Ensuring high employee performance : logistics coordinators’ training process optimization

Abstract

Opinnäytetyön tarkoitus on paikantaa toimeksiantajan logistiikkakoordinaattoreiden nykyisen koulutusprosessin epäkohdat ja tarjota konkreettinen ratkaisu sen kehittämiseksi. Tutkimus osoitti, että uusien työntekijöiden ammatillisen osaamisen taso on hyvin vaihteleva ja harjoittelijoiden yksilölliselle jatkokoulutukselle on huomattavasti nykyistä enemmän tarvetta. Lisäksi tutkimuksessa nousee esille tarve koulutushenkilöstön kapasiteetin lisäämiselle sekä palautteen puute.

Opinnäytetyö tarjoaa toimeksiantajalle käytännöllisen ja helposti toimeenpantavan standardisoidun koulutussuunnitelman. Koulutussuunnitelma koostuu kolmesta pääpilarista: Palautetyökalusta, OJT-suunnitelmasta sekä standardisoidusta tuutoriohjelmasta. Ratkaisu on kehitetty yhdistämällä tehokkaan työssäoppimisen teorioita sekä kartoittamalla nykyisen koulutusprosessin tilaa haastattelemalla logistiikkaosaston perehdyttäjää sekä suorittamalla kyselyn viimeisen kahden vuoden aikana perehdytetyille logistiikkakoordinaattoreille.

Opinnäytetyön tarjoama koulutusratkaisu huomioi uusien työntekijöiden ammatillisen tasoeron. Palautetyökalu luo konkreettisen keinon oppimisen kartoittamiselle ja auttaa näin toimeksiantajaa suuntaamaan tietynlaisen osaamisen määrättyihin tehtäviin, jolloin resursseja käytetään tehokkaasti. Palautetyökalu antaa myös lähteen palautteelle, jota voidaan käyttää koulutusprosessin ja kouluttajien jatkuvaan kehittämiseen. Oikeanlainen koulutus pystytään luomaan OJT-suunnitelman avulla. OJT-suunnitelma luo selkeän kuvan koulutuksen sisällöstä ja oppimistavoitteista sekä kouluttajalle, että koulutetulle. Nykyinen määrittelemätön jatkokoulutus poissuljetaan standardisoidu tuutoriohjelman avulla.

Ratkaisu tuo toimeksiantajalle struktuurin jatkuvalle koulutukselle, joka on välttämätön laadukkaan koulutuksen tarjoamiseksi, työntekijöiden tyytyväisyyden takaamiseksi sekä suorituskyvyn ylläpitämiseksi.

This thesis has been created for the use of a commissioner which by their request remains anonymous throughout the process. The commissioner is a large international company that has spread agencies to multiple countries around Europe and non-EU countries. The company has operated for few decades with successful results and rapid growth. They employ personnel from various professional backgrounds with certain skill sets.

One of the commissioner’s core business functions is logistics. Once a new logistics coordinator trainee enters the company, they are introduced with a vast number of concepts, tasks, terms and technical functions. During the first few weeks of an intensive onboarding process the logistics coordinator trainee is expected to learn the topics on a basic level which eases landing to the actual work position. Learning continues actively in the daily work.

Successful training increases employee retention and satisfaction to their work. The objective of this thesis is to optimize the training process of logistics coordinators at the commissioner company. A qualitative and quantitative research is conducted to locate inefficiencies and well-functioning areas of the current training process. Interview and survey have been conducted in commissioner’s logistics unit with company representatives. Theories, such as active training and OJT from literature and various online resources are applied into the project of developing efficient learning methods. Alternative ways of training process are presented to ease the role of an inductor which allows more than one designated person to share the responsibility of trainee onboarding.

Based on empirical research and theory, a potential standardized training program has been developed. This training program consists of a feedback form, OJT design and tutor program. The commissioner is guided through the application of the new optimized training program. This thesis creates value for the commissioner by suggesting this method to eliminate harmful effects of an inefficient training program.