Resource allocation in project and portfolio management : a case study of workload assessments

Abstract

Toimeksiantajayritys haluaa kehittää projektiportfolion hallintaa ja hiljattain yrityksessä käyttöönotettua Thinking Portfolio® -työkalua. Yrityksen toimitusketjun johtoryhmää haastateltiin akuuttien kehityskohteiden hahmottamiseksi, jolloin resursoinnin ja resurssien käytön tehokas seuranta ja läpinäkyvyys osoittautuivat yhdeksi isoimmista haasteista. Opinnäytetyön tavoitteeksi valikoitui selvitys toimeksiantajayrityksen tämän hetkisten työkuorma-arvioiden paikkansapitävyydestä. Lisäksi tutkittiin arviointien tarkkuuteen vaikuttavia tekijöitä. Kirjallisuuskatsauksessa selvitetään lyhyesti resursoinnin tärkeyttä projektiportfolion hallinnassa ja strategian toteuttamisessa. Lisäksi esitellään yleisimpiä menetelmiä projektiaktiviteettien työkuorman ja toteutuksen keston arvioimiseksi. Tutkimukseen valittiin neljän käynnissä olevaa projektia. Valituilla projekteilla oli aktiivisessa käytössä projektihallinnan työkalu, johon projektien arvioitu resurssitarve raportoitiin kuukausikohtaisesti. Projektien työkuorman toteumaa seurattiin yhden kuukauden ajan ja verrattiin suunniteltuun työkuormaan. Arviointeihin vaikuttavia tekijöitä selvitettiin seurantaan valittujen projektien jäsenten puolistrukturoiduilla haastatteluilla. Tutkimuksessa seurattujen projektien toteutunut työkuorma oli n. 30 % suurempi kuin suunniteltu. Mahdollisia syitä olivat mm. työkuorman virheellinen arviointi ja muutokset toteutusaikataulussa. Haastattelujen perusteella kehityskohteet liittyivät vastuiden selventämiseen ja läpinäkyvyyden parantamiseen. Koska portfolion hallinnan työkalu oli yrityksen käytössä suhteellisen uusi, kehitystä työkalun käytössä haluttiin seurata vielä n. puoli vuotta ensimmäisen tutkimuksen jälkeen. Seurannassa havaittiin, että toteutuneet resurssit vastasivat osittain arvioituja. Toisaalta osassa projekteja ero arvioinnin ja toteuman välillä oli suhteellisen suuri.