develop a new more effective model to find instructions. Another goal was to create a page hierarchy and model for instructions in Confluence.

The theoretical part of the thesis focuses on the information management’s concepts and document management. The work followed an action research frame-work and the guideline is human-centered design. The work was carried out in close interaction with the employees of the information management department. The research material was collected by observing the current state of documentation and the employees use of instructions.

The results demonstrate that information management’s documentation development. The biggest challenges were finding information and the lack of instructions. Concentrating instructions in one system and standardizing formatting is a significant improvement for the company’s data management. The development of documentation can continue here and move to ISO 27001 certificate’s requirements. The suggestions for further development work are in the last chapter of the thesis.