Matkailuyrityksen sisäisen viestinnän kehittäminen : Henkilöstön palaute- ja kehitysideajärjestelmän suunnitelma Raya Diversille

Abstract

Opinnäytetyömme aiheena oli suunnitella Raya Diversin henkilökunnalle palaute- ja kehitysideajärjestelmä, jonka avulla työntekijät voisivat antaa yrityksen johdolle palautetta ja jakaa hiljaista tietoa eteenpäin. Järjestelmän tarkoituksena on tulevaisuudessa kehittää yrityksen sisäistä viestintää. Opinnäytetyö oli toimeksianto Raya Diversin yhdeltä perustajajäseneltä, Janne Miikkulaiselta. Halusimme tehdä opinnäytetyömme tästä aiheesta, koska suoritimme kaikki työharjoittelujakson Raya Diversilla Phuketin toimipisteessä kaudella 2011 - 2012.

Tutkimusmenetelmänä käytimme kvalitatiivista eli laadullista tutkimusta. Lähetimme 75 sähköpostikyselyä Raya Diversin työntekijöille ja managereille sekä haastattelimme henkilökohtaisesti Phuketin toimipisteen manageria maaliskuussa 2012. Kyselyymme vastasi yhteensä 16 henkilöä. Analysoimme vastauksia excel -taulukkolaskentaohjelman, SWOT-analyysin sekä teorioiden avulla. Kyselyssä kartoitimme aluksi vastaajien taustatietoja, jonka jälkeen avoimien kysymysten avulla selvitimme vastaajien mielipiteitä järjestelmästä, sen ominaisuuksista ja käyttömotivaatiosta.

Olimme tyytyväisiä saatuun vastausmäärään ja saimme perusteltuja ja monipuolisia vastauksia kysymyksiimme. Kaikki vastaajat olivat sitä mieltä, että järjestelmä olisi hyödyllinen ja suurin osa tulisi myös käyttämään sitä tarpeen vaatiessa. Kun analysoimme vastauksia, huomasimme että järjestelmän haluttiin olevan mahdollisimman yksinkertainen ja nopea käyttää, eikä se saisi olla liian määrämuotoinen, vaan kaikki voisivat mahdollisimman vapaasti kertoa ajatuksiaan ja ideoitaan.

Päädyimme tutkimuksessamme siihen, että Raya Divers tarvitsee intranet pohjaisen palaute- ja kehitysideajärjestelmän, johon voi kirjautua paikasta ja ajasta riippumatta ja antaa palautteensa selkeään lomakepohjaan, jossa on paljon tilaa kertoa omista ajatuksistaan. Saimme selville, että työntekijöiden motivaatio järjestelmän käyttämistä kohtaan kasvaisi parhaista ideoista arvottavien palkintojen avulla. Heidän motivaationsa kasvaisi myös sillä, että he kokisivat voivansa oikeasti vaikuttaa työoloihin ja toimintatapoihin yrityksessä.

The purpose of this bachelor’s thesis was to plan a feedback and development idea system for the personnel of Raya Divers, by the means of which the employees could give feedback to the management and share their silent knowledge forward. In the future the purpose of the system is to develop internal communication in the company. This study was commissioned by one of the founders of the company, Janne Miikkulainen. The topic for this bachelor’s thesis was selected due to a practical training period with Raya Divers during the season 2011-2012.

The data collection method of this study was an e-mail questionnaire which was sent to the managers and personnel of Raya Divers. 75 e-mails were sent altogether and 16 of them were answered. In addition to the questionnaires, the manager of Raya Divers Phuket office was interviewed in person. The answers were analysed with excel-calculator and with theories. The attempt was to find the personnel’s opinions about the feedback system together with their preferences concerning the qualities and factors that would motivate them to use the system.

The number of the received replies was adequate and their quality was found versatile and justifiable. All of the answerers thought that the system would be useful for Raya Divers and if there were a system, they would be using it when necessary. On the basis of the analysis of the replies the system needs to be simple, fast and easy to use.

The results show that the best feedback system for Raya Divers would be intranet-based system, where the employees may sign in from anywhere and anytime. The feedback system would be a form with few questions but ample space for one’s ideas. The employees would be able to use it anonymously if they wanted. The motivation to use the system would increase if there were a prize for the best development idea or feedback. Influencing one’s working environment and procedures at work would also enhance motivation.