Arvonlisäverokannan päivitys taloushallinnan ohjelmaan

Abstract

Aihe opinnäytetyöhön tuli Forte Netservices Oy:stä, jossa oli tarve tehdä päivitys taloushallinnon Navision-ohjelmaan arvonlisäveroa koskevan muutoksen vuoksi. Arvolisäveron muutos on lain vaatima muutos ja se tulee tehdä seuraavan kerran 1.1.2013, jolloin yleisveroprosentti nousee 24 prosenttiin. Muutosta ei ole vielä varmistettu, mutta on hyvin todennäköistä, että eduskunta tulee hyväksymään lain joulukuussa 2012.

Viimeksi arvolisäveroprosenttia on muutettu 1.7.2010. Olin jo silloin Forte Netservices Oy:n palveluksessa ja hoidin ALV-kannan muutoksen Navision-ohjelmaan. Muutosprosessi Navision-ohjelmaan sujui teknisesti hyvin ja muutos koodattiin virheettömästi. Loppukäyttäjien koulutus jäi kuitenkin heikoksi. Mitään virallista koulutusta ei järjestetty, vaan tieto jäi lähinnä päivityksen hoitaneen konsultin varaan.

Lopputyötä varten on haastateltu kahta ohjelmistoyrityksen asiantuntijaa ALV-muutoksen koodaamisesta Navisioniin. Asiantuntijoiden mukaan varsinainen koodaustyö ei ole ALV-muutoksessa hankalaa, vaan muutos painottuu testaukseen. On erittäin tärkeää, ettei ohjelmaan jää virheitä, koska niiden seuraukset voivat olla kauaskantoisia sekä vaikeita selvittää jälkikäteen. Toinen tärkeä, esille tullut asia on loppukäyttäjien kouluttaminen. Arvolisäveron muutoksen yhteydessä ei siirrytä tietyllä päivämäärällä käyttämään uutta veroprosenttia kaikessa laskutuksessa. Käytettävä veroprosentti määräytyy esimerkiksi sen mukaan, onko tuote tilattu vanhan arvonlisäveron aikana, mutta toimitettu vasta uuden arvonlisäveron voimaanastumisen jälkeen. Tällöin käytetään vielä vanhaa arvonlisäverokantaa.

Tämän opinnäytetyön tavoite onkin varmistaa, että seuraavan ALV-muutoksen yhteydessä aikaisemmin tapahtuneita virheitä ei toisteta, vaan että kaikki sujuu ongelmitta käyttäjäkoulutuksesta ohjelmoinnin muutokseen ja testaukseen saakka.

The topic for this thesis came from Forte Netservices Oy. The change to the value added tax (VAT) is a change demanded by law. The next time there will be a change in VAT is 1.1.2013. At that time VAT will increase to 24%. The change has not yet been confirmed but the parliament is likely to confirm it in December 2012. Due to the late date of the parliament’s hearing companies should take action to prepare for the change to their finance software in good time before the approving of the law.

The last time the value added tax was changed 1.7.2010. The author of this thesis was employed by Forte Netservices Oy at that time and took care of the project to change the VAT base in Navision, which is the finance software Forte Netservices Oy is using. The purpose of this thesis is to make sure during the next VAT project that the previous mistakes will not be repeated. The project should be carried out without problems from the user training to software coding and testing.

For the thesis two experts from a software company were interviewed about coding the VAT change to Navision. According to them the coding part of the project was not difficult. The project focuses on testing. It is extremely important that there will be no errors in software because the consequences would be far reaching and difficult to manage afterwards. The other matter which is important is training the Navision users. When the change to VAT has been made it does not mean the old VAT rates will cease on the same date the new ones come into effect. For example, if a product has been ordered while the old VAT rates were in effect but the product has been delivered after the change date for invoicing the old VAT is the rate to use.

The project to change VAT rates to Navision in 2010 went technically well. The change was coded without errors. However, there was no training for the Navision’s end users. The only source of information was the consultant who made the update to Navision. To make sure this error will not be repeated training has already been arranged the for this VAT change.