Arvailusta avoimeen sisäiseen viestintään : Sisäisen viestinnän suunnitelma Yritys Oy:lle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli arvioida ja kehittää Yritys Oy:n sisäistä viestintää. Opinnäytetyössä kartoitettiin yrityksen sisäisen viestinnän nykytila, selvitettiin ongelmakohdat ja luotiin sisäisen viestinnän suunnitelma. Sisäisen viestinnän suunnitelman laatiminen oli Yritys Oy:lle ajankohtaista, koska yrityksessä oli havaittu tyytymättömyyttä ja ongelmia sisäisen viestinnän toimivuudessa. Yritykseen tulevaisuudessa kohdistuvat muutoshaasteet on helpompi hallita ja toteuttaa menestyksekkäästi, kun sisäisen viestinnän roolit ja pelisäännöt on suunniteltu.

Sisäisen viestinnän nykytila kartoitettiin henkilöstölle tehdyllä tutkimuskyselyllä. Tutkimukseen vastasi 80 % yrityksen henkilökunnasta. Sisäisen viestinnän pääongelmaksi nousi niukka tiedottaminen. Vastaajien tyytymättömyys kohdistui erityisesti uusien työntekijöiden perehdyttämiseen. Tutkimuksen perusteella voitiin todeta, että vaikka tiedottaminen on vähäistä, sitä ei ole kuitenkaan jätetty täysin huomiotta. Yritysjohdon kanssa käytyjen keskustelujen perusteella havaittiin toiseksi pääongelmaksi sisäisen viestinnän koordinoinnin puute ja tästä johtuva epävarmuus viestintärooleista.

Sisäisen viestinnän suunnitelmassa pääteemoiksi nousivat esimiesviestinnän tehostaminen, viestintäroolien selkeyttäminen sekä johdon ja henkilöstön välisen vuorovaikutuksen parantaminen. Sisäisen viestinnän tavoitteeksi asetettiin molemminpuolisen avoimuuden lisääminen. Yrityksen johto pyrkii viestimään yritykseen, toimialaan ja henkilöstöön liittyvistä asioista enemmän. Lisäksi henkilöstöä kannustetaan positiivisen ilmapiirin rakentamiseen sekä palautteen ja muutosehdotusten antamiseen.

Sisäisen viestinnän suunnitelman rakentaminen helpottaa viestinnän hallintaa. Jotta voidaan helpottaa sisäisen viestinnän toteuttamista, tehtiin toistuvista viestinnän toimenpiteistä dokumentoituja prosesseja. Dokumentointi auttaa selvittämään viestintäroolit ja sisäisen viestinnän tehtävät. Sisäisen viestinnän suunnitelma on työkalu, joka kannustaa tiedottamaan ja olemaan vuorovaikutuksessa henkilöstön kanssa enemmän. Selkeä, ajantasainen ja avoin tiedottaminen lisää työtyytyväisyyttä ja tehokkuutta.

The aim of this thesis was to assess and develop the internal communication of Yritys Oy. In this thesis the present state of the company’s internal communication was surveyed. Problem areas were discovered through research, and an internal communication plan was created on the basis of the research findings. The plan was timely because the company has noticed dissatisfaction and problems with the functionality of its internal communications. The company is facing changes, and these will be easier to realise successfully and challenges will be easier to manage when the internal communication is well-designed.

The present situation of internal communications at Yritys Oy was surveyed by means of a questionnaire for the personnel. 80 % of the company’s employees completed the questionnaire. The research revealed the main problem in the company’s internal communication, which is insufficient sharing of information with personnel. The respondents were particularly dissatisfied with the orientation of new employees. However, the research findings showed that keeping employees informed is not neglected altogether, even though the information flow is limited. Discussions with the enterprise management showed the second main problem, which is the lack of coordination of internal communication and the resulting uncertainties concerning communication roles.

As a result of the research, an internal communications plan was drawn up, covering three main themes: making superior-subordinate communication more effective, clarification of the communication roles, and improving interaction between management and employees. The aim of the internal communication plan was specified to be an increasing in transparency. Management will try to provide more information about the company, the branch of business and issues concerning personnel. The personnel is also encouraged to build a positive atmosphere and to give feedback and constructive proposals for change.

Planning of the internal communication will make the communication process easier to manage. Recurrent tasks of internal communication have been documented as processes. Documentation will help to clarify the roles of communication and internal communications functions. The internal communications plan is a tool that promotes more information-sharing and interaction between management and personnel. Clear, timely and transparent communication increases personnel satisfaction and work efficiency.