Varaosahankintojen suunnittelun kehittäminen
Laurila, Jaakko (2021)
Laurila, Jaakko
2021
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021112922270
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021112922270
Tiivistelmä
Tutkimuksen tavoitteena oli hankintojen kehittäminen julkisessa organisaatiossa niin, että varaosahankinnoille luodaan kustannustehokas suunnittelumalli. Lähtökohtana tutkimukselle oli hankinnan kategorisointi ja siihen liittyvien työkalujen käyttö. Tutkimusotteena oli toimintatutkimus, jossa vaiheittain tutkittiin tutkimuskysymyksiä projektiryhmässä työskennellen.
Ensimmäisenä tehtävänä tutkimuksessa arvioitiin hankitun tuotteen varaosien elinkaaren aikaisia kustannuksia, joita verrattiin tuotteen kokonaiskustannuksiin. Tällä menetelmällä voitiin arvioida varaosien hankintojen merkittävyyttä organisaatiolle. Koska varaosat ovat kustannusosuutensa suhteen merkittävä hankintaerä elinkaarensa aikana ostajalle, niin seuraavaksi tutkittiin millä menetelmillä hankintoja tulee tehdä. Varaosahankintakategoria jaettiin alakategorioihin, jotka sijoitettiin hankintojen portfoliomalliin. Tällä tavalla saatiin teoriapohjaa hyväksi käyttäen erilaisille alakategorioille hankinnan toimintasuunnitelmat.
Lopuksi vertailtiin suppean tuotejoukon hintoja varaosan alkuperäisen toimittajan ja vaihtoehtotoimittajan välillä. Tästä tutkimuksesta havaittiin, että n. 60 % tuotteista oli mahdollista saada edullisemmin vaihtoehtotoimittajalta. Tulosvaikutuksen kannalta kannattaa tosin keskittyä kilpailuttamaan tuotteita, joissa huomattiin eniten hintaeroa eli n. 20 % tuotenimikkeissä. Edellä mainittu tulos ei päde koko varaosatuotteisiin. Saatu tulos säästömahdollisuuksista kannustaa jatkotyössä kilpailuttamaan laajemmin tuotenimikkeitä, joista merkittävimmät tuotenimikkeet voidaan valita tässä työssä tehdyn kuluanalyysin perusteella. Ehdotetun kilpailutuksen jälkeen hankintapakettien kehittämistä voidaan jatkaa ostoportfoliomalliin nojautuen ja käyttäen tilanteeseen sopivia hankintamenetelmiä eri alakategorioille.
Ryhmätyöskentelymallin käyttöönotto ja hankintatyökalujen käyttö todettiin tässä tutkimuksessa hyväksi lähtökohdaksi myös organisaation tulevien varaosahankintojen kategorisointia varten. Varaosien hankintojen kehittäminen tulee jatkossa sisältää sekä lyhyen aikavälin että pitkänaikavälin toimia, joihin tässä tutkimuksessa annetaan ehdotuksia.
Ensimmäisenä tehtävänä tutkimuksessa arvioitiin hankitun tuotteen varaosien elinkaaren aikaisia kustannuksia, joita verrattiin tuotteen kokonaiskustannuksiin. Tällä menetelmällä voitiin arvioida varaosien hankintojen merkittävyyttä organisaatiolle. Koska varaosat ovat kustannusosuutensa suhteen merkittävä hankintaerä elinkaarensa aikana ostajalle, niin seuraavaksi tutkittiin millä menetelmillä hankintoja tulee tehdä. Varaosahankintakategoria jaettiin alakategorioihin, jotka sijoitettiin hankintojen portfoliomalliin. Tällä tavalla saatiin teoriapohjaa hyväksi käyttäen erilaisille alakategorioille hankinnan toimintasuunnitelmat.
Lopuksi vertailtiin suppean tuotejoukon hintoja varaosan alkuperäisen toimittajan ja vaihtoehtotoimittajan välillä. Tästä tutkimuksesta havaittiin, että n. 60 % tuotteista oli mahdollista saada edullisemmin vaihtoehtotoimittajalta. Tulosvaikutuksen kannalta kannattaa tosin keskittyä kilpailuttamaan tuotteita, joissa huomattiin eniten hintaeroa eli n. 20 % tuotenimikkeissä. Edellä mainittu tulos ei päde koko varaosatuotteisiin. Saatu tulos säästömahdollisuuksista kannustaa jatkotyössä kilpailuttamaan laajemmin tuotenimikkeitä, joista merkittävimmät tuotenimikkeet voidaan valita tässä työssä tehdyn kuluanalyysin perusteella. Ehdotetun kilpailutuksen jälkeen hankintapakettien kehittämistä voidaan jatkaa ostoportfoliomalliin nojautuen ja käyttäen tilanteeseen sopivia hankintamenetelmiä eri alakategorioille.
Ryhmätyöskentelymallin käyttöönotto ja hankintatyökalujen käyttö todettiin tässä tutkimuksessa hyväksi lähtökohdaksi myös organisaation tulevien varaosahankintojen kategorisointia varten. Varaosien hankintojen kehittäminen tulee jatkossa sisältää sekä lyhyen aikavälin että pitkänaikavälin toimia, joihin tässä tutkimuksessa annetaan ehdotuksia.