Yrityksen tietohallinnon ulkoistamisen hyödyt ja riskit

Abstract

Tämä opinnäytetyö kuvaa, kuinka hyvien toimintatapojen mukaan toteutetaan onnistunut tietohallinnon ulkoistaminen alkaen suunnitteluvaiheesta ja päätyen ulkoistuksen sopimuksen loppumiseen ja uudelleenkilpailuttamiseen. Opinnäytetyö kuvaa ulkoistuksen prosessia kansainvälisen yrityksen näkökulmasta eikä keskity yksityiskohtaisesti sopimusoikeuksiin, palveluntarjoajan näkökulmaan ulkoistuspalvelusta eikä ITIL:in tapaan lähestyä ulkoistusta.

Tutkimuksessa etsittiin syitä, mitkä ovat johtaneet ulkoistamisen epäonnistumiseen yrityksen johdon ja tietohallinnon toimihenkilöiden kokemuspohjalta. Ulkoistamisen hyödyt yritykselle on listattu tutkimukseen, samoin hyvät käytänteet luoda toimiva ulkoistus. Liitteistä löytyy mm. valmis kaavake, jonka avulla voidaan laskea ja suunnitella Business case ulkoistuksen suunnitteluvaiheessa. Tutkimuksessa kuvataan myös tietohallinnon ulkoistuksen tulevaisuutta vuoteen 2030 asti.

Tutkimustyyppinen opinnäytetyö on tehty kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena, jossa tutkimusmateriaalina on käytetty ICT-alan kirjallisuutta, verkkojulkaisuja ja -tutkimuksia.

Tutkimuksen tuloksista ilmenee, kuinka tärkeää suunnittelu on tietohallinnon ulkoistusta käynnistettäessä. Tutkimuksessa listatut pahimmat ulkoistuksen haitat vältetään määrittelemällä palvelutaso, kustannukset, ulkoistuksen ajankohta, työvoima ja palvelun toimittaja huolellisesti.

Tutkimus paljastaa, että tulevaisuudessa 74 % yritysten IT-toiminnoista on ulkoistettu. Tutkimukseen vastaajista lähes kaikki ennakoivat, että kaikki tuki- ja ylläpitotoiminnot on ulkoistettu vuoteen 2030 mennessä.

This thesis shows the process which a company goes through when planning to outsource data administration services worldwide. The process starts from describing the plans a company has to create before outsourcing.

This thesis describes operation in practice worldwide and some of the documentation. Detailed contracts, suppliers point of view or the best practices of ITIL are not included.

The purpose of the survey was to give guidelines how to implement well outsourcing from byers point of view. This presentation explores main dimensions of the outsourcing process and the risks associated with implementation.

The research is a theoretical review of literature of ICT, publications and researchs. This presentation gives guidelines to create a business case and use it during outsourcing data administration initiatives, gaining business value and negotiation of the contract.

The results show that middle-sized companies must set outsourcing goals like supplier selection, criteria, capabilities and skills required.

The research shows that 74 % of companies will implement outsourcing systematically by date 2030.